Политика в отношении командировок и расходов

Сотрудникам Smartsheet ("Персонал") иногда предлагается совершить деловую поездку с целью предоставления поддержки Клиенту. Smartsheet стремится к тому, чтобы командировки сотрудников проходили в комфортных и безопасных условиях. Для обеспечения согласованности процессов были разработаны следующие рекомендации по документированию и для уточнения допустимых деловых расходов, счета за которые выставляются Клиенту. Кроме определённых случаев, указанных ниже, Smartsheet выставляет счёт на основании фактически понесённых затрат. Smartsheet выставляет счета Клиенту, а Клиент оплачивает все счета в соответствии с Соглашением. Квитанции предоставляются по запросу, если счёт выставлен по фактической стоимости.

Авиапутешествия

Все перелёты продолжительностью менее 4 часов бронируются по тарифу "эконом-класс". Международные авиаперелёты и перелёты продолжительностью более 4 часов могут быть забронированы по тарифу "эконом плюс", и Smartsheet выставляет Клиенту счёт на основании фактически понесённых расходов.
Если поездка не является срочной по запросу Клиента, бронирование должно осуществляться не менее чем за четырнадцать (14) дней до начала командировки для внутренних поездок и не менее чем за двадцать один (21) день для международных поездок.
Чтобы сократить расходы, следует по возможности бронировать невозвратные и не подлежащие обмену билеты.
Если авиакомпания взимает плату за первую сумку, сдаваемую в багаж, такие расходы включаются в компенсацию.

Наземный транспорт

Аренда автомобилей. Если Клиентом не установлены другие требования, персонал арендует автомобиль среднего или меньшего размера. Персонал заправляет автомобиль перед возвращением, чтобы избежать лишних расходов. В отличие от других стран, дополнительное страхование автогражданской ответственности не включается в стоимость аренды автомобиля на территории США.
Другие виды наземного транспорта. Расходы на поездки на такси, поездах, метро и автобусах подлежат возмещению в случае проезда в аэропорт и из аэропорта, в пункт проката автомобилей и из него и/или в тех случаях, когда арендованный автомобиль не используется. Расходы на чаевые не должны превышать пятнадцати процентов (15 %) от стоимости поездки.
Пробег. Если Клиент находится в пределах двухсот (200) миль или трёх (3) часов езды от места работы Персонала, Персонал может использовать свой собственный транспорт, чтобы доехать до местонахождения Клиента. Если Персонал едет в аэропорт на собственном автомобиле, он вычитает пробег от своего дома до места работы и включает разницу в счёт для Клиента. Клиент компенсирует пробег по текущей ставке IRS. Текущие ставки компенсации за пробег см. на сайте www.gsa.gov/mileage в разделе "Ставки компенсации за пробег для частного автотранспорта".
Парковка/плата за проезд. Расходы на парковку и проезд, связанные с аэропортами, деловыми поездками или местонахождением Клиента, подлежат возмещению.

Гостиницы и съёмное жильё

Клиент компенсирует Smartsheet обоснованные расходы на жильё, включая любые взимаемые налоги или оплату проживания.
Счета за проживание в гостинице должны быть детализированы и не должны содержать предметов личного пользования.

Питание

Smartsheet выставляет Клиенту счёт за фактически понесённые расходы. Квитанции, подтверждающие расходы, предоставляются по запросу.

Изменения

Если Персонал вносит изменения в условия командировки по просьбе Клиента, Клиент несёт ответственность за любые расходы Smartsheet. Такими расходами могут, в частности, быть:
Плата за позднюю отмену бронирования, если Клиент отменяет договорённости после допустимого периода возврата денежных средств.
Плата за изменение сроков авиаперелёта.
Дополнительные суточные на питание при продлённом графике работы.
Дополнительные расходы на проживание при продлённом графике работы.

Последнее обновление: 15 декабря 2022 г.