Медицинский центр Университета Юты на 30 % повышает эффективность работы благодаря Smartsheet.

Деятельность Медицинского центра Университета Юты, единственной академической системы здравоохранения в регионе, направлена на поддержание здоровья и благополучия жителей шести штатов. Профессорско-преподавательский состав и персонал центра (всего 14 000 человек) занимается лечением пациентов, медицинскими исследованиями и подготовкой будущих специалистов. Три сотрудника в отделе культуры и целостности систем, который занимается управлением кадрами и проектами, работают над повышением эффективности обучения и степени удержания персонала. С помощью Smartsheet они автоматизируют и оптимизируют процессы, а также улучшают совместную работу.

«Усилия нашего отдела направлены на развитие культуры, на то, чтобы улучшить впечатления пациентов от пребывания у нас», — говорит руководитель Шэннон Лингволл (Shannon Lingwall). В прошлом у отдела были сложности с обеспечением сплочённой работы всего коллектива, так как используемая платформа не поддерживала совместную работу. Она была основана на электронных таблицах, каждую из которых в определенный момент времени мог редактировать только один пользователь. Восполнять этот недостаток приходилось с помощью электронной почты, на что уходило много времени. Всё изменилось с внедрением Smartsheet. «Продуктивность возросла невероятно, — рассказывает Лингволл. —  В целом эффективность работы повысилась примерно на 30 %».

«Благодаря Smartsheet мы перешли от отслеживания вручную к гораздо более технологически совершенному автоматизированному процессу», — говорит Иша Йенсен (Ischa Jensen), руководитель, отвечающий за управление проектами. Автоматизация отслеживания проектов и ресурсов, отчёты и панели мониторинга Smartsheet «значительно расширили наши возможности. В любой момент я могу точно узнать, в каком состоянии находится каждый проект, кто работает над ним, когда он будет завершён и когда я могу назначить новый проект тому или иному сотруднику. Smartsheet позволяет руководителям проектов больше времени посвящать собственно проекту, а не отслеживанию его выполнения».

«Мне нравятся автоматизированные функции, они очень удобны, — говорит Анита Уиллоуби, руководитель подразделения, насчитывающего 330 сотрудников. — Не менее полезными оказались и панели мониторинга. На одной из них я могу быстро посмотреть, у кого из руководителей проектов достаточно ресурсов, а кто из них перегружен. Такого инструмента мне не хватало много лет».

«Эти преимущества помогли нам добиться успеха, — говорит Уиллоуби. — Теперь у нас в распоряжении есть все необходимые данные, мы можем отслеживать их и реагировать быстрее, ведь со Smartsheet мы стали эффективнее».