Как инновации способствуют успешному управлению портфелем и проектами в современных условиях

Представьте такую ситуацию. Только что было утверждено несколько сложных взаимосвязанных проектов. Их реализация приведёт к выполнению общей цели по прибыли, однако заниматься проектами будут разные сотрудники. Вы вложили средства в традиционный инструмент управления портфелем проектов. Однако здесь возникает проблема: этот инструмент ориентирован на специалистов, получивших образование в этой области. А оно есть не у всех. Многие начинают управлять проектами по необходимости. Такие сотрудники уделяют большое внимание деталям, экспериментируют, оптимизируют процессы и наконец выстраивают работающую систему, не имея специальной подготовки в сфере управления проектами. На платформе Smartsheet постоянно появляются новые, интуитивно понятные функции, которые позволяют вам быстрее достигать поставленных целей и выполнять задачи, к какой бы области они ни относились: стратегическому планированию, приоритизации, выполнению работ, реализации проектов или подготовке отчётности. Наши нововведения ориентированы на то, чтобы каждый сотрудник мог эффективно планировать, выполнять и масштабировать задачи.

В этом квартале я хочу сосредоточиться на средствах Smartsheet для современного управления проектами и портфелем и рассказать о новых функциях, которые сделают вашу повседневную работу проще — даже если в названии вашей должности нет слов "руководитель проектов". Все функции запланированы к выпуску в этом квартале.

Планирование работы: свяжите воедино кадровые ресурсы, цели и приоритеты

В современных условиях планирование не всегда рассчитано на год или несколько лет. Запуск нового продукта, выход на рынок, создание конкурентного преимущества, удержание и развитие клиентской базы — все эти процессы требуют быстрых решений, направленных на устранение узких мест. Но принимать такие решения можно только после того, как вы оценили их воздействие на проекты, программы и портфели — текущие и те, которые находятся на стадии согласования. С помощью Smartsheet вы можете выявлять и расставлять в порядке приоритета проекты и программы, тесно связанные с организационной стратегией. А при изменении главных целей и направлений работы вы сможете заново расставить приоритеты, полагаясь на требования бизнеса. Вот какие новые функции помогут вам это сделать. 

• Инструмент оценки зрелости управления портфелем и проектами. Пройдите оценку зрелости управления портфелем и проектами, разработанную Smartsheet, чтобы получить целостное представление о состоянии своей системы управления портфелем и проектами и узнать, как её можно улучшить. Функция уже доступна.
• Представление ресурсов. Эта функция позволяет выявлять, в каких отделах организации имеется избыток или недостаток ресурсов, определять, могут ли сотрудники взять на себя новые задачи, а также прогнозировать кадровые потребности и принимать информированные решения о подборе персонала. Функция доступна в ПО Resource Management разработки Smartsheet.

• Диаграммы сгорания. Объединение портфеля WorkApps с настраиваемым расширением Bridge помогает ускорить выполнение задач. Команды, в которых используется гибкая методика управления проектами, могут использовать встроенные параметры конфигурации, автоматизировать типичные рабочие процессы и настроить интеграцию с Jira, чтобы укладываться в бюджет и сроки. Сотрудники могут следить за несколькими спринтами и пользовательскими требованиями одновременно благодаря таким мощным инструментам, как канбан-доски, перечни для категоризации позиций в рамках проектов и диаграммы сгорания. Диаграммы сгорания — это новая функция, которую можно использовать в разделе "Производственная аналитика", чтобы отслеживать производительность сотрудников на разных спринтах и проектах в визуальном формате. Получение точных сведений о том, как именно движется работа, позволяет быстро заметить разрастание её объёма и возникновение задержек. Функция доступна для пользователей плана "Корпоративный".

Выполнение задач: работайте эффективнее и продуктивнее 

Руководителям требуется связывать воедино кадровые ресурсы, проекты и технологии, чтобы успешно претворять стратегию компании в жизнь. Smartsheet, платформа для управления корпоративными процессами, помогает каждому сотруднику эффективно достигать поставленных целей благодаря организации совместной работы и устранению факторов, снижающих продуктивность. Вот некоторые нововведения, которые сделают использование Smartsheet ещё удобнее.

• Генеративный ИИ. Быстрое решение реальных задач, стоящих перед организацией, поиск новых данных для принятия важных решений, масштабирование работ — все эти задачи можно будет выполнять с помощью искусственного интеллекта.
  • Моментальный поиск нужных данных. Теперь Smartsheet сможет отвечать на такие вопросы, как "Бюджет каких программам и в каких отделах был превышен в прошлом месяце?" Благодаря машинному обучению вы получите ответ на основе таблиц, подкреплённый наглядным представлением данных, всего через несколько секунд. При этом мы тщательно соблюдаем требования безопасности, конфиденциальности и соответствия юридическим нормам. Ожидается в ближайшее время.
  • Быстрое получение ответов. Нужна помощь при создании, настройке или расширении решения? Новый ИИ-ассистент поможет клиентам получать ответы на вопросы в зависимости от непосредственного контекста работы. Ожидается в ближайшее время.
  • Успешное начало работы. ИИ поможет быстро найти и настроить нужный шаблон, чтобы вы могли приступить к созданию сложных решений всего за несколько секунд. Кроме того, ИИ-ассистент может сгенерировать формулы — вам достаточно описать, что вы хотите сделать. Ожидается в ближайшее время.

• TIME(). Новая формула, с помощью которой вы сможете отслеживать функцию с точностью до часов, минут и секунд (ранее можно было отслеживать функции с точностью до дня). Ожидается в ближайшее время.
• Новые возможности форматирования раздела Производственная аналитика. Настройте внешний вид панелей мониторинга: выберите шрифт, стиль текста (полужирный, курсив) и цвет мини-приложения "Производственная аналитика"; настройте типы и цвета диаграмм нужным вам образом. Ожидается в ближайшее время.

Масштабирование задач: оптимизируйте бизнес быстрее

А теперь поговорим о непростых вопросах. Вы разработали стратегию, информировали о ней подчинённых, сформировали команды, предоставили в распоряжение сотрудников инструменты, необходимые и подходящие именно им, и сократили время окупаемости инвестиций, обеспечив качественную и своевременную реализацию проектов в рамках бюджета. 

Теперь нужно проделать то же самое в других подразделениях или во всей компании, настроив интеграцию с другими приложениями и системами учёта данных, чтобы обеспечить эффективное принятие решений, производительность, доступность данных и соответствие юридическим требованиям. Платформа Smartsheet ориентирована на создание надёжных масштабируемых решений, необходимых для роста бизнеса, и мы активно развиваем этот функционал. Рассказываем, что мы предприняли в этом направлении и какие новые функции будут запущены в этом квартале. 

• Инвестиции в масштаб и производительность. Мы в два раза увеличили финансирование ключевых систем, обеспечивающих объём и производительность сервиса, то есть хранение, загрузку, обработку ваших данных, ссылок на ячейки и формул, а также обмен ими. Это означает, что обработка данных, ссылок на ячейки и формул будет происходить моментально, в какой бы точке мира вы ни находились. 
• Тестирование дополнительных модулей. Хотите попробовать функции обмена данными между различными системами или возможности детального управления информацией, предоставляющие доступ к сведениям только тем и только тогда, кому и когда это необходимо, но пока не уверены, насколько этот функционал будет востребован? Попробуйте Data Shuttle и Dynamic View перед оформлением подписки. Ожидается в ближайшее время.
• Простой доступ к профессиональным услугам. Хотите масштабировать своё решение, но не знаете, как это сделать? Хотите приобрести профессиональные услуги, но не можете решить, какие из них подойдут вашему бизнесу лучше всего? Теперь приобрести профессиональные услуги Smartsheet стало просто как никогда. Выберите и оплатите необходимые услуги с помощью формы заказа; воспользуйтесь ими и составьте перечень работ, когда возникнет необходимость. Ожидается в ближайшее время.
• Контроль вывода данных для отчётов и панелей мониторинга. Системные администраторы могут применить политики вывода данных к отчётам и панелям мониторинга, а также к действиям внутренних пользователей, чтобы обеспечить повышенную безопасность и управляемость. Ожидается в ближайшее время.

Благодаря автоматизации Smartsheet позволяет создавать сотни и тысячи проектов на уровне портфеля, проекта и рабочего процесса. Это повышает темп внедрения инноваций — теперь их эффект могут ощутить тысячи пользователей. Мы получаем всё новые подтверждения того, что платформа Smartsheet отличается качествами, которые позволяют ей адаптироваться под стремительно меняющиеся потребности клиентов: гибкостью, масштабируемостью и широким функционалом. Благодаря им в Национальном управлении океанических и атмосферных исследований США были упрощены сложные внутренние процессы, что позволило освободить ресурсы для таких критически важных задач, как прогнозирование сильных штормов, климатические наблюдения и управление рыбными хозяйствами. Другой пример — опыт компании Philips, где удалось ускорить проведение критически важных клинических исследований, обеспечивая их качество, а также целостность данных и безопасность пациентов.   

О многих других нововведениях мы расскажем на ежегодной конференции для клиентов Smartsheet ENGAGE 2023, которая пройдёт в Сиэтле с 19 по 21 сентября 2023 г. Чтобы увидеть новые функции в действии на конференции ENGAGE, посетите выступления в секции Современное управление портфелем и проектами. Они будут посвящены таким темам, как оценка зрелости управления портфелем и проектами; масштабирование кадровых ресурсов, процессов и технологий; а также советы экспертов по использованию Smartsheet в соответствии с вашими целями. 

Следите за новостями: в этом квартале вас ждёт мой рассказ о конференции Smartsheet ENGAGE 2023. А пока вы можете подписаться на канал объявлений о новинках продукта в сообществе, чтобы узнать, когда новые функции станут доступны. Если вы пока не стали нашим клиентом, попробуйте Smartsheet в деле. 

Спасибо за внимание! 
Бен Кэннинг (Ben Canning), главный вице-президент по управлению продуктами

Поделитесь впечатлениями

Делиться идеями с командой продукта можно в Сообществе, в разделе "Отзывы о продукте и идеи".