Существенная экономия времени благодаря быстрой автоматизации рабочих процессов

В идеальных условиях рабочее время нужно тратить на закрытие сделок, открытие магазинов или запуск новых продуктов, а не на изучение обновлений или отправку повторяющихся напоминаний. Автоматизация Smartsheet помогает нашим клиентам перестать тратить время на повторяющиеся, выполняемые вручную задачи и позволяет сосредоточиться на действительно важной работе.

Наши последние усовершенствования позволяют автоматизировать несколько действий одновременно, решать несколько сценариев в рамках одного и того же рабочего процесса и даже повторять рабочий процесс в соответствии с удобным для вас расписанием. Сосредоточиться на более ценных и интересных аспектах работы теперь проще, чем когда-либо.

Мы предлагаем несколько способов использования этих новых возможностей с немедленной отдачей и видимой пользой для вашей команды. Эти способы доступны как продвинутым пользователям автоматизации Smartsheet, так и новичкам.

1. Экономьте время и оставайтесь в курсе происходящего с помощью повторяющихся напоминаний

Конечно, упущение из виду важных дат может существенно повлиять на запланированное продвижение к целям, но и рассылка напоминаний о приближении каждого срока выполнения задач вручную – обязанность, точно так же отвлекающая от более важной работы.

Настроив всего один повторяющийся автоматизированный рабочий процесс, вы можете отправлять себе и своей команде столько напоминаний, сколько необходимо. Например, всего за несколько шагов можно настроить ежедневные напоминания для любой задачи таблицы с приближающимся сроком исполнения.

Сначала сообщите системе Smartsheet, что ваш рабочий процесс должен запускаться ежедневно.

Затем укажите условия, определяющие, для каких строк необходимо настроить напоминания. В этом примере давайте настроим напоминания для незавершённых задач, указав отправку первого напоминания за три дня до срока их выполнения.

Наконец, настройте отправку каждого напоминания исполнителю задачи и добавьте индивидуальное сообщение.

Узнайте больше о том, как настроить напоминания для ваших автоматизированных рабочих процессов.

2. Автоматизируйте изменения статуса и сокращайте время, затрачиваемое на проведение встреч и проверку электронной почты

Когда несколько заинтересованных сторон работают вместе, сообщения об изменении статуса обеспечивают не только прозрачность хода проектов и программ, но и ответственность заинтересованных сторон за выполнение своих задач. Тем не менее на встречах по обсуждению изменения статуса задач часто теряется очень много ценного времени или, что еще хуже, текущий статус ключевых рабочих элементов остаётся неясным.

Перестаньте отправлять многочисленные электронные письма и проводить частые встречи для обсуждения изменения статуса, ведь это время можно потратить с большей пользой. Вместо этого используйте Smartsheet для сбора обновлений за вас с помощью повторяющегося автоматизированного запроса изменения, для настройки которого требуется всего несколько шагов.

Сначала сообщите системе Smartsheet, когда отправлять запросы. Например, каждую пятницу в полдень.

Затем ограничьте запросы незавершёнными задачами.

Наконец, настройте отправку каждого запроса исполнителю задачи. Не забудьте указать поля, которые необходимо обновить, и другую информацию, обеспечивающую важный контекст для заинтересованных сторон.

Заинтересованные лица могут использовать любое устройство для просмотра своих запросов изменения в виде формы с одним или несколькими редактируемыми полями. Указанная ими информация будет записана непосредственно в таблице проекта.

Узнайте больше о том, как настроить запросы изменения для ваших автоматизированных рабочих процессов.

3. Устраняйте узкие места проекта благодаря усовершенствованным процессам получения утверждений

Получение утверждений является критически важным компонентом для продвижения командной работы, тем не менее процесс получения утверждений часто подвержен незапланированным задержкам. Используйте автоматизированные рабочие процессы для оптимизации как самих запросов утверждения, так и реализации уже полученных утверждений.

Сначала убедитесь, что запросы утверждения отправляются в соответствующее время. Вы можете запустить запрос в определённую дату или при добавлении или изменении важной информации в таблице.

Получателю запроса придёт уведомление, которое ссылается на форму с контекстной информацией и кнопками для утверждения или отклонения запроса. Принятое решение будет зафиксировано непосредственно в таблице.

Затем у вас есть возможность быстро среагировать на это решение, выполнив дополнительные действия или условия. Например, можно отправить оповещение запрашивающей стороне, как только запрос будет утверждён, или отправить этому пользователю запрос изменения для предоставления дополнительной информации в случае отклонения запроса.

Если ваша работа требует прохождения нескольких уровней утверждений, вы можете среагировать на полученное утверждение отправкой запроса следующего утверждения.

Узнайте больше о том, как настроить запросы утверждений для ваших автоматизированных процессов.

Как автоматизация способствует успеху вашей команды

Готовы начать посвящать рабочее время действительно важным задачам? Настройте один из вышеперечисленных рабочих процессов и убедитесь сами, как изменится ваш рабочий день.

Чем больше действий вы автоматизируете, тем больше сможете получать преимуществ от автоматизированных рабочих процессов. Вот что рассказал один участник нашей программы ранней адаптации о незамедлительной пользе для своей команды:

"Возможность использования нескольких сценариев и действий в рамках одного и того же рабочего процесса при автоматизации утверждения контента уже сэкономила нам значительное время. Теперь мы гораздо больше заинтересованы в автоматизации комплексных решений и для других ключевых процессов".   

Шон МакДаффи (Sean McDuffie)

Менеджер проектов, компания Crain Communications

По мере того, как ваша команда будет чувствовать себя более уверенно благодаря автоматизированным рабочим процессам, вы сможете продолжить искать более сложные альтернативы повторяющимся задачам, выполняемым вручную. Посмотрите приведенный ниже видеоролик, чтобы увидеть автоматизированные рабочие процессы в действии.