Перспективы Smartsheet — итоги конференции ENGAGE 2024: ускорение и оптимизация для достижения желаемых результатов

Стремление и готовность участников конференции в Сиэтле внедрять инновации были более чем очевидны уже во время моего вступительного доклада. Одной из причин тому стали наши уникальные новинки, созданные с целью оптимизировать и ускорить решение наиболее насущных проблем.

С помощью таких разработок мы стремимся оптимизировать взаимодействие пользователей со Smartsheet — платформой для различных сфер деятельности, на которой интегрированы все инструменты, необходимые для совместной работы, управления рабочими процессами и предоставления доступа к материалам. Наша цель — унифицировать Smartsheet, чтобы помочь вам достигать желаемых результатов благодаря ускорению и оптимизации совместной работы в любых масштабах, а также использованию возможностей ИИ. Давайте рассмотрим доступные обновления.

Централизованное размещение контента с помощью коллекций

Мы значительно усовершенствовали рабочие пространства. С помощью новых коллекций для рабочих пространств можно оперативно создавать решения для выполнения определённого типа и объёма работ. 

Благодаря коллекциям вы можете централизованно хранить, упорядочивать и использовать для совместной работы основные элементы рабочего пространства, в частности таблицы, отчёты, панели мониторинга, формы и даже файлы сторонних разработчиков, такие как документы Google и файлы Figma. Это упрощает управление контентом и позволяет хранить необходимые вашей команде материалы на едином ресурсе. 

Более того, коллекции позволяют предоставлять доступ к определённому контенту по принципу служебной необходимости, скрывая при этом остальные материалы рабочего пространства. Теперь нет необходимости демонстрировать внутренние процессы руководителю, клиенту или стороннему заинтересованному лицу только для того, чтобы получить соответствующий отзыв.

Для курирования коллекций можно задействовать нескольких администраторов: вы назначаете отдельные группы людей для создания и совместного использования определённых коллекций, тем самым ещё больше упрощая управление ими. Будь то корпоративная программа или просто домашняя страница для вашей команды, коллекции для рабочих пространств можно масштабировать для решения самых разных задач внутри компании.

В настоящее время коллекции доступны всем владельцам плана "Корпоративный" в рамках новой модели пользовательской подписки.

Библиотека файлов: меньшее количество совещаний, более быстрый процесс утверждения

Файлы — неотъемлемая часть рабочего процесса. Однако часто они хранятся в отдельных системах, не имеющих отношения к фактической области выполнения процессов планирования и отслеживания. Библиотека файлов для рабочих пространств позволит хранить материалы вместе с проектами: быстро находить необходимые файлы, предоставлять к ним доступ и выполнять связанные с ними задачи, не покидая Smartsheet. Сбор отзывов на видео, внесение изменений в контракт или работа над текстом для соцсетей — теперь участники могут оставлять аннотации и комментарии прямо в рабочем пространстве. Больше не нужно переходить с одной платформы на другую.

Библиотека файлов упрощает проверку контента и позволяет оптимизировать совместную работу в асинхронном режиме, сокращая количество летучек и ускоряя обмен отзывами. 

Библиотека файлов будет доступна всем клиентам в рамках новой модели пользовательской подписки до конца октября 2024 года. 

Ещё одно решение, позволяющее быстрее добиться желаемых результатов, — Resource Management. Своевременное назначение релевантных заданий нужным сотрудникам крайне важно, однако управление рабочей нагрузкой, отслеживание задач и ресурсов порой не так легко осуществлять, особенно в постоянно меняющихся условиях. В начале этого года мы интегрировали управление рабочей нагрузкой в каждый проект, и более 100 000 пользователей уже оценили преимущества такой возможности. Мы решили не останавливаться на достигнутом и добавили дополнительные возможности Resource Management непосредственно в Smartsheet. Вы можете просматривать подробные профили ресурсов, назначать задачи и даже отслеживать время — всё это на одной платформе без переключений между системами. Теперь Smartsheet обладает самыми мощными интегрированными возможностями Resource Management среди всех продуктов для управления совместной работой: убедитесь в этом сами!

Сотрудничество и рабочие процессы в необходимом масштабе

Со времени проведения конференции ENGAGE 2023 мы ввели новые представления, такие как временная шкала и доска, чтобы оптимизировать ваше взаимодействие с рабочими элементами. Мы также показали предварительную версию представления таблицы. 

Известно, что представление таблицы — одно из наиболее часто используемых средств в Smartsheet. Поэтому мы обновили основные инструменты, необходимые для повседневной работы, чтобы упростить и ускорить соответствующие процессы. Что в итоге? Ускоренная фильтрация, более удобный поиск и непрерывная сортировка, позволяющие выполнять работу без лишних усилий в любых масштабах. Теперь за один раз можно вставить целую тысячу строк и удалить желаемое количество столбцов!

Многие используют Smartsheet для решения задач на уровне максимальной производительности. В рамках рабочих процессов задействованы тысячи строк, миллионы формул и миллиарды ссылок на ячейки (без преувеличения, миллиарды). Представление таблицы создано для удобной работы с масштабными проектами. Оно позволяет в 10 раз быстрее выполнять вычисления с помощью формул, а также более быструю загрузку, поддерживает большее количество строк и столбцов в таблице (доступно пользователям плана "Корпоративный") и мгновенное сохранение, оптимизируя работу даже с существующими масштабными решениями. Предпросмотр представления таблицы уже доступен для клиентов в рамках нашей программы Early Adopter. Мы надеемся, что в ближайшие месяцы доступ к новинке получат все желающие.

Использование возможностей ИИ  

Наряду с указанными выше усовершенствованиями мы используем возможности ИИ, чтобы предоставить вам ещё больше преимуществ инструмента для управления совместной работой и оптимизировать работу с корпоративными данными. Совместно с AWS мы создали соединитель, который переносит данные из Smartsheet в Amazon Q Business. Новый помощник может в защищённом режиме отвечать на вопросы, составлять сводки и генерировать контент на основе информации в Smartsheet. С его помощью сотрудники могут повысить эффективность использования данных, а также свой уровень подготовленности и продуктивности. Соединитель станет частью линейки ИИ-продуктов, поможет вам сэкономить время и получить качественные аналитические данные.

Получайте необходимую аналитику с помощью наших ИИ-инструментов — навыки работы с формулами не требуются. Анализируйте настроения, создавайте сводки по статусам задач и отвечайте на ситуативные вопросы с помощью диаграмм, сгенерированных ИИ — и всё это на основе данных Smartsheet. Мы предоставляем всем клиентам ознакомительный доступ к большинству указанных инструментов до 31 декабря 2024 года.¹ Хотите стать профессионалом в сфере ИИ? Присоединяйтесь к нашему бесплатному вебинару 16 октября, чтобы научиться составлять эффективные запросы. 

Нам важно знать ваше мнение

Это основные возможности продуктов, представленных нами на конференции Smartsheet ENGAGE в Сиэтле. Каждый из них предназначен для того, чтобы раскрыть потенциал и расширить возможности вашей организации. Чтобы получить дополнительные сведения, просмотрите запись вступительного доклада.

Мы планируем совершенствовать наши разработки, и ваши отзывы играют ключевую роль в определении дальнейших тенденций для нашей работы. Поэтому призываю вас и далее делиться своим мнением с нами. Отправьте отзыв, поделитесь идеями или проголосуйте за предложения своих коллег — всё это крайне важно для нас. С нетерпением жду информацию о том, как вы используете новые инструменты, чтобы оптимизировать работу и достичь желаемых результатов. 

До скорой встречи!

Бен Каннинг (Ben Canning),
старший вице-президент по развитию взаимодействия с продуктом

¹ИИ-инструменты для пользования в период доступа:

Получение справочной информации
Анализ данных
Создание формул
Создание текста