Я менеджер по маркетингу продукта, и моё отношение к работе с контентом нельзя назвать однозначным. Любой тип проекта, который я веду, предусматривает создание файлов, управление ими и связанную с ними совместную работу. При работе с контентом сотрудники (не только маркетологи) часто попадают в замкнутый круг: поиск файла, проверка правильности его версии, длительный разговор по телефону с обсуждением внесённых в контент изменений и в результате — нарушение всех возможных конечных сроков. Без правильных инструментов такие проблемы будут неизбежны и со временем станут причиной серьёзных неприятностей.
Контент является ключевым компонентом деятельности любой компании. Использовать материалы по максимуму можно лишь при налаженных создании, упорядочении и проверке контента на протяжении всего его жизненного цикла. Неудобная организация доступа к файлам и выполнения действий с ними делает любой рабочий процесс, связанный с контентом, крайне неэффективным. По причине задействования самых разнообразных ресурсов — от изображений и видео до контрактов и счетов-фактур — объём контента, с которым компаниям в разных отраслях приходится работать, значительно вырос. Помимо растущего количества файлов, наблюдается проблема разрозненности: контент часто хранится в отдельных системах, не имеющих отношения к фактической области выполнения процессов планирования, отслеживания и совместной работы. В результате проекты, зависящие от контента, не удаётся сдать в срок, а работа с файлами кажется поистине обременительной.
"Отсутствие системы, при которой все заинтересованные стороны имеют доступ к одной и той же версии ресурса, могут проверять её и выполнять совместную работу над ней, приводит к значительно более низкой удовлетворённости жизненным циклом контента", — из отчёта о состояния совместной работы над контентом за 2024 г.
Мы представляем библиотеку файлов для более эффективного управления совместной работой. Библиотека файлов предоставляет возможность разместить все необходимые файлы в едином рабочем пространстве. Размещение контента на одном ресурсе с проектами и программами значительно упрощает обмен отзывами, помогает быстрее завершать работу над контентом и находить файлы, необходимые для эффективного выполнения рабочих задач.
Библиотека файлов содержит только те файлы, которые относятся к определённому рабочему контексту. С её помощью вы можете легко находить файлы, предоставлять к ним доступ и выполнять совместную работу над ними в любом месте и в любое время, без необходимости покидать платформу для управления совместной работой. Благодаря библиотеке файлов вам откроются перечисленные ниже преимущества.
- Практикуйте асинхронную совместную работу с помощью встроенных функций аннотирования и обсуждения для более быстрых проверки и утверждения контента. Пользователи могут оставлять комментарии, добавлять аннотации и @упоминания непосредственно на изображениях, в видео, презентациях или PDF-файлах, и тем самым тратить меньше времени на обработку разрозненных отзывов и сосредоточиться на основных задачах. Это сулит меньшее количество летучек и обсуждений, более быстрое достижение поставленных целей и ускорение рабочего процесса в целом.
- Централизованное хранение файлов вместе с проектами, удобный доступ к ним и простота применения помогут вашей команде на полную использовать общие рабочие материалы. Не тратьте время на переключение между системами. Вместо этого работайте с файлами там, где они скорее всего понадобятся, — на ресурсе с выполняемыми задачами.
Следите за актуальностью версий файлов и их доступностью благодаря надёжным функциям управления версиями, поиска и добавления тегов. Благодаря пакетной загрузке версий файлов, их управлению и добавлению к ним тегов ваша команда получает лёгкий доступ к самому актуальному контенту. Таким образом, вы без лишних усилий сможете поддерживать согласованность данных на всех ресурсах и сохранять единство фирменного стиля.
"Мне кажется, нет смысла хранить документы на диске: если мы делаем всю работу в Smartsheet, то и документы можно хранить в Smartsheet". — участник программы EAP, Библиотека файлов
Мы не собираемся останавливаться на достигнутом. Smartsheet продолжает совершенствовать возможности объединения и упорядочения процессов, чтобы оптимизировать работу с контентом. В перспективе мы хотим на полную использовать контент, а не только для упорядочивать его.
Чтобы начать загрузку файлов и совместную работу над ними, перейдите на панель нового или существующего рабочего пространства и получите доступ к библиотеке файлов. В настоящее время библиотека файлов доступна для участников программы Early Adopter, а в конце октября 2024 года её преимущества смогут оценить все клиенты в рамках новой модели пользовательской подписки.
Спасибо!
Эмили Дэвенпорт (Emily Davenport), менеджер по маркетингу продукта II