Представляем коллекции: улучшенные решения для выполнения определённого типа и объёма работ

Максимально полезное обновление. Наибольшее количество запросов в Smartsheet было получено по поводу функции совместного доступа на уровне папок и, в целом, возможности с лёгкостью контролировать, кто к чему имеет доступ. Мы вас услышали. И создали что-то действительно эффективное! Благодаря последнему обновлению для рабочих пространств вы можете создавать в них управляемые сегменты, чтобы каждое заинтересованное лицо могло сосредоточиться на наиболее важных для него материалах.

Представляем вашему вниманию коллекции — последнее обновление для рабочих пространств!

Ранее создание задач, курирование процессов и совместная работа в Smartsheet не были столь эффективными, а предоставление доступа означало доступ ко всем материалам или полный отказ в доступе. Часто соавторы получали доступ к информации, которая была им не нужна или которую они не должны были видеть, что могло сбить сотрудников с толку или даже привести к проблемам с безопасностью. Кроме того, администраторам было сложно понять, у кого и к чему есть доступ. Соавторы нередко тратили массу времени на переключение между вкладками, что значительно замедляло навигацию по многочисленным материалам, необходимым для выполнения работы.

С помощью коллекций мы вывели определение приоритетных задач и совместную работу на новый уровень. Теперь управляющие рабочими процессами люди или разработчики могут управлять сегментами контента, предназначенного для определённых команд и ролей, непосредственно в рабочем пространстве. В отличие от общего доступа на уровне папок, здесь одни и те же ресурсы можно поместить в несколько коллекций, чтобы все были в курсе происходящего. Коллекции позволяют каждой заинтересованной стороне сосредоточиться только на тех элементах, которые необходимы ей для выполнения работы. Вместо того чтобы совместно использовать всё рабочее пространство или управлять отдельными общими ресурсами, руководители рабочих процессов могут контролировать уровень доступа каждой заинтересованной стороны к любому ресурсу в коллекции. У коллекций может быть несколько администраторов, поэтому вы можете назначить определённых пользователей для их создания и предоставления доступа к ним — в отношении масштабирования не возникнет никаких проблем. 

Это позволяет конечным пользователям быстрее ориентироваться в процессах и фокусироваться на важных задачах, что повышает эффективность совместной работы. Больше не нужно тратить время на прокручивание и беглый просмотр файлов в поисках нужных таблиц: всё необходимое находится прямо в рабочем пространстве. Кроме того, такое решение способствует информированности всех участников. Чтобы повысить уровень безопасности и защитить конфиденциальные данные (так называемую "внутреннюю кухню"), в коллекциях используется принцип служебной необходимости.

Кроме того, в коллекциях размещён весь контент Smartsheet, включая динамические представления и сторонние/внешние материалы, например документы Google, Power BI, ссылки на Youtube и т. д., что даёт вашей команде удобный доступ к единому достоверному источнику информации. Это делает ваши проекты, программы или процедуры более эффективными и многофункциональными, так как управляющие рабочими процессами люди могут по-разному применять ресурсы в разных по сложности ситуациях.

Обновление для рабочих пространств объединяет все элементы, необходимые для решения как небольших, так и серьёзных рабочих проблем. Всё управление рабочими процессами сосредоточено в рабочем пространстве, которое служит "центром" совместной работы. 

"Коллекции — это простая настройка, понятные инструменты, быстродействие и полная функциональность".

— Брайан Ричардсон (Brian Richardson), Iron Mountain

 И это лишь часть преимуществ. Мы продолжаем совершенствовать рабочие пространства, чтобы сделать их ещё более эффективными. Помимо улучшения коллекций, мы уделяем особое внимание масштабированию и повышению доступности решений, связанных с рабочими пространствами, для самых разных категорий пользователей. Чтобы убедиться в этом или приступить к работе со следующим решением, перейдите по ссылке. Пожалуйста, поделитесь своим мнением. Ваши отзывы позволят нам понять, что мы на правильном пути. Подпишитесь на наши обновления, чтобы получать информацию о новых разработках и следить за новостями о деятельности Smartsheet.

*Доступно владельцам плана "Корпоративный" в рамках новой модели пользовательской подписки.