"Перспективы Smartsheet", 2025 г., выпуск 1: оптимизация рабочих процессов

Наши подходы к работе изменились, однако прежние трудности не исчезли, а лишь претерпели определённые изменения. В рамках всё более сложных рабочих процессов командам необходимо координировать широкий спектр задач, зависимостей и контента, порой с помощью инструментов, не приспособленных к условиям динамичной распределённой работы.

Как это выглядит на практике? Соавторы в отчаянии пытаются отыскать разрозненные данные в невообразимом количестве инструментов. Менеджеры вынуждены проводить бесконечные рабочие встречи, чтобы получить более или менее чёткое представление о ходе выполнения задач. Руководители и директора не получают точную аналитику в реальном времени с данными об исполнителях, их квалификации, а также процессах и технологиях, чтобы иметь возможность разрабатывать эффективные стратегии или принимать решения относительно ресурсов.

Динамика работы меняется, соответственно меняются и требования к командам. Им необходимы решения, способные адаптироваться к различным форматам работы и типам проектов, интегрироваться в существующие системы и содействовать увеличению прибыли от инвестиций, а также обеспечивать безопасность и поддержку масштабирования корпоративного уровня. 

Именно поэтому мы продолжаем разрабатывать и внедрять инновации, чтобы Smartsheet стала платформой, которая не просто реагирует на возникающие потребности, но и предвидит их. Наша компания — лидер в области управления рабочими процессами — предоставляет командам возможность упростить и ускорить выполнение работы, оптимизировать взаимодействие и сосредоточиться на действительно важных вопросах. Мы используем интуитивно понятный интерфейс, эффективные средства автоматизации и гибкость для поддержки различных типов рабочих процессов и команд, обеспечивая при этом безопасность ваших наиболее важных ресурсов и данных.

Оптимизация управления рабочими процессами с помощью ИИ

И ко всему прочему, ИИ преобразовывает рабочие процессы, повышая производительность команд и эффективность сотрудников. В нашем отчёте 2025 Pulse of Marketing (Тренды маркетинга 2025 г.) мы привели данные о различных сферах применения ИИ командами по вопросам маркетинга и создания контента. Их участники используют ИИ, в частности, для составления аналитики и отчётов (61 %), автоматизации и оптимизации процессов (53 %), создания контента (50 %), оптимизации контента (50 %), а также разработки стратегий и планирования (41 %). 

Благодаря внедрённому на нашей платформе ИИ вы можете без лишних усилий визуализировать данные, создавать сложные формулы, экономить время с помощью функций создания сводок и текста, а также оперативно получать ответы на вопросы. В этом году появятся новые средства автоматизации и рабочие процессы на основе ИИ для настройки рабочего пространства. С помощью Smartsheet вы сможете оптимизировать работу вашей команды, чтобы решать любые задачи по управлению рабочими процессами даже при отсутствии специальных навыков. Вместо того чтобы тратить время и силы на повторяющиеся, выполняемые вручную или сложные задачи, вы можете создать условия для повышения эффективности и ускорить принятие обоснованных решений. Используя ИИ в Smartsheet, вы с лёгкостью сможете адаптировать рабочее пространство в соответствии со своими потребностями, автоматизировать и оптимизировать рабочие процессы, что позволит эффективно выполнять поставленные задачи в рамках принятой стратегии. 

Кроме того, благодаря нашим инструментам на основе ИИ вам доступна подробная аналитика для демократизации анализа данных и упреждающего выявления тенденций и аномалий. Функция Analyze Data (Анализ данных) автоматически обобщает и визуализирует ключевые сведения, чтобы помочь вам или заинтересованным лицам лучше понять ваши данные. Используя диаграммы на основе ИИ, можно создавать и обновлять панели мониторинга в реальном времени, чтобы предоставлять заинтересованным лицам актуальную аналитику. Достаточно ввести запрос в соответствующем поле Smartsheet, и диаграмма готова. Не требуется выполнять никаких сложных рабочих процессов и обновлений вручную. Таким образом, благодаря более чёткой и быстрой визуализации сложные данные преобразовываются в удобные и понятные диаграммы и графики, при этом ускоряется весь процесс анализа.

Мы также сотрудничаем с Amazon Web Services (AWS), чтобы ещё больше упростить работу с данными и предоставить доступ к различным интеллектуальным ресурсам. Благодаря новому соединителю для Amazon Q Business, генеративного ИИ-ассистента AWS, вы можете задавать вопросы и мгновенно получать аналитику на основе данных Smartsheet. При этом сохраняются разрешения на доступ для пользователей. Такая интеграция позволяет эффективно отслеживать статусы проектов, назначение задач, сроки выполнения и в целом ход работы.

Совместная работа в определённом контексте: централизованное размещение контента, проведение обсуждений и выполнение задач 

Управление рабочими процессами — это не только отслеживание задач. Это координация действий сотрудников и команд в рамках соответствующих рабочих процессов с учётом возможных изменений. Когда файлы теряются в цепочках электронных писем, а отзывы — в бесконечных чатах, можно легко запутаться в версиях документа, пропустить крайне важный отзыв или задержать утверждение, что в конечном итоге негативно сказывается на производительности команды.

При работе в Smartsheet ваши обсуждения, отзывы и решения отображаются в определённом контексте, файлы хранятся централизованно, а выполнение задач осуществляется без каких-либо задержек.

Благодаря новой функции File Library (Библиотека файлов) управление файлами проекта становится более удобным, упрощая обмен материалами и предоставление необходимых разрешений. Благодаря встроенным функциям контроля и утверждения версий командам всегда доступна актуальная информация. А совместные проверки и обмен отзывами в определённом рабочем контексте позволяют всем участникам действовать согласованно без бесконечных дискуссий.

В рамках дальнейшей оптимизации командной работы мы представляем Workspace Collections (Коллекции для рабочих пространств) и Conversation Filters (Фильтры для обсуждений), содержимое которых можно настраивать и сортировать. Они оптимизируют приоритизацию ресурсов и ускоряют поиск ключевых дискуссий. Платформа поддерживает асинхронный формат совместной работы, поэтому распределённые команды могут эффективно взаимодействовать и выполнять задачи независимо от места и времени.

Синхронизация корпоративного уровня: плавные интеграции, эффективная аналитика

На сегодняшний день организации занимаются сложными масштабными проектами в условиях международной рабочей среды, сталкиваясь с растущими угрозами безопасности, необходимостью соответствовать юридическим требованиям и управлять оперативными задачами. Платформа Smartsheet разработана с учётом требований корпоративного уровня. Она безопасна, надёжна и предоставляет широкий спектр возможностей для работы со сложными проектами без снижения производительности. Благодаря надёжным партнёрствам и архитектуре корпоративного уровня ИТ-команды поддерживают связь и бесперебойное функционирование систем и компонентов, а также обеспечивают защиту данных без ущерба для видимости и контроля. Управляете миллионами элементов? Курируете тысячи масштабных проектов в различных портфелях? Координируете работу тысяч участников команд? Вы всегда сможете положиться на Smartsheet.

Ключевым показателем корпоративного уровня являются плавные интеграции. Разобщённые системы замедляют работу команд и снижают их эффективность по мере того, как данные попадают на отдельные платформы — будь то CRM, система управления кадрами или инструменты финансового учёта. Команды тратят много времени на подготовку отчётов, обновление таблиц и поиск информации вручную. В нашем отчёте 2025 Pulse of Marketing (Тренды маркетинга 2025 г.) приведены результаты опроса, участники которого жалуются на трудоёмкие процессы сбора данных вручную (31 %), размещение материалов в нескольких плохо интегрированных системах (30 %), а также отсутствие доступа к информации в реальном времени (28 %). Всё вышеуказанное ухудшает видимость данных в реальном времени и затрудняет координацию действий команд.

Интеграции Smartsheet позволяют не только соединить системы, но и оптимизировать работу команд. Smartsheet автоматизирует рабочие процессы и объединяет разрозненные данные, чтобы команды тратили меньше времени на обработку данных и уделяли основное внимание принятию более значимых решений. Наша платформа интегрируется с уже используемыми вами инструментами и источниками данных, позволяя переместить информацию из систем CRM, HCM, ERP и других. Благодаря таким интеграциям Smartsheet становится единым центром осуществления всех рабочих операций. Например, с помощью интеграции CRM со Smartsheet можно автоматизировать создание проектов на основе заключённых сделок с поддержкой плавного перемещения данных и улучшенной координацией работы команды.

Оптимизируя процесс подключения данных при интеграции со Smartsheet, мы также упрощаем синхронизацию ресурсов в рамках платформы Smartsheet с помощью новой функции Data Links (Связывание данных). Это обновление позволяет создавать ссылки на данные в разных таблицах без необходимости дублировать информацию или писать сложные формулы. Ещё одна функция Column Links (Связывание столбцов) упростит создание ссылок на столбцы в Smartsheet и их связывание, что позволит сократить дублирование и повысить точность данных в вашем решении. Кроме того, благодаря расширенным параметрам связывания столбцов вы получаете в своё распоряжение больше возможностей управления данными, как, например, фильтрация синхронизированных записей и удаление связанных записей, не соответствующих критериям фильтра.

А для пользователей, работающих с источниками данных за пределами Smartsheet — наша новая панель интеграций в представлении таблицы, где можно видеть все имеющиеся интеграции. С её помощью подключение к сторонним инструментам выполняется через Data Shuttle, благодаря чему вы можете управлять импортом и экспортом данных непосредственно в Smartsheet.

Нам важно знать ваше мнение 

Ускорение темпов работы требует усовершенствования её методов. Smartsheet — это не просто инструмент отслеживания задач. Платформа — лидер в области управления рабочими процессами — отображает на одном ресурсе проекты, сотрудников, данные и решения, помогая командам быстро и уверенно выполнять поставленные задачи. 

Мы постоянно внедряем инновации, чтобы объединить разрозненные данные, оптимизировать интеграцию с существующими инструментами и упростить совместную работу. Но именно ваши отзывы помогают определить направления развития платформы. Оставьте отзыв, предложите новые функции или проголосуйте за идеи других пользователей — всё это крайне важно для нас.