"Перспективы Smartsheet", 3 кв. 2024 г.: полезные нововведения, которые освобождают время на действительно важные задачи

Приветствуем участников сообщества Smartsheet!

Наша команда усердно работает над новыми функциями и улучшениями. Мы рады поделиться с вами нашими новинками. Эти продукты и функции призваны кардинально изменить ваши рабочие процессы и повысить производительность. В этом выпуске "Перспективы Smartsheet" мы рассказываем о замечательных дополнениях в нашей линейке: представление доски в стиле канбан, инструменты на основе ИИ, надёжный пакет безопасности и новый способ анализа данных о ресурсах. Каждая из этих инноваций была тщательно продумана, чтобы удовлетворить растущие потребности современного бизнеса, сочетая стильный дизайн и эффективные функции. Давайте подробно рассмотрим каждое нововведение.

Вид доски в стиле канбан позволяет следить за ходом проектов

Если вы работаете в динамичной среде или предпочитаете организовывать процессы более наглядно, мы надеемся, что наше новое представление доски поможет вам оптимизировать повседневную работу. Созданное по образцу досок канбан, это представление обеспечивает чёткую видимость статуса задач — вы сразу видите, что находится в процессе выполнения, что завершено и что планируется на ближайшее время.

Возможность распределять задачи по полосам, показывать ход выполнения или переназначать работу, перетаскивая задания с полосы на полосу, — это новый способ планировать спринты, управлять стратегическими планами продуктов и отслеживать завершение задач в Smartsheet. Кроме того, у вас есть возможность встраивать задачи, добавлять подзадачи, изменять приоритетность задач, их статус и детали. Попробуйте новое представление в своём следующем проекте!

"Представление доски — замечательное новшество на платформе Smartsheet. Мне нравится редактирование в режиме реального времени, поскольку не нужно нажимать кнопку сохранения, чтобы увидеть внесённые изменения, а также возможность прокручивать отдельные полосы. Нам это пригодилось, так как в наших таблицах обычно содержится большое количество карточек", — Ник Стаффорд (Nick Stafford), руководитель группы по обучению, системам и процессам, Martin Brower of Canada

Представление доски дополнило недавно запущенное представление временной шкалы как один из многих способов управления работой в Smartsheet. Представление временной шкалы хорошо подходит для визуализации работ, основанных на датах, таких как маркетинговые кампании и выпуск продуктов. Мы добавили отличную новую функцию, которая позволяет отображать временную шкалу только по вехам для таблиц с одним столбцом дат в дополнение к обычному формату с двумя столбцами дат. В ближайшем будущем вы сможете прикреплять файлы к задачам и вести обсуждения о работе в одном расположении.

С каждым новым представлением у вас появляется всё больше инструментов для эффективной работы. Вы можете с лёгкостью переключаться между представлениями и работать так, как вам удобно.

Мгновенная справка: задайте вопрос ИИ 

В этом году мы направили усилия на интеграцию генеративного ИИ для оптимизации рабочих процессов. Мы считаем, что ИИ раскрывает потенциал использования платформы Smartsheet для самых разных задач.

• Решение проблем бизнеса: ИИ Smartsheet позволяет сосредоточиться на решении бизнес-задач, не беспокоясь о технологиях.
• Повышение производительности команды: ИИ Smartsheet помогает сократить время, затрачиваемое на выполняемые вручную повторяющиеся задачи, и достичь большей эффективности.
• Быстрое получение аналитики: и менеджер портфеля проектов, и главный операционный директор сможет получить практические выводы на основе рабочих данных.

Мы внедрили инструменты на основе ИИ типа виртуальный собеседник, которые предоставляют аналитику о работе на повседневном языке. Пользователи могут добиться высоких результатов без повышения квалификации. С моментавнедрения половина корпоративных планов включает инструменты ИИ Smartsheet для создания формул, текста, специальных диаграмм и метрик. А в июне мы запустили инструмент для получения справки от ИИ в рамках пакета премиум-поддержки, который позволяет пользователям получать ответы на вопросы по Smartsheet, не отрываясь от рабочего процесса. 

"Мне нравится просто вводить поисковый запрос и автоматически получать необходимые сведения на основе моих данных. Так я могу быстро сообщить руководителю цифры, не прибегая к созданию формул", — Дебора Л. Ричардсон (Deborah L. Richardson) из Медицинского центра Дартмута-Хичкока

Помимо этого, мы создаём инструменты на основе ИИ для обобщения обсуждений, создания автоматизированных рабочих процессов для работы с контентом и генерации текста в необходимом масштабе, сокращая количество повторяющихся задач и повышая производительность команд. Кроме того, мы упрощаем создание формул и графиков для целых портфелей данных, позволяя менеджерам и руководителям получить целостное представление о состоянии работы путём простых вопросов.

Гибкое и безопасное управление доступом

В современной динамичной цифровой среде безопасный и точный контроль доступа пользователей является обязательным условием. Чтобы повысить безопасность и снизить нагрузку на администратора, в ближайшие месяцы мы запускаем две новые функции, которые помогут автоматизировать управление ролями пользователей и доступом, а также обеспечить детальный контроль над активами.

Эти улучшения могут значительно упростить сценарии: представьте, что Джейн, менеджер проектов в вашем финансовом отделе, переходит на новую должность руководителя операций в отделе маркетинга. Сейчас вам пришлось бы вручную удалить её доступ ко всем финансовым активам и предоставить доступ к маркетинговым ресурсам. Мы упрощаем эту задачу с помощью управляемого доступа от поставщика удостоверений (IdP).

Определив роли в Smartsheet — например, менеджера финансового проекта, — вы можете назначить доступ и разрешения для определённых активов Smartsheet на основе этих ролей непосредственно через IdP. При смене роли Smartsheet автоматически отменит доступ к активам, связанным со старой ролью, и предоставит разрешения для новой. Вы можете управлять этим процессом с помощью существующего IdP, что сделает работу более безопасной и удобной.

Для детального контроля над активами мы итерационно запускаем новый набор разрешений под названием "Менеджер" по всей платформе. Он послужит промежуточным звеном между ролями редактора (с правом на предоставление доступа) и администратора в таблицах. Многие наши клиенты выразили желание, чтобы некоторые участники команды имели больше возможностей, чем предполагает роль редактора, например право скрывать и отображать столбцы, изменять свойства столбцов таблицы и создавать автоматические запросы на утверждение. Но при этом им не нужен полный доступ, который есть у администратора.

Новый набор разрешений "Менеджер" обеспечивает идеальный баланс. Он предоставляет необходимые разрешения для расширенной работы с данными и управления проектами, сохраняя при этом важные элементы управления и настройки для администраторов.

Более подробная аналитика о людях и работе

В июне мы запустили совершенно новый способ анализа данных о ресурсах. Наши расширенные отчёты позволяют переносить данные об управлении ресурсами прямо в таблицы с заранее созданными отчётами и панелями управления. Теперь вы можете объединять данные о ресурсах с другой информацией, такой как затраты и тарифы, чтобы рассчитать рентабельность и создать пользовательские отчёты с несколькими уровнями группирования, итоговыми значениями, настраиваемой сортировкой и столбцами. Готовые панели оснащены графиками и диаграммами, которые вы можете настроить по своему вкусу. Кроме того, мы недавно улучшили представление ресурсов (находится на вкладке расписания), добавив новые элементы управления представлением. Они позволяют моделировать различные сценарии, применяя пользовательские поля и типы проектов, выбирать комбинации ресурсов и потенциальных инвестиций, а также сохранять эти модели для быстрого сравнения.

В конце июля мы выпустили крайне востребованную фазовую связь с проектными таблицами для наших клиентов в рамках программы Early Adopter. Это позволит назначать, отслеживать и составлять отчёты о времени и бюджете для конкретных частей проекта, обеспечивая большую гибкость и подробную аналитику. Эта функция будет доступна всем клиентам к концу октября 2024 года. Мы также упрощаем назначение работ, автоматически применяя стандартное распределение для заданий. Эти улучшения касаются как функции "Отслеживание рабочей нагрузки" (включённой в планы "Бизнес" и выше), так и премиум-надстройки Smartsheet Resource Management.

Мы хотели бы услышать ваши идеи о продуктах

На этом пока всё, но мы с нетерпением ждём ваших комментариев. Выскажите нам своё мнение, поделившись отзывами и идеями касательно продуктов или проголосовав за идеи, которыми поделились ваши коллеги. С нетерпением ждём вас на нашей конференции ENGAGE для клиентов, которая пройдёт с 8 по 10 октября в Сиэтле. Мы расскажем о наших планах на следующий квартал и не только!

До скорой встречи! 
Бен Каннинг
(Ben Canning), старший вице-президент по развитию взаимодействия с продуктом