Компания McGraw Hill учит студентов там, где им удобно учиться

Узнайте, как команда по организации конференций от компании McGraw Hill управляет десятками процессов и принимает решения на основе точных данных, полученных через платформу Smartsheet.

Промышленность

  • Образование

Размер организации

  • Крупное предприятие (1000–9999 сотрудников)

Регион

  • Северная Америка

Сценарии использования

  • Повышение качества обслуживания клиентов
  • Управление мероприятиями
  • Счета и выставление счетов

Посмотрите, как компания McGraw Hill усовершенствовала свои процессы, чтобы учить студентов там, где им удобно учиться.

Современные студенты выросли в Интернете, и они хотят, чтобы обучение было цифровым, а учебные материалы, задания и практические работы были доступны им с любого устройства. Издательская компания McGraw Hill — один из лидеров в исследовании процессов обучения. Она использует продукт Connect™, онлайн-платформу для домашнего обучения, которая даёт студентам возможность учиться более продуктивно.

«История компании McGraw Hill насчитывает более 130 лет. Традиционная модель работы издательской компаний основана на печатных изданиях, например учебных пособиях, — объясняет Меган Гейтс (Megan Gates), консультант по управление мероприятиями в компании McGraw Hill. — Однако за это время методы обучения изменились, равно как и подходы к обучению — особенно в области высшего образования. Сегодня студентам доступен широкий спектр цифровых инструментов и технологий, поэтому мы должны предложить им решения, соответствующие их образу обучения».

Платформа Connect™ — это веб-ресурс, на котором размещаются задания и контрольные работы, инструменты для онлайн-тестирования и электронные учебники. Кроме того, это адаптивная образовательная технология, которая может задать индивидуальную учебную траекторию каждому студенту. Для популяризации этой платформы и поддержки преподавателей, не имеющих большого опыта общения с цифровыми технологиями, Меган со своей командой проводит специальные конференции. На них встречаются как те, кто впервые сталкивается с платформой Connect™, так и те, у кого уже есть значительный опыт работы с ней. Они общаются на тренингах и в фокус-группах и дают свои отзывы о продукте. Для эффективной работы Меган нужен был инструмент, который помогал бы её команде из четырёх человек проводить по 120 мероприятий в год на всей территории США. Smartsheet позволяет им держать под контролем все организационные аспекты: от рассылки приглашений и бронирования билетов до сбора отзывов от участников и определения конверсии, даже находясь в пути.

«Мы — компания, которая изучает процессы обучения, поэтому нам нужны самые передовые технологические решения, — объясняет Меган. — Нам приходится автоматизировать процессы, чтобы быть быстрее и сохранять конкурентоспособность на современном рынке».

«Максимально быстро и легко»

Конференцию от McGraw Hill можно посетить только по приглашению. Эти мероприятия позволяют преподавателям обсудить проблемы, с которыми они сталкиваются, и поделиться идеями, как ещё можно улучшить процесс обучения. Участники также узнают о новых методах и технологиях обучения, включая адаптивную и игровую формы. Многие мероприятия нацелены на конкретные дисциплины, такие как математика, коммуникации или биология. Это даёт преподавателям доступ к нужным ресурсам и инструментам, которые они могут использовать на своих занятиях.

Smartsheet упрощает организацию конференций, и это помогает Меган и её команде управлять десятками процессов одновременно. После того как участник зарегистрировался на конференцию через стороннюю платформу, его регистрационные данные импортируются в таблицу с данными мероприятия, что позволяет в реальном времени отслеживать количество зарегистрировавшихся, готовность выполняемых на мастер-классах проектов или получение опросных анкет. Компания American Express, партнёр-перевозчик команды Меган, подбирает предложения и помогает резервировать билеты на самолёты и поезда для участников конференций, что не даёт организаторам утонуть в море электронных писем. На панелях мониторинга отображаются расходы по каждой конференции и общий бюджет.

В ходе конференции Меган и остальные организаторы могут отслеживать расписание и логистику нужного мероприятия в соответствующей таблице Smartsheet с любого мобильного устройства, а не таскать с собой тяжелые папки с бумагами, как делали это раньше. Во время одного из последних мероприятий Меган организовывала фуршет в ресторане и заметила, что одного из участников не хватает. Она тут же позвонила ему на сотовый телефон из мобильного приложения Smartsheet, чтобы убедиться, что с человеком всё в порядке и он не придёт, а остальным не пришлось впустую ждать потерявшегося коллегу.

«Когда у вас на мероприятии 200 человек, возможность мгновенно найти нужную контактную информацию просто бесценна, — поясняет Меган. — Что мне очень нравится в Smartsheet, так это возможность открыть приложение и найти любого человека. При этом не важно, сколько у меня таблиц: даже если их несколько десятков в каждой из сотен конференций, я всё равно его найду. Это максимально легко и быстро».

Более осознанные решения

При анализе технических решений для организации конференций Меган вместе с командой пришли к выводу, что им нужен функционал продукта по управлению проектами, который был бы не сложнее редактора электронных таблиц. Критически важной была возможность количественного анализа данных: помимо контроля бюджета в долларах команде необходимо было оценивать программы по измеримым показателям, таким как приближение крайних сроков, количество зафиксированных лидов, конверсия и др.

«Данные — это единственное, на основе чего можно принимать обоснованные решения, — утверждает Меган. — Данные демонстрируют картину с разных сторон. В них — бюджет, количество проведённых мероприятий, число привлечённых преподавателей, степень их готовности приобрести наш продукт и, в конце концов, окупаемость наших вложений. Поэтому возможность использовать данные из разных таблиц для создания простых графиков или панелей мониторинга крайне важна менеджерам продаж, менеджерам по продукции, финансовым служащим и руководству. Smartsheet позволяет принимать более обоснованные решения, которые касаются не только внутренних процессов компании, но и разработки наших продуктов».

В Smartsheet организаторы мероприятий могут использовать цветовую классификацию важности задач. Здесь можно разбить категории расходов на подкатегории и визуализировать результаты на панелях мониторинга, продемонстрировав руководству текущий статус работ и окупаемость инвестиций в реальном времени без трудоёмкого анализа цифр. Вся информация хранится централизованно, поэтому пользователи могут формировать актуальные отчёты по проектам и принимать обоснованные решения для планирования расходов на остаток года и мероприятий на следующий год.

«Возможность просмотреть актуальные данные по каждому дню позволяет мне лучше оценить наше положение по каждому из мероприятий. Это чрезвычайно полезно, — признаётся Меган. — Иначе мы просто тратим деньги на ветер. Такой подход повышает мою эффективность как руководителя, потому что я вижу итоги за каждый день и могу моментально реагировать на происходящее».

Smartsheet помогает Меган и её команде укладываться в сроки и бюджет, а также вести проекты абсолютно прозрачно для тех, кто принимает все ключевые решения в компании. Это сильно упростило её работу, особенно с учётом постоянных разъездов по стране.

«Наша команда очень много путешествует, и мы должны чувствовать уверенность в своих силах, когда начинаем работу над очередным мероприятием, — объясняет Меган. — И Smartsheet определённо помогает нам держать всё под контролем. Мне проще следить за дедлайнами, графиками работ и бюджетом. Я могу держать всех в колее. А если все в одной колее, то всё будет хорошо».

Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше.