Перспективы Smartsheet, I кв. 2024 г.: более комфортные, интуитивно понятные и увлекательные рабочие процессы

Приветствуем участников сообщества Smartsheet!

Наступил 2024 год. Мы начинаем его с нескольких интересных обновлений для Smartsheet, которые должны вам понравиться. Наша команда усердно трудится над новыми функциями и улучшениями, чтобы работа на платформе стала более комфортной, интуитивно понятной и гораздо более увлекательной.

Resource Management: упрощение рабочих процессов

Вы когда-нибудь замечали, как мечетесь между несколькими проектами и не знаете, кто чем занят, кто готов взяться за новые задачи и не слишком ли велика рабочая нагрузка для сотрудников вашего отдела? Мы стремимся к тому, чтобы подобные ситуации остались в прошлом. К концу апреля 2024 года организации, пользующиеся тарифными планами Smartsheet "Бизнес" или "Корпоративный", получат доступ к двум новым функциям отслеживания рабочей загруженности в таблицах, что значительно повысит эффективность поддержки сотрудников отдела и ведения проектов.

Первая новая функция — Тепловая карта рабочей нагрузки. Она мгновенно даёт чёткое представление о доступности сотрудников отдела, превращая распределение задач наугад в стратегию, основанную на данных.

Вторая ключевая функция, График рабочей нагрузки, даёт комплексное представление со всеми задачами и временными шкалами. Она упрощает процесс перераспределения задач и корректировки сроков, а также обеспечивает видимость проектов, над которыми работают другие сотрудники. Аналитика такого уровня важна не только для эффективного управления временными шкалами проекта. Это ещё и ваше "секретное оружие", которое помогает регулировать загруженность каждого сотрудника.

Данные обновления призваны сделать рабочие процессы более управляемыми и менее напряжёнными. И что самое приятное, они будут доступны всем клиентам с тарифным планом "Бизнес" и выше. В настоящее время предварительные версии обновлений доступны участникам нашей программы Early Adopter Program (EAP), и мы с нетерпением ожидаем возможности передать их в пользование всем желающим.
 

Усовершенствования на основе ИИ: новые возможности автоматизации

Вам когда-нибудь хотелось иметь волшебную палочку, чтобы облегчить себе работу? С нами она вам не понадобится. В течение прошлого года наши волшебники (так мы называем замечательных разработчиков Smartsheet) внедряли магию ИИ в функции платформы, чтобы помочь повысить эффективность вашей работы при полной сохранности данных.

Первые возможности ИИ, которые станут общедоступными, продемонстрируют потенциал формул. Smartsheet уже давно предлагает пользователям эффективные формулы и функции, позволяющие анализировать данные, рассчитывать ключевые показатели эффективности (KPI) и систематизировать информацию, однако изучение синтаксиса для написания безошибочных формул, как известно, дело непростое. Начиная с этого квартала любой лицензированный пользователь с тарифным планом "Корпоративный" сможет просто описать свои идеи, после чего ИИ напишет для него формулу — включая полные ссылки на столбцы — прямо в таблице.

Но зачем ограничиваться традиционными формулами? Благодаря функции Тексты и сводки на основе ИИ вы можете использовать данные таблицы для написания рекламного текста, извлечения определённых фрагментов информации, анализа тональности текста, перевода текста, краткого изложения задачи и многого другого.

И это ещё не всё… В прошлом квартале мы открыли для ранних пользователей доступ к инструментам ИИ, которые предоставляют интерактивную помощь и анализируют данные таблицы для мгновенного создания диаграмм и метрик. В апреле 2024 года мы планируем открыть доступ к этим инструментам для всех соответствующих требованиям пользователей на постоянной основе. Обязательно подпишитесь на Замечания к релизу, чтобы получать уведомления о выходе каждого инструмента!
 

Новые представления: прогрессивные способы визуализации и управления работой

Мы существенно обновили наши представления — в каждое из них на всех этапах были внесены важные изменения, касающиеся совместной работы, масштабирования и доступности. Мы стремимся кардинально изменить архитектуру взаимодействия со Smartsheet, чтобы создание решений, совместная работа и управление проектами стали быстрее, проще и увлекательнее. Внедрение новых функций мгновенно принесёт вам массу преимуществ.

Ниже приведено лишь несколько примеров. Совсем скоро вы сможете забыть о нажатии кнопки "Сохранить" благодаря автосохранению. Кроме того, с помощью функций для совместной работы в режиме реального времени вы сможете работать с таблицей одновременно с коллегами и без лишних усилий синхронизировать последние, самые актуальные версии содержимого. Оптимизация производительности и масштабирования обеспечит быструю загрузку таблицы независимо от её размера, а также масштабирование решения. Каждое новое представление будет иметь новый современный интерфейс. Благодаря изначальному внедрению передовых практик обеспечения доступности, Smartsheet стремится действительно повышать эффективность рабочих процессов для всех клиентов.

Сначала будет реализован новый способ визуализации и управления для основанной на датах работы благодаря представлению временной шкалы. Оно доступно для участников программы EAP с сентября 2023 года и будет запущено для всех пользователей с тарифным планом "Бизнес" и выше к концу мая 2024 года.

Далее мы запустим представление доски (новое представление карточек) — популярный инструмент среди менеджеров проектов, маркетологов и отделов по внедрению гибких методологий разработки, который позволяет им совместно работать и распределять задачи по категориям в режиме реального времени. Размещённым в вертикальных полосах задачам можно присваивать приоритеты или переназначать исполнителей простым перетаскиванием. Помимо функций, доступных в стандартной карточке, у доски имеется несколько дополнительных интересных улучшений. Среди них: более крупные изображения в карточках, возможность быстро создавать одну или несколько карточек в полосе, а также новое представление сведений на правой панели, которое позволяет быстро просматривать и изменять информацию в текущей карточке, не теряя из виду остальные. Участники программы EAP пользуются такими функциональными возможностями с декабря 2023 года. К концу сентября 2024 года доступ к представлению доски получат все лицензированные и нелицензированные пользователи в рамках любых тарифных планов.

В течение этого года в рамках программы EAP ожидается запуск представления таблицы (новое представление сетки) и многого другого.
 

Внешнее сотрудничество: улучшенная безопасность

Пользователи высоко ценят Smartsheet ещё и потому, что платформа позволяет эффективно работать с клиентами и партнёрами за пределами компании. Чтобы оптимизировать внешнее сотрудничество и повысить уровень безопасности, мы запускаем две новые эффективные функции. Теперь клиенты могут включить две новые политики "Обязательная корпоративная учётная запись" и "Обязательная MFA (многофакторная проверка подлинности)", которые гарантируют, что внешние пользователи, получающие доступ к данным, используют активную учётную запись компании и применяют многофакторную проверку подлинности.

Если вы работаете с внешними партнёрами или поставщиками, такие усовершенствования придадут вам уверенности. Ваши данные остаются в безопасности независимо от внешних факторов. Мы обеспечиваем высокий уровень безопасности без ущерба для духа сотрудничества. Будьте в безопасности и сотрудничайте эффективно!

К слову о безопасности: у нас так много обновлений для системных администраторов, что мы не смогли уместить их все здесь. Если вы являетесь системным администратором или просто интересуетесь тем, как мы обеспечиваем безопасность, управление, аудит, отчётность и администрирование на корпоративном уровне, ознакомьтесь с блогом нашего старшего вице-президента по инжинирингу.

Наши планы на апрель 2024 года

Небольшой анонс: мы готовимся представить ещё больше удивительных новинок.

• Грядут изменения для процесса создания — скоро создавать решения станет проще и быстрее, так как они будут автоматически сохраняться в вашем рабочем пространстве. (в рамках программы EAP) 
• Формы (наконец-то) будут отображаться в результатах глобального поиска, что упростит их поиск по названию. 
• Мы оптимизируем домашнюю страницу, чтобы упростить поиск рабочих пространств и приложений WorkApps: больше нет необходимости использовать функцию "Обзор", чтобы найти то, что вам нужно. (в рамках программы EAP)

Ознакомиться с материалами относительно продуктов платформы Smartsheet, включая последние инновации и прогресс в выполнении наших обязательств по масштабированию и безопасности, можно здесь.  

Не пропустите волшебные изменения Smartsheet в следующем квартале! 🚀