Загрузка бесплатного шаблона временной шкалы для Excel
Простейший способ создать временную шкалу в Excel — использовать готовый шаблон. Шаблон Microsoft Excel особенно полезен, если у вас нет опыта в создании временных шкал проектов. Вам потребуется лишь ввести данные и даты проекта в таблицу. Изменения автоматически отразятся на временной шкале Excel.
Загрузить шаблон временной шкалы для Excel
Когда вы добавляете в таблицу собственные даты, диаграмма Ганта меняется автоматически, но полоски могут быть расположены неправильно. В начале диаграммы может быть очень много пустого пространства с датами, которых вы не вводили. Исправить это можно, изменив расстояние между датами, отображаемыми в верхней части диаграммы.
- Щёлкните дату в верхней части диаграммы Ганта. Вокруг всех дат появится рамка.
- Щёлкните рамку правой кнопкой мыши и выберите пункт «Формат оси».
- Во всплывающем окне слева выберите пункт «Шкала».
- Измените число в поле «Минимальное значение». Рекомендуем изменять это число постепенно, чтобы видеть, как меняется расстояние между полосками, и максимально приблизить внешний вид диаграммы к желаемому.
How to Make a Timeline in Excel Using a Microsoft Template
To make a timeline using a Microsoft Excel template, search the existing templates and select the one you want to use. Next, fill in the template with your data and customize the fonts and colors to achieve the look you want.
Choose an Excel Timeline Template
Microsoft offers a few timeline templates in Excel designed to give you a broad overview of your project timeline. The Excel timelines aren’t tied to Gantt chart data, so you’ll manually input your own data in the pre-defined template fields. These aren’t set in stone; you can change names and add fields as needed.
- To find an Excel timeline template from Microsoft, open Microsoft Excel. In the menu bar, select File and then New from Template…
- Type timeline in the search box, and double-click on your preferred template to open the spreadsheet. Note: The template used here is called Project timeline and can be found with the latest version of Excel on MacOS Sonoma.
Add Your Information to the Timeline in Excel
When the template opens, you will see a preformatted Excel spreadsheet with information already filled out in the fields. This content is a placeholder.
At the top of the template is a timeline. Scroll down to see the chart where you can add planning details and due dates.
- Click the Project Timeline field (C1) at the top of the spreadsheet, and enter your project name.
- Click the Start Date field (F2) below the timeline heading and enter your project start date. You’ll notice that the preformatted dates for the rest of the timeline changes once you update this field.
- Scroll down to the table. The template includes placeholder tasks in the Activity column, which can be customized to fit your project. Add your tasks to the Activity column by clicking on the fields with placeholder tasks and updating the text.
- Click the Tab key to navigate to the corresponding Start field, and type in the date of your first task. Click the Tab key again to enter a date in the End field. This should be the date that you expect to have completed the task.
Note: The template includes formulas for all start and end dates, each based on the preceding task’s start date. You can delete the formulas and enter specific dates for each task, or you can customize the formulas to suit your schedule.
- Repeat steps 3 and 4 to fill in the remainder of the table.
If the conference planning timeline extends past a month (it probably will), you can see more data on the timeline by clicking the arrows in the gray bar below the timeline. When you do this, you will scroll through the Excel timeline.
Customize the Excel Timeline
Once you have entered all the project milestones in the table, you can change the look of the timeline to make it more colorful.
Follow these steps to customize the look of your Excel timeline:
- To change the overall appearance of your template, click on the Page Layout tab and select Themes.
- Click on a theme to change the colors and fonts used in your timeline. You can also click on the Colors or Fonts menu to make changes to each element individually.
Change the Color Palette of the Excel Timeline
- Click on the timeline.
- Click on the Chart Design tab, and click the paint palette icon labeled Change Colors.
- The color options in this menu correspond with your chosen theme. If you see one you like, click it, and the timeline will be updated to reflect that style.
This timeline template only displays the most basic information. It’s great to share with stakeholders and executives to give them a high-level view of tasks required in your project. However, it doesn’t include elements such as a budget, nor does it display tasks that are being completed on time or who is responsible for each task.
If you want to create a more detailed project planning timeline, you might prefer a Gantt chart. Learn more in this guide to creating a Gantt chart in Excel.
Создание временной шкалы в Excel
Сначала составьте список задач, чтобы понять, что должно отображаться на временной шкале. Это могут быть те же вехи, которые в настоящее время представлены на диаграмме Ганта. В этом случае выберите шаблон временной шкалы Excel, в котором требуется только ввести информацию о вехах.
Однако вам также может потребоваться представить различные части проекта на временной шкале. В таком случае выберите шаблон временной шкалы проекта для Excel. В нём больше полей для настройки, а на временной шкале будет отображаться больше информации. Например, это может быть длительность выполнения той или иной задачи.
Выбор шаблона временной шкалы Excel
Microsoft предлагает несколько шаблонов временных шкал в Excel, которые подходят для планирования конференции. Временные шкалы в Excel не привязаны к данным диаграммы Ганта, поэтому необходимо вручную ввести данные в предварительно заданные поля шаблона. Эти поля не являются чем-то незыблемым: вы можете изменять их имена и добавлять другие поля.
- Чтобы найти шаблон временной шкалы для Excel от Microsoft, откройте приложение Microsoft Excel, в поле поиска введите «Временная шкала» и нажмите клавишу ВВОД. Примечание. Этот шаблон был найден с помощью последней версии Excel в Windows 8.
- Дважды щёлкните шаблон временной шкалы проекта в Excel, чтобы открыть электронную таблицу.
Добавление информации на временную шкалу в Excel
Когда шаблон откроется, вы увидите предварительно отформатированную электронную таблицу Excel с уже заполненными полями. Содержимое таблицы служит просто примером. В верхней части шаблона находится временная шкала. Прокрутите таблицу вниз, чтобы увидеть предварительно отформатированную диаграмму, на которой можно добавлять данные для планирования конференции и сроки выполнения. Одно из преимуществ использования шаблона временной шкалы Excel в том, что он уже отформатирован и его нужно лишь настроить.
- Щёлкните текст «Временная шкала проекта» (1C) вверху таблицы и введите название своей конференции.
- Прокрутите таблицу вниз и введите дату начала.
Так как вы планируете конференцию, вам необходимо выбрать дату начала проекта. Примечание. С помощью формулы в качестве даты начала задаётся дата, в которую вы приступили к использованию шаблона. Если это не подходит, щёлкните ячейку, удалите формулу и введите свою дату. При этом предварительно отформатированные даты начала и окончания изменятся.
- Введите первую задачу. Чтобы добавить задачу в столбец «Действие», дважды щёлкните поле с текстом «Веха».
- Нажмите клавишу TAB, чтобы перейти в соответствующее поле «Начало», и введите дату, в которую вы начнёте подбор места проведения конференции. Чтобы ввести дату в поле «Окончание», нажмите клавишу TAB ещё раз. Это дата, к которой необходимо выбрать место проведения.
- Повторяйте шаги 3 и 4, пока не заполните всю диаграмму.
How to Make a Timeline in Excel Using a Template
Download the Timeline Template for Excel
The easiest way to make a timeline in Excel is to use a premade template. An Excel template is especially useful if you don't have a lot of experience making a project timeline. All you need to do is enter your project information and dates into a table, and the Excel timeline automatically reflects the changes.
However, if you add your own dates to the table, the spacing in your timeline might be off. To fix this, simply use the following instructions:
- Click on a date at the top of your Gantt chart. A box should appear around all the dates.
- Right-click and select Format Axis…
- In the pop-up window that appears on the right, select the Axis Options tab and navigate to the first section labeled Bounds.
- Adjust the number in the box labeled Minimum. You will have to add numbers incrementally to the box to adjust the spacing and get it to look the way you would like.
How to Create a Timeline in Excel Using SmartArt
If all you need is a simple timeline graphic, you can use SmartArt in Excel to create one. The process of creating a timeline with SmartArt is quick and easy, but the timeline will be relatively basic. It’s best for providing a broad overview or tracking major milestones, rather than detailed or dynamic project planning.
- In the Insert tab of your spreadsheet, click the SmartArt icon: a green chevron with a text box illustration.
- Click Process to find timeline graphics and other process illustrations.
- Click the graphic of a basic timeline to insert it into your spreadsheet.
- A SmartArt text box will appear alongside the timeline graphic. Replace [Text] with your events or tasks.
- Click the plus icon to add more markers in your timeline. You can also delete events with the minus icon or use the arrows to change the order of your events.
- To customize your timeline graphic, click the SmartArt Design tab. You can change the color palette or style of the timeline.
How to Create a Timeline in Excel Using a PivotTable
PivotTables in Excel are versatile tools for summarizing, analyzing, and presenting data. A timeline in a PivotTable is not a Gantt-style visualization of your data, but rather a dynamic tool for filtering data by time periods — such as months, quarters, and years — without altering that dataset.
To create a timeline using a PivotTable, follow these steps:
- Enter your data into an Excel sheet. If you would like example data to practice with, download this sample dataset, which captures sales transactions over a two-year period.
- Highlight the entire dataset, including the headers, and click the Insert tab.
- In the Insert tab, click the PivotTable icon.
- A Create PivotTable pop-up window will appear. Confirm your PivotTable is drawing from the correct range and whether you want the PivotTable to appear in the existing worksheet or a new one. This example will show the PivotTable in a new worksheet. Click OK.
- Configure your table in the PivotTable Fields pane by dragging and dropping your table headers into the appropriate boxes. Drag Date into the Rows box and Sales into Values. You can also drag Category or Product into the Columns box to break down your data further.Your PivotTable will automatically populate in the sheet.
- The PivotTable will break down data by year. Click on the small plus (+) sign next to a row label to expand that item. For example, you can expand the year 2023 to show individual months or quarters.
- Click the PivotTable Analyze tab, and click Insert Timeline.
- In the Insert Timelines dialog box, check the box for Date and click OK. A timeline will appear in your worksheet.
- Drag the handles in the timeline to adjust the time period. The PivotTable will update to reflect your filters.
- If you want another visual representation of your data, you can also create a PivotChart. Click any cell within the PivotTable and go to the Insert tab on the ribbon. Then, click PivotChart.
- The PivotChart will automatically populate as a bar chart in the sheet. To change the chart type, right-click your PivotChart, hover over Change Chart Type, and select from the options. A bar chart works well with this example dataset.
- Once you’ve selected your preferred chart type, click and drag the chart to position it in your sheet. Adjust the timeline to see the chart update based on the selected time period.
- Finally, continue to adjust the timeline to explore different periods and analyze sales trends. You can also filter by categories or products to view more granular data.
How to Create a Timeline in Smartsheet
The Timeline feature in Smartsheet is a new view that you can access the same way you would select Gantt, Board, Calendar, or Grid views. You can access Timeline in any sheet that has one or more date columns.
Follow these steps to create and use a timeline in Smartsheet:
- Open an existing sheet with at least one date column in Smartsheet. In this example, we are working in a simple project plan template to show you how to customize features. Switch views and select Timeline. The screen will change from Grid View to Timeline View.
- The time span appears horizontally across the top.
You can group tasks to get a better view of how work is progressing. Click Group from the top navigation bar, and choose Assigned To in the drop-down menu for First by and Status in the drop-down menu for Then By.
Note: You don’t need to select a filter for Then By. You can group by only one filter.
- On the timeline, Calculate Budget appears in red because this task is past due. Hover your mouse over the red bar to see more details about the task.
- You can edit the details for a task in Timeline View. Hover your mouse over a task, right-click, and click Edit details. A Details view appears on the right side. Click in any field and make changes. The changes are saved to the timeline.
- Change the timescale for displaying tasks on the timeline by clicking the timescale icon in the top navigation bar and clicking Days, Weeks, Months, Quarters, or Years.
Создание временной шкалы
В этой статье рассказывается, как создать временную шкалу в Excel на основе шаблона в контексте планирования деловой конференции. Для успешного проведения деловой конференции могут потребоваться месяцы планирования. Временная шкала в этом случае особенно важна. Такой проект предполагает высокую динамичность и большое количество заинтересованных лиц.
Сначала организатор мероприятия составляет список задач. К ним могут относиться управление бюджетом, поиск и бронирование места для проведения конференции, приглашение участников, организация их размещения, составление расписания конференции и многое другое. Для всего этого можно либо использовать шаблон временной шкалы в Excel, либо выбрать более эффективный подход: сначала построить диаграмму Ганта, а затем с её помощью создать временную шкалу. В этом руководстве рассматриваются оба способа.
Настройка временной шкалы в Excel
Когда на диаграмму добавлены все вехи конференции, можно легко изменить внешний вид временной шкалы. Вы можете настроить отображение данных на ней и сделать её более яркой.
Если длительность планирования конференции превышает один месяц (скорее всего, так и будет), вы можете просмотреть дополнительные данные на временной шкале, нажимая на стрелки на серой полоске рядом с полем «Дата начала». При этом вы прокручиваете временную шкалу Excel.
- Чтобы изменить общее оформление диаграммы, щёлкните её, а затем щёлкните значок кисти.
- Появится всплывающее окно с различными стилями временной шкалы. Наведите указатель мыши на разные стили, чтобы увидеть, как будет выглядеть временная шкала. Найдя подходящий стиль, щёлкните его. Стиль будет применён к временной шкале.
Изменение цветовой палитры для временной шкалы в Excel
- Щёлкните диаграмму.
- Щёлкните значок кисти, а затем в верхней части всплывающего окна щёлкните «Цвет».
- Наведите указатель мыши на разные цвета, чтобы увидеть, как будет выглядеть временная шкала. Найдя подходящий цвет, щёлкните его, и он будет применён к временной шкале.
В этом шаблоне временной шкалы приводится лишь самая основная информация. Он отлично подойдет для того, чтобы дать руководителям и заинтересованным лицам общее представление о задачах, связанных с проведением конференции. Однако в нём нет информации о бюджете и о том, выполняются ли задачи в срок и кто отвечает за ту или иную задачу. Если вам нужна более подробная временная шкала для планирования конференции, рекомендуем создать диаграмму Ганта в Excel.
Создание подробной временной шкалы с помощью шаблона Smartsheet
Планирование конференции состоит из множества деталей. Всю эту информацию желательно хранить в одном месте, где она будет доступна различным заинтересованным лицам.
В Smartsheet есть немало шаблонов, с помощью которых можно легко создать временную шкалу мероприятия. Вы можете просматривать данные в виде списка задач или диаграммы Ганта, чтобы быстро получать представление о ходе работ. Вы также можете добавлять вложения, импортировать контакты, назначать задачи, планировать автоматические запросы изменения и работать совместно с коллегами — откуда угодно и на любом устройстве. Есть даже шаблон веб-формы регистрации для участия в мероприятии, который упрощает процесс регистрации.
Создайте временную шкалу в Smartsheet
Выбор шаблона для планирования проекта в Smartsheet
- Чтобы приступить к работе в Smartsheet, войдите в свою учётную запись и перейдите на вкладку «+» на левой панели навигации или получите бесплатный пробный доступ на 30 дней.
- На левой панели навигации щёлкните «Создать».
- В поле поиска введите слово «Событие» и щёлкните значок увеличительного стекла. Вы увидите несколько шаблонов. Для этого примера выберите «Список задач события с диаграммой Ганта и бюджетом»&, а затем во всплывающем окне нажмите синюю кнопку «Использовать шаблон».
- Присвойте имя шаблону, выберите папку для его сохранения и нажмите кнопку «ОК».
Добавление информации в шаблон
Откроется предварительно отформатированный шаблон с заполненными разделами, подзадачами, примерами вложений, состоянием выполнения и формулами бюджета. Для примера также приводится некоторое содержимое.
- Чтобы удалить жёлтое поле вверху шаблона, щёлкните его правой кнопкой мыши и выберите команду «Удалить строку».
- Дважды щёлкните ячейку «Приветственное мероприятие», выделите её содержимое и введите свой текст.
- Дважды щёлкните жёлтое поле «Декор», выделите его содержимое и введите свой текст. Это должно быть название одной из основных категорий ваших задач («Выбор места проведения», «Привлечение спонсоров», «Регистрация» и т. д.).
- Щёлкните пустую ячейку в столбце «Этап» и введите название ещё одной категории. Выделите всю строку от столбца «Выполнено» до столбца «Дата начала», щёлкните значок в виде банки с краской и выберите жёлтый цвет. Повторите эти действия для остальных категорий.
- Щёлкните ячейку под созданной категорией (в этом примере это категория «Маркетинг») и добавьте подзадачу более низкого уровня, например «Социальные сети». Затем нажмите на панели инструментов кнопку «Отступ», чтобы превратить только что созданную категорию в подзадачу. Повторите эти действия для всех новых категорий.
- Значения в столбце Общий бюджет вычисляются автоматически на основе расходов, введённых в соответствующих столбцах.
- Введите даты начала и выполнения для каждой задачи в столбцах «Дата выполнения» и «Дата начала». Когда часть проекта завершится, дважды щёлкните ячейку даты и нажмите на панели инструментов слева кнопку зачёркивания (с зачёркнутой буквой «S»).
- В каждой строке щёлкните ячейку в столбце «Статус» и выберите в раскрывающемся списке символ, соответствующий текущему состоянию задачи. Это может быть зелёная галочка, жёлтый восклицательный знак или красный знак «X». Так вы сможете легко увидеть, выполняется ли ещё задача или работы по ней приостановлены.
- В столбце «Назначено» щёлкните ячейку и выберите исполнителя в раскрывающемся списке. Можно даже добавить людей, не являющихся сотрудниками вашей компании.
Когда вы назначаете задачи исполнителям в Smartsheet, их контактные данные автоматически привязываются.
- Чтобы просмотреть введённые данные в виде диаграммы Ганта, нажмите на панели инструментов кнопку Представление Ганта.
Внешний вид диаграммы Ганта можно настроить всего несколькими щелчками мышью. Чтобы изменить цвета полосок задач, выполните указанные ниже действия.
- Правой кнопкой мыши щёлкните полоску задачи и выберите пункт «Параметры цвета».
- Появится цветовая палитра, с помощью которой можно поменять цвет полоски.
- Чтобы применить один и тот же цвет к нескольким полоскам задач, щёлкните их, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Полоски будут выделены. Затем отпустите клавишу SHIFT, щёлкните правой кнопкой мыши одну из выбранных полосок и выберите пункт «Параметры цвета».
Преобразование шаблона Smartsheet во временную шкалу проекта
Вы уже ввели все необходимые данные в Smartsheet. Теперь можно несколькими щелчками мышью создать эффектную временную шкалу, чтобы наглядно представить ход планирования мероприятия.
Smartsheet интегрируется с Office Timeline, графической надстройкой для PowerPoint, которая позволяет создавать эффектные, профессионально оформленные представления планов проектов.
Если надстройка Office Timeline не установлена в вашем приложении PowerPoint, просто загрузите её для бесплатного пробного использования и установите, а затем перезапустите PowerPoint.
- Откройте PowerPoint и создайте слайд.
- Перейдите на вкладку Office Timeline Free (если вы приобрели Office Timeline, эта вкладка будет называться Office Timeline). Нажмите на ленте стрелку раскрывающегося списка рядом с кнопкой New (Создать). Наведите указатель на пункт Import Data (Импорт данных) и щёлкните Import from Smartsheet (Импорт из Smartsheet).
- Войдите в учётную запись Smartsheet, следуя указаниям. Установите флажок рядом с проектом Smartsheet, который нужно импортировать, а затем щёлкните зелёный кружок с галочкой.
После создания временной шкалы проекта её можно настроить. Вы можете выбрать события, которые должны отображаться на временной шкале, обозначить разными цветами задачи, назначенные различным заинтересованным лицам, и добавить к оформлению свою фирменную символику и цвета.
Контроль временных шкал и действий по планированию в реальном времени с помощью Smartsheet
Smartsheet помогает улучшить совместную работу и повысить скорость работы для любых типов задач, от простого управления задачами и планирования проектов до комплексного управления ресурсами и портфелями, позволяя вам добиваться большего. Платформа Smartsheet упрощает планирование, сбор, управление и составление отчётов о работе, помогая вашей команде работать более эффективно и добиваться большего, где бы вы ни находились. Создавайте отчёты по ключевым показателям и получайте информацию о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчётов, панелей мониторинга и автоматизированных рабочих процессов, специально разработанных для поддержания совместной работы и информированности вашей команды. Когда у команд есть ясность в отношении выполняемой работы, невозможно предсказать, насколько больше они смогут сделать за одно и то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.