What Is a Gantt Chart?
A Gantt chart is a type of bar chart that represents all the tasks in a project. It’s a project management tool used to plan project schedules, improve resource allocation, and remain up to date with project progress.
A Gantt chart has two main axis options. The vertical axis shows the list of tasks, and the horizontal axis represents the project timeline.
The chart itself features horizontal bars. Each bar represents a task, with the length of the bar showing when the task should start and end. As a result, project managers can use the chart to accurately predict the entire project timeline.
The Gantt chart became popular in the early 20th century. Henry Gantt, a mechanical engineer, began using the model to record the progress of each task in the manufacturing process. As a result, supervisors could see if production schedules were on time. If they weren’t, they could make changes to get things back on track.
Today, Gantt charts aren’t limited to the manufacturing industry. From software development to construction, Gantt charts can help a variety of teams manage their project schedules.
For more information on what a Gantt chart is, who uses a Gantt chart, the features of a Gantt chart, and the benefits of leveraging a Gantt chart in your project, visit our guide to Gantt charts.
Создание диаграммы Ганта в Excel 2007 и более поздних версиях приложения
Помимо создания диаграммы Ганта на основе готового шаблона, вы также можете создать её вручную в Excel 2007 и более поздних версиях приложения. Для этого просмотрите видеоруководство ниже или следуйте письменным инструкциям, которые подходят как для Windows, так и для Mac OS.
1. Сначала создайте в Excel диапазон данных со списком задач и датами начала и окончания.
2. Выделите созданный диапазон данных, для которого нужно создать диаграмму Ганта.
3. На ленте вверху окна выберите вкладку Вставка.
4. В группе Диаграммы выберите группу Линейчатая, а затем выберите тип диаграммы Линейчатая с накоплением. Он наиболее близок к диаграмме Ганта в Excel.
5. Теперь нужно отформатировать линейчатую диаграмму с накоплением так, чтобы она была больше похожа на диаграмму Ганта. Для этого щёлкните первый ряд данных или часть Дата начала полоски.
6. Перейдите на вкладку Формат, выберите Фигура, а затем — Нет заливки.
7. Измените порядок задач на обратный, чтобы диаграмма Ганта начиналась с первой задачи. Удерживая нажатой клавишу CONTROL, выберите вертикальную ось или ось задач.
8. Выберите пункт Формат оси. В разделе Положение оси установите флажок Обратный порядок категорий.
9. Добавьте название диаграммы. Для этого дважды щёлкните текстовое поле Название диаграммы над ней.
10. Отформатируйте название и цвет оси, дважды щёлкнув её. В правой части экрана появится всплывающее окно, в котором можно изменить цвета и линии осей.
11. С помощью инструментов форматирования в Excel можно также добавить сетку, метки и настроить цвета полосок.
12. Чтобы добавить на диаграмму элементы (например, названия осей, метки дат, линии сетки и условные обозначения), щёлкните область диаграммы, а затем слева на вкладке Конструктор ленты нажмите кнопку Добавить элемент диаграммы.
13. Чтобы быстро изменить макет диаграммы Ганта, вернитесь на вкладку Конструктор и нажмите кнопку Экспресс-макет.
14. Чтобы изменить цвета диаграммы, вернитесь на вкладку Конструктор и нажмите кнопку Изменить цвета.
Теперь у вас есть диаграмма Ганта, которая точно отражает даты начала и окончания задач проекта и даёт наглядное представление о проекте в целом. С помощью этих инструкций можно создавать диаграммы Ганта для проектов любых типов и размеров.
Дополнительную информацию о том, что такое диаграммы Ганта, для кого они предназначены, каковы их возможности и преимущества их использования в проектах, см. в руководстве по диаграммам Ганта.
Подробную информацию о том, на что следует обратить внимание при выборе программного обеспечения для работы с диаграммами Ганта, см. в статье Простые и удобные программы, инструменты и приложения для работы с диаграммами Ганта. Если вам нужны шаблоны диаграмм Ганта в формате Excel для других сценариев использования, посетите страницу Шаблоны диаграмм Ганта для Excel.
The Pros and Cons of Creating a Gantt Chart in Excel
If you’re thinking about creating a Gantt chart in Excel but you’re not sure if it’s right for your project, we’ve outlined some of the pros and cons of creating a Gantt chart in Excel below.
Benefits of Using Excel
The benefits of creating a Gantt chart in Excel include the ability to store all project information on one screen and the ease of use. Let’s look at these benefits in more detail:
- Store all project information in one screen: With an Excel spreadsheet, all your project information is in one location. You can simply open the spreadsheet, and voilà — you’ll see all your project tasks, deadlines, and milestones.
- Excel is easy to use: When it comes to manually creating a Gantt chart, Excel is a fairly easy-to-use program. Simply add your date range to the spreadsheet, highlight the information, and choose the Chart Wizard button to add it all to a Gantt chart. Then, you can customize the chart to suit your project.
Downsides of Using Excel
Although Excel is a straightforward program for manually creating a Gantt chart, there are some drawbacks, namely that it is difficult to keep up to date, doesn’t allow you to assign tasks, and is difficult to collaborate in.
- It’s tricky to keep it up to date: Excel isn’t a cloud-based platform, which means that project information doesn’t update in real time, across devices. To update your team, you’ll have to manually send them the most up-to-date version of your static spreadsheet. This makes it harder for project teams to remain on the same page, and can present version control issues.
- You’re unable to assign tasks: In older versions of Excel, project teams can’t assign tasks to other users. This makes it hard for team members to know what they need to do and what their team members are working on. With an online platform, however, you can assign tasks.
- It’s hard to collaborate with your project team: Excel can make it difficult for project teams to collaborate while the project is live. As mentioned, Excel Gantt charts aren’t accessible online, meaning that project teams can’t instantly access the project in real time.
Online Gantt Chart Software: An Alternative to Excel
If you want to improve collaboration and provide real-time access to project progress, using online Gantt chart software is a step in the right direction. Online Gantt chart software allows you to create, share, and manage your Gantt chart virtually.
Online solutions provide an accessible location for your entire project team to get real-time access to project progress. Depending on the platform you choose, you can assign tasks to team members, add comments to the chart, and send messages to other users to streamline collaboration.
For detailed insight on To find out what to look for when choosing the a Gantt chart software, visit take a look at our article on quick and easy Gantt chart software, tools, and apps. And, i If you’re looking for additional Gantt chart Excel templates for a variety of use cases, download our free Gantt chart Excel templates.
Why Is Online Gantt Chart Software Helpful for Project Teams?
The benefits of using Gantt chart software include the abilities to easily make changes, access the most up-to-date version, identify the critical path, and track progress in real time.
Let’s take a look at these benefits in greater detail:
- Easily make changes in real time: With an online Gantt chart, it’s easy to make changes to your project schedule in real time. For example, you can typically drag and drop tasks to make changes to the start and end dates — what’s more, changing the dates of your project tasks will often also automatically update the rest of the project. For instance, if a task deadline moves forward by a week, the rest of the project (and any dependent tasks) will also be updated.
- Always access the most up-to-date version: An online Gantt chart will instantly reflect any changes made to it. This means that anyone who views the chart knows that they’re looking at the most current version, which cuts down on version control issues and reduces the likelihood of team members working from outdated information.
- Identify the critical path: The critical path is the longest sequence of dependent tasks that must take place for the project to finish on time. With an online Gantt chart, it’s easy to spot, highlight, and track your critical tasks. You can see how your critical path is performing in real time and prioritize critical tasks if things aren’t going to plan.
Создание диаграммы Ганта в реальном времени в Smartsheet
Smartsheet предлагает предварительно отформатированный шаблон диаграммы Ганта, с помощью которого можно очень легко визуализировать проект и расставить задачи по порядку. Длительность рассчитывается автоматически, а менять сроки задач можно путём перетаскивания их полосок. Всё это, а также возможность делиться информацией с главными заинтересованными лицами улучшает контроль и повышает эффективность проекта. Чтобы создать идеальную диаграмму Ганта для своего проекта, следуйте приведённым ниже инструкциям.
1. Перейдите в приложение Smartsheet по адресу app.smartsheet.com.
2. На домашнем экране в левом верхнем углу щёлкните значок с тремя линиями, чтобы открыть левую панель навигации.
3. Щёлкните значок «+», чтобы открыть Центр решений.
4. На панели слева можно выбрать решение из списка. Выберите пункт «Проекты». Появятся все предварительно отформатированные шаблоны, имеющиеся в Smartsheet, включая шаблон «Проект с временной шкалой Ганта».
5. Щёлкните шаблон «Проект с временной шкалой Ганта» и нажмите кнопку «Использовать». Откроется готовая диаграмма Ганта.
6. В Smartsheet появится запрос на ввод названия таблицы. Введите для диаграммы название, отражающее её принадлежность к проекту, и нажмите кнопку «Сохранить».
7. Шаблон откроется, и вы сможете изменить его в соответствии со своими потребностями.
8. Начните вводить задачи в столбце «Имя задачи».
9. Добавьте даты начала и окончания каждой задачи в столбцах «Дата начала» и «Дата окончания».
10. Когда вы вводите даты начала и окончания, длительность задач вычисляется автоматически.
11. По мере добавления задач в правой части таблицы Smartsheet автоматически создаются горизонтальные полоски диаграммы Ганта. В отличие от Excel, в Smartsheet ничего форматировать не нужно: форматирование меняется автоматически в соответствии с вводимыми данными.
12. Даты можно также изменять с помощью полосок. При перетаскивании их краёв соответствующие даты и длительность в таблице задач меняются автоматически.
13. Вы также можете добавлять непосредственно на диаграмму Ганта дополнительные данные, например зависимости и группы задач.
14. Чтобы перейти от представления Ганта к представлению сетки, календаря или карточек, нажмите на верхней панели инструментов кнопку со стрелкой раскрывающегося списка рядом с надписью «Представление Ганта».
15. В открывшемся меню можно выбрать одно из представлений.
16. Вы можете в любое время открыть свою диаграмму Ганта на мобильном устройстве, чтобы узнать, как продвигается работа над проектом.
17. Чтобы изменить цвет полоски задач на диаграмме Ганта, щёлкните полоску правой кнопкой мыши и выберите пункт «Параметры цвета».
18. Появится цветовая палитра. Выберите нужный цвет для полоски.
19. Чтобы применить один и тот же цвет к нескольким полоскам задач, щёлкните их, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Затем отпустите клавишу SHIFT, щёлкните правой кнопкой мыши одну из выбранных полосок и выберите пункт «Параметры цвета».
20. Измените цвет на нужный.
21. Добавьте дополнительные даты и задачи, настройте внешний вид диаграммы и введите зависимости, вехи и задачи-предшественники для более наглядного представления проекта.
Более эффективный контроль над проектами в реальном времени с помощью диаграмм Ганта в Smartsheet
Smartsheet помогает улучшить совместную работу и повысить скорость работы для любых типов задач, от простого управления задачами и планирования проектов до комплексного управления ресурсами и портфелями, позволяя вам добиваться большего. Платформа Smartsheet упрощает планирование, сбор, управление и составление отчётов о работе, помогая вашей команде работать более эффективно и добиваться большего, где бы вы ни находились. Создавайте отчёты по ключевым показателям и получайте информацию о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчётов, панелей мониторинга и автоматизированных рабочих процессов, специально разработанных для поддержания совместной работы и информированности вашей команды. Когда у команд есть ясность в отношении выполняемой работы, невозможно предсказать, насколько больше они смогут сделать за одно и то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.