Перспективы управления рабочими процессами в 2023 г.: отчёт Smartsheet
Отлаженные процессы — основа успешного управления проектами.
Наш ежегодный отчёт посвящён текущему положению дел в сфере управления проектами: в нём освещены основные тенденции, болевые точки и разногласия, существующие на различных уровнях организаций. Кроме того, в нём даны конкретные рекомендации, направленные на изменение подхода к проектной деятельности, которое позволит улучшить как бизнес-показатели, так и эмоциональное состояние сотрудников.
Прочитать отчёт за 2023 г.Какую должность вы занимаете в компании?
Вы уверены, что инвестируете достаточно средств в лучшие инструменты для управления проектами. А что думают ваши сотрудники?
респондентов считают, что их компании инвестируют недостаточно средств в инструменты, необходимые для решения типичных проблем, возникающих в ходе управления проектами.
сотрудников ощущают сильное давление из-за темпов и сроков реализации проектов.
имеют доступ к программному обеспечению для управления проектами.
Как помочь подчинённым успешно реализовывать проекты?
Узнайте, какая поддержка необходима вашим сотрудникам, и сделайте соответствующие вложения.
Сделайте необходимые инструменты и ресурсы доступными для всех, кто занят в проектной деятельности.
Предоставьте подчинённым возможность регулярно давать обратную связь, чтобы знать их потребности.
Хотите ознакомиться с другими выводами?
Создание эффективных, надёжных и масштабируемых процессов невозможно без опоры на данные, однако большинство сотрудников не имеют постоянного доступа к информации о завершённых проектах.
сотрудников приходится вручную информировать начальство о выполняемых задачах.
респондентов отмечают, что не получают регулярных сведений о ходе реализуемых проектов.
сотрудников сообщают, что им трудно получить информацию о завершённых проектах и о том, какие процессы были при этом задействованы.
Как сделать так, чтобы у каждого сотрудника всегда был доступ к необходимым сведениям?
Разместите все данные о проектах и процессах в одном месте.
Автоматизируйте задачи, чтобы сэкономить время, избавиться от типичных проблем и своевременно предоставлять сотрудникам нужную информацию.
Анализируйте завершённые проекты, чтобы обсудить приобретённый опыт и выстроить масштабируемые, воспроизводимые процессы на его основе.
Хотите ознакомиться с другими выводами?
Никто не отменял соблюдение сроков, однако успешной реализации проектов больше всего мешает плохо налаженная повседневная работа.
сотрудников указывают, что в ближайшем будущем проектные команды могут оказаться в ситуации, когда необходимо реализовать проект в условиях недостатка ресурсов.
специалистов, занятых в проектной работе, считают, что в будущем сроки реализации проектов останутся прежними (т. е. темп работы не удастся снизить даже при отсутствии необходимых инструментов и ресурсов).
респондентов испытывают меньше стресса, когда работа над проектом идёт по-настоящему эффективно.
Как оптимизировать повседневную работу при сжатых сроках и в условиях недостатка ресурсов?
Оптимизируйте повторяющиеся трудоёмкие процессы там, где это возможно, чтобы сотрудники могли сосредоточиться на более важных обязанностях.
Разместите все данные о проектах в одном месте, чтобы у каждого сотрудника был доступ к актуальной информации.
Узнайте, какие ресурсы необходимы для успешного завершения проекта. Подготовьте запасной план на случай, если понадобится перераспределить ресурсы или сократить бюджет.
Как бы ни называлась ваша должность, весьма вероятно, что вы столкнётесь с управлением проектами. При этом вы можете ощущать недостаток ресурсов и поддержки.
сотрудников сообщают, что занимаются управлением проектами по необходимости, хотя такая деятельность не включена в их официальные должностные инструкции.
специалистов, занятых проектной работой, указывают, что в их командах регулярно ощущается недостаток сотрудников.
сотрудников чувствуют сильное давление из-за темпов и сроков реализации проектов.
Каким образом можно оптимизировать проектную работу, чтобы предотвратить выгорание и создать надёжные масштабируемые процессы?
Автоматизируйте повторяющиеся задачи, чтобы сэкономить время, повысить эффективность процессов и избежать задержек в реализации проектов.
Сделайте информацию доступной: обратите внимание сотрудников на то, как важно иметь доступ к сведениям о реализации проектов и программам, а также обмениваться опытом с коллегами.
Обратитесь к руководству с просьбой внедрить инструменты, необходимые для планирования, отслеживания задач и управления проектами.
Хотите ознакомиться с другими выводами?
Which of the following best represents your role at your company?
You may think you’ve adequately invested in the right project management tools… but what do your teams really think?
of respondents say their company is not investing enough in the tools needed to address common project management challenges.
of people are overwhelmed by the pace of their projects and deadlines.
of people have access to formal project management software.
So, how can you better set up your employees and projects for success?
Identify the types of project support your employees need, and invest appropriately.
Ensure that all those working on project-based work have access to effective tools and resources.
Create ways for employees to regularly leave feedback so you can stay on top of the needs of your people.
Ready to dive into all the findings?
Visibility is crucial to creating streamlined, sustainable processes that scale – but the majority of workers don’t reliably have insight into past projects.
of people have to manually update their boss on what they’re doing.
of respondents say they aren’t getting regular updates on projects across the company.
of people say they face challenges accessing learning and processes from past projects.
So, how can you ensure everyone has access to the information they need, when they need it?
Create one place that houses all project and process-related details that everyone can access.
Leverage automation to save valuable time, eliminate process bottlenecks, and ensure the right people are looped in at the right time.
Conduct postmortems to discuss learnings from past projects and use that knowledge to build scalable, repeatable processes that people can use for future efforts.
Ready to dive into all the findings?
Deadlines are what they are – but the biggest source of project dysfunction is actually the “middle work.”
of people expect their company to ask project teams to accomplish even more with less in the near future.
project professionals expect deadlines to stay the same moving forward (i.e. things aren’t slowing down, regardless of if they have the resources or tools to be successful).
of respondents say their stress levels are lower when projects run smoothly from start to finish.
So, how can you ensure that the day-to-day work runs more smoothly — even with tight time and resources?
Eliminate repetitive, manual processes wherever possible so your team can focus on the most impactful work.
Create one place to house all project-related details so everyone has access to what they need – and they can be confident that it’s up-to-date.
Identify all necessary resources to get your project over the finish line. Plus, have a contingency plan in place if you need to reallocate resources or pull back on budget.
Regardless of your job title, it’s likely that you end up managing projects. But that doesn’t mean you have the proper support to do your work effectively.
of people say they step into the role of project manager out of necessity, even if it’s not part of their official job description.
of all project teams who report being understaffed on a regular basis.
of people say they are overwhelmed by the project pace and deadlines.
Since project-based work likely isn’t going away anytime soon, how can you work smarter — both to prevent burnout and create more sustainable, scalable processes?
Automate repeatable processes to avoid time spent on redundant tasks, workflow bottlenecks, and project delays.
Eliminate knowledge silos by advocating for visibility into project and program status and cross-functional learnings.
Ensure you have the proper support to plan, track, and manage your project from ideation to execution by encouraging leadership to invest in the right tools.
Ready to dive into all the findings?
