Как Whirlpool обеспечивает контроль в режиме реального времени и согласование на региональном уровне

Если вы работаете в международной компании-производителе бытовой техники и отвечаете за управление большим портфелем проектов, включающим примерно 400 отдельных проектов в пяти регионах по всему миру, вам нужна полнофункциональная система, чтобы следить за всем. Вот почему Тиаго Цаппароли, старший инженер по планированию в Whirlpool Corporation, обратился к Smartsheet, чтобы обеспечить слаженную работу всех руководителей, задействованных в доверенных ему проектах по производству стиральной и сушильной техники.

Слаженность работы достигается с помощью средства отслеживания на основе Smartsheet. Это «Матрица управления портфелем проектов», в которой сводятся данные по всем 400 проектам, включая ответственных за каждый проект и задачу, ключевые показатели эффективности, открытые, завершённые и отложенные задачи, а также многое другое. «Я с самого начала замыслил предоставить всем руководителям проектов эффективную систему с уникальными возможностями», — объясняет Цаппароли.

Инновационный способ использования Smartsheet позволил получить целостное представление всего региона с возможностью отслеживать статус как проектов в целом, так и их отдельных задач в реальном времени. Комплексное средство отслеживания сначала было развернуто в Бразилии, благодаря чему изменился подход к повседневной работе и взаимодействию между 10 руководителями проектов и межфункциональными менеджерами в этом регионе. «В апреле 2018 года мы начали развертывание в США, и положение дел изменилось и здесь», — рассказывает Цаппароли.

Для ведущего мирового производителя бытовой техники цель внедрения Smartsheet заключалась в том, чтобы предоставить всем заинтересованным лицам «общий доступ к уникальной таблице с широкими возможностями». В результате были получены следующие преимущества:

• Быстрый и легкий импорт существующего портфеля проектов, благодаря чему запуск решения в регионе занимает всего два дня.

• Цветовая кодировка для быстрого определения статуса проекта на каждом этапе и задач, требующих внимания.

• Точные и понятные отчёты для всех уровней: рядовых сотрудников, руководителей среднего звена и высшего руководства.

• Быстрые запросы изменения, повышающие эффективность работы руководителей проектов.

• Легкая передача обязанностей в период болезни или отпуска сотрудника, при пропуске собрания или увольнении.

После внедрения в Бразилии и США Цаппароли провёл развёртывание в остальных трёх регионах и помог развернуть собственные средства отслеживания на основе Smartsheet четырём другим подразделениям Whirlpool. Платформу Smartsheet оценили как бизнес-пользователи, так и руководство. В недавнем опросе 100 процентов пользователей согласились с тем, что решение на основе Smartsheet — это «эффективный инструмент для отслеживания проектов», который «помогает следить за сроками выполнения задач». Комментарии к опросу подтверждают успех решения:

«отличная видимость портфеля проектов», «мне нравится возможность упорядочивать и отслеживать работу, предоставляемая Smartsheet», «быстрый и простой доступ ко всем данным в одном месте очень помогает в работе».

Для Цаппароли главный итог его усилий — это то, что люди пользуются системой. «Нужно прислушиваться к своим «клиентам», ведь если они не видят преимуществ или если система создаёт препятствия в их повседневной работе, ею просто перестают пользоваться, — считает он. — Наши главные клиенты — руководители проектов, и для них преимущества очевидны. Они получили возможность держать проекты под контролем. Межфункциональные менеджеры также довольны, так как теперь они могут лучше следить за проектами, а высшее руководство точно знает, чем может помочь».