Новый подход неправительственной организации сулит кардинальные изменения в глобальном здравоохранении

С помощью Smartsheet команда смогла улучшить управление своими проектами и снизить административные накладные расходы, сконцентрировав внимание на разработке решений для медицинского ухода за теми, кто нуждается в этом больше всего.

Промышленность

  • Некоммерческие организации

Размер организации

  • Среднее предприятие (50–999 сотрудников)

Регион

  • Всемирный

Сценарии использования

  • Управление данными
  • Отчеты

Приближая победу над болезнью

Рабочая группа по вопросам глобального здравоохранения, неправительственная организация, которая занимается вопросами сдерживания и искоренения инвалидизирующих заболеваний, использует Smartsheet для отслеживания работ и формирования отчётов по почти 200 проектам.

Когда мы ещё не пользовались Smartsheet, один из наших спонсоров попросил показать текущие результаты в программе, в которой мы на тот момент работали. Три человека готовили отчёт три дня. Теперь это могу сделать я одна за три минуты».

Элисон Снайдер (Allison Snyder), специалист по поддержке проектов

 

Рабочая группа по вопросам глобального здравоохранения — это некоммерческая организация, которая концентрирует свои усилия на улучшении жизни сотен миллионов людей по всему земному шару и реализует 14 программ по сдерживанию и искоренению инвалидизирующих заболеваний. Эти люди организовали Центр по борьбе с забытыми тропическими болезнями, который разрабатывает инструменты и методы для борьбы с пятью подобными заболеваниями, которым подвержены более одного миллиарда людей по всему миру.

«Наша исследовательская работа заключается в ликвидации пробелов и преодолении барьеров на пути к искоренению забытых тропических болезней», — объясняет Марианна Стивенс (Marianna Stephens), старший заместитель директора по специальным программам. Целевая группа помогает министерствам здравоохранения решить задачу доставки в нуждающиеся регионы лекарств для профилактики этих болезней. Конечная цель их совместной работы с местными партнёрами — оказание помощи странам в сдерживании и искоренении болезней согласно целям, установленным Всемирной организацией здравоохранения.

В послужном списке организации — почти 200 исследовательских проектов в 55 странах мира. По словам Марианны, необходимо ускорить проведение исследований для скорейшего получения результатов, чтобы наконец закрыть существующие пробелы и преодолеть все препятствия.

Время, потраченное впустую в поисках критически важной информации

Несмотря на очевидную срочность работы, команда Марианны часто увязала в административной рутине, иногда во вред более важным делам. «Самое интересное в моей работе — это командировки в проблемные регионы, — признаётся Марианна. — Я схожу с самолёта и сразу же чувствую, что я там, где должна быть. Моя команда стремится работать в поле, в регионах. При этом на нас сваливается кипа административной работы, связанной с проведением исследований, и мы часто вязнем в ней».

Например, сбор информации для отчётов перед спонсорами и партнёрами отнимал по несколько дней у нескольких членов команды. Информация по проекту в основном велась в очень длинной таблице, а сопутствующие документы хранились в разных местах. «Приходилось бесконечно прокручивать страницу, чтобы найти нужный проект», — сетует Челси Толедо (Chelsea Toledo), заместитель директора по коммуникациям и развитию.

«У нас было море подробной информации обо всех исследованиях, в которых мы принимали участие, но вся она была раскидана по разным местам», — добавляет Элисон Снайдер (Allison Snyder), специалист по поддержке проектов.

Один раз команде нужно было определить, в скольких проектах и при исследовании какого заболевания применялось конкретное диагностическое устройство. «Я нашла нужные документы, но не нашла в них этой информации. Затем я обратилась к двум своим коллегам, и мы уже втроём попытались что-то отыскать, — вспоминает Марианна. — Мы убили на это почти три дня».

Осознание того, что время было потрачено просто на поиск информации, подтолкнуло её в сторону Smartsheet. «Я знала, что должна быть система, которая сделает нашу работу более эффективной. Убедить в этом шефа не составило большого труда», — говорит Марианна. Команда решила взять платформу Smartsheet на вооружение и развернуть на ней всю программу проектов.

«При знакомстве со Smartsheet нам сказали, что эта система поможет отслеживать работы и формировать отчёты по огромному количеству проектов в длинном списке стран, — говорит Патрик Ламми, доктор наук, старший научный сотрудник Целевой группы. — Я всегда скептически отношусь к новым компьютерным программам, однако это решение отлично поработало на нас, и я могу сказать, что на текущий момент мы очень сильно зависим от него».

Больше времени на помощь регионам

Smartsheet позволяет команде оптимизировать подход к управлению проектами и снизить административные накладные расходы. «Smartsheet дал нам возможность свести всё в единую систему с понятным интерфейсом, где можно было бы хранить всю информацию и где мы могли бы разработать что-то для наших замысловатых процессов», — говорит Элисон.

В Smartsheet команда отслеживает свои исследования от начала и до конца. Члены команды пользуются формами для внесения данных, а затем управляют проектами с момента запуска и вплоть до завершения: заключение договоров, планирование работы «в поле», заказ материалов и пр. Это существенно ускорило поиск нужной информации. «Стало гораздо проще формировать отчёты и находить ответы на вопросы наподобие "Что было сделано в этом квартале?", "По каким проектам были опубликованы статьи?" и "Что это за статьи?", — говорит Челси. — Причём эти самые статьи прикреплены тут же в нужной строке. Вообще никаких проблем. Вот так».

«Мне не нужно искать десять разных вещей в десяти разных местах. У меня всё в одном месте, — добавляет Элисон. — Я могу послать коллегам ссылку, и у них всегда будет актуальная информация — даже по мере того, как я вношу в нее изменения со своего рабочего места».

«Когда мы ещё не пользовались Smartsheet, один из наших спонсоров попросил показать текущие результаты в программе, в которой мы на тот момент работали, — говорит Элисон. — Три человека готовили отчёт три дня. Теперь это могу сделать я одна за три минуты».

При этом данные по программе проектов доступны каждому члену команды, поэтому, если кто-то находится в пути и не имеет доступа в Интернет, коллега может найти для него актуальную информацию. Как-то Марианна поехала в Кералу, штат в Индии, запускать клинические испытания. Команда на месте не знала, была ли информация по бюджету корректной. Тогда Марианна зашла в Smartsheet и выгрузила данные. «Это мне действительно помогло, — признаётся она. — Я понимала, что информация, которую я выгрузила, была абсолютно актуальной». Со Smartsheet контроль версий больше не является проблемой.

Прозрачное общение со спонсорами

Smartsheet также помогает команде повысить точность и актуальность годовых отчётов перед тремя основными жертвователями: Фондом Билла и Мелинды Гейтс, Агентством международного развития США, а также британской организацией UK Aid.

Раньше формирование ежегодных отчётов для каждого из них могло занимать по несколько месяцев. «Теперь, — говорит Марианна, — мы можем составить комбинированный годовой отчёт вместо трёх отдельных. Мы можем выгрузить данные, сформировать отчёты и наглядное представление в панелях мониторинга всего за пару недель. Это делает общение со спонсорами кристально прозрачным».

Команда также использует панели мониторинга для отчётности по результатам исследований перед партнёрами, чтобы определить, куда двигаться дальше. Марианна рассказывает: «Мы можем выгрузить подробную информацию из таблицы и представить её в наглядном виде секторной диаграммы, графика или карты, чтобы чётко показать, над чем мы сейчас работаем».

Такая визуализация позволяет команде легко делиться своими изысканиями с простыми людьми и партнёрами в регионах, с которыми она работает. При этом затрачивается куда меньше времени на административную рутину. «Smartsheet позволяет нам использовать единую платформу во всей нашей работе и делать максимальный акцент на полевых исследованиях», говорит Марианна.

«Благодаря Smartsheet мы становимся ближе к достижению глобальной цели — искоренению болезней, обозначенных ВОЗ, — добавляет Элисон. — Я руковожу 188 проектами, которые затрагивают жизни миллионов людей во всем мире».

Патрик добавляет: «Я занялся этим, потому что верю: если у нас есть возможность избавиться от болезней, мы обязаны это сделать. Быть частью научных исследований, которые позволяют нам двигаться к достижению этой цели — это стоит всех наших усилий. Сложно переоценить возможность сэкономить время [благодаря Smartsheet], чтобы посвятить его исключительно научной работе».