Spartan Race преодолевает препятствия с помощью Smartsheet

Участие в мероприятиях Spartan Race запоминается на всю жизнь. Участники фирменных состязаний компании: 5K Sprint, 10K Super и полумарафона Beast — преодолевают всевозможные препятствия на маршрутах в разных регионах мира. В этих соревнованиях участвуют как профессиональные спортсмены, так и новички. Сотрудники Spartan Race Inc. исполнены энтузиазма. Их вдохновляет то, что организованные компанией забеги меняют жизни людей в лучшую сторону. Но под влиянием вдохновения часто возникает ситуация, которую вице-президент по производственной эффективности и директор по персоналу Роб Найтцель (Rob Neitzel) называет визитом «феи идей». В таких случаях Smartsheet помогает организации принимать разумные решения, чтобы новые интересные инициативы не помешали выполнению стратегических планов.

«Участие в забеге — невероятный опыт, — говорит Роб. — Всё начинается с участников; в них таится волшебный потенциал. Но у компании-организатора должна быть команда профессионалов, которые заботятся о достижении необходимых финансовых результатов, чтобы обеспечить процветание бизнеса в течение многих лет».

Чтобы планировать и проводить забеги в разных точках мира, функциональные рабочие группы, занимающиеся логистикой, маркетингом, работой со спонсорами и мерчандайзингом, должны слаженно работать и согласовывать свои действия. Когда Роб Найтцель присоединился к Spartan, он обнаружил, что рабочим группам разной направленности трудно эффективно взаимодействовать между собой. Ключевой составляющей этой проблемы было то, что разные команды использовали собственные инструменты для организации и планирования своей части работы: от электронной почты до электронных таблиц и приложений для создания презентаций. Отсутствовал общий подход, который позволял бы каждому участнику получать необходимую информацию.

Роб решил внедрить метод «бейсбольной карточки», который он применял будучи рейнджером в армии. При таком подходе цели, стратегии и тактики всех рабочих групп или проектов отображаются в согласованном представлении. При выполнении военных операций команды носили с собой и вручную обновляли бумажные карточки, но Роб понимал, что Spartan требуется программное решение с возможностью доступа из всех офисов компании и мест проведения забегов. Его коллега, директор по мероприятиям в США, подумал, что Smartsheet может разработать цифровую бейсбольную карточку, которая объединит рабочие группы Spartan.

«Я искал программное обеспечение, которое работало бы вместе со мной и представляло собой настраиваемое решение, а не готовый стандартный продукт, — объясняет Роб. — Я обратился к рабочей группе Smartsheet; мы провели несколько совещаний, и они представили мне вариант бейсбольной карточки. И каждый раз, когда я просил их модифицировать что-либо, они делали всё именно так, как мне было нужно. Благодаря этим возможностям и готовности рабочей группы сотрудничать со мной, я остановил выбор на Smartsheet».

Сегодня Роб Найтцель использует Smartsheet, чтобы отслеживать статус и проблемы в каждом из 14 основных бизнес-подразделений. Решение показывает все зависимости, например дизайн сувенирной продукции, который нужен маркетинговой рабочей группе для создания дисплейной рекламы, или требования спонсоров, необходимые рабочим группам на местах, чтобы спланировать размер и количество баннеров в зоне финишной линии. Рабочие группы используют панели мониторинга для предоставления отчётов заинтересованным лицам, а с помощью функции календаря Smartsheet можно планировать размещение публикаций в социальных сетях.

По оценкам Роба, он экономит примерно пять часов в неделю. Это время, которое он раньше тратил на изучение разрозненных отчётов и электронных писем для понимания статуса проекта. Теперь всё у него под рукой. Его потенциальным клиентам больше не нужно планировать встречи с ним, чтобы обсудить свои проекты: Роб может самостоятельно получить информацию, а затем сообщить о своих вопросах или сомнениях. По словам Роба, одно из главных преимуществ — возможность справляться с «феей идей», чтобы не позволять постоянному потоку хороших новых идей срывать имеющиеся планы.

«К сожалению, у нас нет неограниченных ресурсов, мы вынуждены выбирать то, что важнее, — говорит Роб Найтцель. — Если я наглядно вижу приоритетные проекты и их результаты, то могу понять, какова цена — не только в денежном выражении, но и в том смысле, насколько замедлится выполнение других задач. Поэтому, когда наш генеральный директор Джо Де Сена (Joe De Sena) хочет ввести новую линию сувенирной продукции в середине квартала, я могу просмотреть планы моего вице-президента по мерчандайзингу и объяснить Джо, что добавление новой продукции помешает нам получить 3,2 млн долларов дохода. Раньше мы бы, скорее всего, решили просто побольше поработать и сделать это. Но благодаря визуальному представлению «бейсбольной карточки» мы можем увидеть влияние этой инициативы на наши общие цели и принять правильное решение».

Вместе со своим партнёром по работе с клиентами из Smartsheet Роб Найтцель разрабатывает панели мониторинга для международных рабочих групп, координирующих мероприятия Spartan Race по всему миру. Также используется система контрольных списков для планирования и проведения соревнований. Она позволяет вводить данные о мероприятиях непосредственно в главную систему. Это упрощает анализ забегов после их проведения, помогая улучшать будущие мероприятия. По мере того как рабочие группы Spartan внедряют это решение в свою работу и всё больше его используют — а это происходит легче, чем надеялся Роб, — возможности продолжают расширяться.

«Любая программная система зависит от людей, процесса и технологии, — говорит Роб Найтцель. — Технология Smartsheet надёжна и стабильна, сотрудники компании отзывчивы к потребностям клиента и всегда готовы помочь. Но что действительно выделяет эту компанию на фоне других — это поддержка клиентов и способность содействовать нашей компании в обучении персонала, отвечать на вопросы и помогать каждому нашему сотруднику максимально использовать возможности инструмента. Именно это я называю партнерством. Это что-то особенное, и это то, почему я хочу работать со Smartsheet».