SEIU 775 Benefits Group автоматизирует планирование и отчётность и обеспечивает более эффективное обучение специалистов по уходу с помощью Smartsheet

Почти 50 000 специалистов по уходу во всем штате Вашингтон пользуются услугами обучения и льготами от компании SEIU 775 Benefits Group. Организация предлагает профессиональное обучение, подбор работы, комплексное медицинское обслуживание и гарантированное пенсионное обеспечение для людей, которые ухаживают за пожилыми людьми и инвалидами. SEIU 775 Benefits Group также сотрудничает с работодателями и отраслевыми поставщиками, стремясь реализовать свою миссию по поддержке специалистов по уходу.

Группа логистики и планирования компании с помощью программного обеспечения Smartsheet управляет проектами для организации обучения, отслеживания учебных мероприятий и контроля посещаемости виртуальных и очных занятий для специалистов по уходу. "Smartsheet облегчает нашу жизнь благодаря автоматизации, а это значит, что мы, в свою очередь, способны облегчить жизнь и тем, кто ухаживает за больными", — говорит Сара Пурди (Sarah Purdy), координатор программы обеспечения посещаемости в SEIU 775 Benefits Group.

Одна из целей организации — упростить специалистам по уходу доступ к обучению и сопутствующим материалам, где бы они ни находились. "Мы пытаемся улучшить жизнь людей, которые заботятся о других", — говорит Кристл Макмастер, старший руководитель программы логистики и планирования SEIU 775 Benefits Group. Для этого компания SEIU 775 Benefits Group должна предоставлять обновлённые расписания занятий и данные о зачислении как специалистам по уходу, так и своим партнерам, которые обеспечивают обучение, включая сертификацию и непрерывное образование.

Однако контроль точности данных представлял собой сложную задачу. "Мы — команда из шести человек, и все работали с не связанными между собой системами, — говорит Ким Сатер (Kim Suther), менеджер группы логистики и планирования SEIU 775 Benefits Group. — Кроме того, инструкторы в моём подчинении используют разные системы для контроля посещаемости. Нам было трудно увязать всё между собой".

В результате в компании SEIU 775 Benefits Group применялось множество обходных решений на базе ручных процессов для обновления расписаний и контроля посещаемости. "Задачи, которые сначала занимали 15 минут, по мере роста наших программ отнимали у нас уже часы", — говорит Макмастер. Например, для обновления расписания занятий приходилось вручную составлять календарь и распечатывать его для каждого преподавателя в каждом из десятков мест. "Я носил с собой папки с календарями, что было неэффективно", — рассказывает Макмастер.

Некоторые сотрудники SEIU 775 Benefits Group уже работали со Smartsheet и посоветовали отделу обучения использовать это приложение для решения проблем. "Я активно работал со Smartsheet достаточно долго, чтобы понять некоторые функции и возможности этого решения", — говорит Макмастер. Для начала организация использовала Smartsheet для составления списка занятий, где каждому занятию соответствует отдельная строка. Затем отдел обучения связал данные о занятиях с новой таблицей с обновляемыми данными о зачислении. Кроме того, компания SEIU 775 Benefits Group создала рабочие пространства Smartsheet для преподавателей и поставщиков услуг. В каждом рабочем пространстве отображаются панели мониторинга с обновлённой информацией о занятиях и отчёты для контроля посещаемости.

SEIU 775 Benefits Group использует Smartsheet для автоматической рассылки напоминаний инструкторам о необходимых действиях или изменениях в расписании, таких как отмена занятий или появление новых инструкторов. Организация также использует приложение Smartsheet Calendar для просмотра расписаний и информации о внутренних проектах в режиме реального времени. Кроме того, отделы управления проектами и коммуникаций SEIU 775 Benefits Group применяют Smartsheet в планировании и отслеживании проектов.

Надёжный контроль и повышенная эффективность

SEIU 775 Benefits Group использует Smartsheet для упорядочивания информации о занятиях и расписаний, что помогает специалистам по уходу и инструкторам оставаться в курсе происходящего. "Раньше наши данные хранились в разных местах, и было неясно, как они связаны между собой, — говорит Макмастер. — Приходилось в них копаться и разбираться, как всё работает. Smartsheet сводит все данные в одном месте, все они связаны между собой и отлично видны". С помощью приложения Smartsheet Calendar компания SEIU 775 Benefits Group обновляет данные в цифровом календаре. Это помогает инструкторам и отделам планирования лучше отслеживать изменения.

Организация повысила свою эффективность. Возможности автоматизации Smartsheet позволили сократить объём работы, ранее выполнявшейся вручную. "Я стараюсь сделать как можно больше, приложив как можно меньше усилий, и автоматизация в Smartsheet позволяет этого добиться", — говорит Макмастер. — Благодаря Smartsheet мы можем тратить время на повышение продуктивности нашего труда. Это соответствует целям нашей организации — добиваться реального эффекта и помогать сотрудникам по уходу лучше выполнять свою работу".

Лучшее обучение для специалистов по уходу

Благодаря повышению эффективности и продуктивности SEIU 775 Benefits Group теперь может обеспечить специалистов по уходу, инструкторов и партнеров всеми необходимыми ресурсами для обучения и тренингов. "Решение Smartsheet помогло нам не только стать эффективнее внутри организации, но и предлагать более качественную информацию нашим партнёрам", — говорит Пурди. Например, организация отправляет данные о посещаемости из Smartsheet в хранилище данных и сопоставляет эту информацию с учебными требованиями. "Благодаря этому данные об учебном процессе оказываются точнее, поэтому специалисты по уходу точно знают, сколько им осталось пройти для получения сертификата, — говорит Сатер. — Специалисты, которых мы обслуживаем, помогают самым уязвимым людям общества, и одна из наших целей — помочь им максимально тщательно подготовиться к выполнению своей работы".

Гибкая адаптация к онлайн-обучению

Гибкие возможности Smartsheet также помогли компании SEIU 775 Benefits Group перейти на виртуальное обучение и тренинги во время пандемии. "Мы были вынуждены на время прекратить работу, а затем начали предлагать обучение в режиме онлайн, что оказалось очень сложно, — говорит Кэтрин Смит (Katherine Smith), директор по учебному процессу SEIU 775 Benefits Group. — Нам пришлось не только возобновить занятия, но и потратить много времени на разработку программы для онлайн-обучения. Со Smartsheet мы смогли всё это организовать и продолжить работу в самый непредсказуемый период".

В настоящее время SEIU 775 Benefits Group расширяет использование Smartsheet в своих отделах обучения, тренингов и обеспечения посещаемости. "Мы продолжаем внедрять всю систему планирования, включая учебный процесс в аудиториях и учёт обучающихся вплоть до контроля посещаемости, — говорит Сатер. — Smartsheet оказался очень гибким инструментом, и мы будем продолжать поиск новых удобных способов работы с ним в наших командах".

Дополнительные сведения об этой истории см. в нашем анализе примера из практики.