Securitas использует Smartsheet, чтобы упростить управление портфелем проектов и помочь руководителям в принятии стратегических решений

Более 10 000 организаций по всему миру доверяют Securitas защиту своих сотрудников, имущества и интеллектуальных ресурсов. Компания предлагает комплексный портфель технологий и услуг в сфере обеспечения безопасности: охрана стационарных объектов, группы быстрого реагирования, пультовая охрана, радиоэлектронная защита информации, пожарная и техническая безопасность, а также управление корпоративными рисками.

С помощью Smartsheet ОУП Securitas осуществляет управление портфелем и проектами (PPM) в организации. "В Smartsheet все процессы отображаются на одном ресурсе, — говорит Фрэнк Чиокко (Frank Chiocco), руководитель ОУП в Securitas Security Services USA, Inc. 

— Кроме эффективного взаимодействия с компонентами, платформа предоставляет пользователям возможность создавать простые элементы, сложные функции и отчёты".

Несколько лет назад, до внедрения Smartsheet, компания Securitas развернула инициативу по корпоративной трансформации, которая предусматривала обновление внутренних систем и процессов в важнейших областях, в частности, начисления заработной платы, финансов и подбора персонала. В результате ОУП организации был перегружен новыми проектами. "В нашем портфеле внезапно появились 40 новых проектов, которыми необходимо было управлять, — рассказывает Лариса Захарчук, вице-президент по вопросам управления бизнес-процессами в ИТ, Securitas Security Services USA, Inc. — Нам следовало организовать каждый проект, сопоставить его со стратегической целью и найти надлежащие ресурсы для выполнения соответствующих задач". Однако в компании не было инструментов для эффективного централизованного отслеживания всех проектов. 

"Все менеджеры проектов отслеживали рабочие процессы в разных таблицах с использованием различного ПО для управления проектами, однако ни один инструмент не обеспечивал эффективного взаимодействия. Мне также нужен был более действенный способ подготовки единого отчёта по всем управляемым проектам, чтобы помочь менеджерам в принятии стратегических решений", — делится Чиокко.

Кроме того, команда Центра совершенствования и отчётности ИТ хотела оптимизировать управление процессами, например, с помощью ресертификационного аудита, который проводился два раза в год, чтобы проверить наличие у сотрудников всех необходимых инструментов для успешного выполнения поставленных задач. "Мы пользовались различными программными инструментами для повторной сертификации в ходе аудита. Чтобы завершить два аудита в год, нам требовалось шесть месяцев — слишком долгий срок, — говорит Глэдис Лайли (Gladys Liley), руководитель Центра совершенствования и отчётности в отделе ИТ Securitas. — Кроме того, приходилось закупать стороннее программное обеспечение для проведения опросов, и мы хотели сократить затраты".

Компания также стремилась оптимизировать общее координирование и добиться большей системности в управлении проектами. "Нашему ОУП требовалось дальнейшее развитие, чтобы эффективно управлять проектами с момента создания и до закрытия, а также предоставлять в реальном времени актуальные сведения о ходе выполнения задач", — делится Чиокко.

Преимущества Smartsheet

ОУП Securitas решил внедрить платформу Smartsheet в связи с её гибкостью и поддержкой масштабирования. "На тот момент некоторые команды в компании уже пользовались Smartsheet, поэтому я ознакомился с платформой и понял, что с её помощью смогу оптимизировать управление проектами, — говорит Чиокко. — Кроме того, сферу использования платформы можно было расширить в необходимом масштабе".

В настоящее время компания Securitas использует Smartsheet для управления растущим портфелем проектов, в частности, Smartsheet Control Center — для отслеживания каждого проекта от запуска до завершения. "Smartsheet Control Center упрощает рабочие процессы для пользователей с определённым опытом разработки, но без специальных знаний в области программирования. Поскольку это инструмент малокодовой/бескодовой разработки, я смог с помощью шаблонов быстро разработать единое решение для управления портфелем и проектами, идеально соответствующее нашим потребностям", — рассказывает Чиокко.

Реализация стратегических целей

Securitas использует Smartsheet для реализации своих стратегических целей. Например, недавно компания запустила клиентский портал в рамках стратегической цели по цифровизации взаимодействия с клиентами. "Мы работаем в пяти регионах США, и в каждом регионе процессы взаимодействия с клиентами несколько отличаются, поэтому необходимо их унифицировать, — говорит Захарчук. — На портале клиенты могут ознакомиться с расписанием и узнать, какие охранники будут работать в том или ином месте, что улучшает видимость". Благодаря актуальным данным по проектам на панелях мониторинга Smartsheet заинтересованные лица и руководители Securitas могут оперативно принимать обоснованные бизнес-решения. Каждую неделю команда ОУП отправляет представителям высшего руководства представления проектов на уровне портфеля в рамках контроля за ходом реализации 40 проектов. 

"Поскольку вся информация о проектах доступна в Smartsheet в реальном времени, наше руководство может быстрее принимать стратегические решения о приоритизации проектов и регулировании объёмов выполняемых работ", — говорит Чиокко.

Securitas также применяет автоматизацию рабочих процессов в Smartsheet, чтобы отправлять данные по основным этапам проектов и напоминания ключевым заинтересованным лицам в ОУП. Компания поддерживает полную видимость портфелей проектов с помощью автоматизированных централизованных отчётов и панелей мониторинга. Кроме того, использование Smartsheet позволяет исключить ручной сбор данных, автоматизировать отслеживание проектов и портфелей и создание отчётов по ним и таким образом повысить эффективность рабочих процессов. С помощью панелей мониторинга высшее руководство может отслеживать статус каждого проекта и принимать меры в случае возникновения проблем.

Команда Центра совершенствования и отчётности ИТ также использует панели мониторинга Smartsheet, чтобы обеспечить наглядность и прозрачность для руководства и бизнес-партнёров. "Панели мониторинга Smartsheet — это единый достоверный источник информации и метрик в реальном времени, — считает Лайли. — Благодаря им участники команды могут самостоятельно получить все необходимые им данные".

Кроме того, в Smartsheet ОУП предоставляет владельцам проектов доступ к определённой информации для внесения изменений. "В Smartsheet руководители проектов могут вносить изменения в отдельные задачи, не просматривая все данные, связанные с проектом", — подчёркивает Чиокко. Чиокко также пользуется Data Shuttle — функцией, позволяющей загружать данные из различных баз данных в Smartsheet.

Централизованное проведение аудитов два раза в год и управление основными бизнес-процессами

В настоящее время команда Центра совершенствования и отчётности ИТ Securitas использует Smartsheet для централизации и оптимизации проводимых два раза в год ресертификационных аудитов. Отдел также применяет Smartsheet для управления корпоративными приложениями и соответствующими бюджетами. 

Отдел по вопросам оперативно-диспетчерского управления Securitas использует Smartsheet при подборе персонала и проведении собеседований с кандидатами на должность. Благодаря автоматизированному рабочему процессу, после подачи онлайн-заявки кандидат получает электронное письмо с доступными для собеседования слотами.

Команды отделов технологий и пультовой охраны используют Smartsheet, чтобы управлять соответствующими услугами с применением таких технологий, как технологии для мобильных устройств и охрана стационарных объектов, отслеживать проекты с момента запуска до реализации, а также проводить текущее техническое обслуживание.

Оптимизация и упрощение комплексного управления проектами

Благодаря Smartsheet ОУП Securitas автоматизировал и оптимизировал процессы управления проектами, упростив централизованное отслеживание 40 проектов от запуска до завершения и отказавшись от использования многочисленных электронных таблиц и других инструментов. "В Smartsheet Control Center все процессы автоматизированы, поэтому при создании и утверждении нового проекта вся связанная с ним информация автоматически попадает в представление на уровне портфеля", — говорит Чиокко.

Благодаря оптимизации управления проектами в Smartsheet Чиокко и другие участники команды тратят меньше времени на сбор данных по проектам и отслеживание бюджетов. 

"В рамках управления 40 проектами внесение изменений в сроки выполнения или контактные данные может занимать много времени. В настоящее время мы при необходимости быстро вносим в шаблон Control Center изменения, которые затем применяются ко всем существующим проектам, — говорит Чиокко. — Процесс занимает несколько минут, и мне больше не нужно открывать каждый из 40 проектов, чтобы обновить их статус".

Проведение аудитов вдвое быстрее 

Команда отдела управления безопасностью приложений Securitas с помощью Smartsheet может гораздо быстрее проводить аудиторские проверки два раза в год. 

"На данный момент мы проводим аудит примерно за полтора месяца, тогда как раньше на это уходило три, — говорит Лайли. — По завершении проверки мы можем сразу приступить к созданию метрик для отчётов благодаря автоматизации и панелям мониторинга в Smartsheet".

Помимо повышения эффективности процесса аудита, инструмент помогает Лайли и её команде снизить затраты на стороннее программное обеспечение по проведению аудита. "Нам не встречался на рынке инструмент, который бы предоставлял такие возможности", — говорит она.

Повышение видимости для отслеживания реализации проектов 

Благодаря Smartsheet ОУП Securitas имеет наглядное представление о деталях проектов и помогает руководителям проектов следить за их реализацией. 

"Когда руководитель проекта обновляет статус проекта в Smartsheet, эта информация автоматически записывается в виде рабочего процесса и поступает в отдельную таблицу, где я могу просмотреть последние данные по проекту и всю его историю на панели мониторинга, — говорит Чиокко. — Такая видимость позволяет отследить смену статуса проекта с зелёного на красный, побеседовать с владельцем проекта, чтобы выяснить причины замедления работы, а затем принять меры для её ускорения".

В настоящее время Securitas изучает возможность масштабирования Smartsheet на другие сферы деятельности организации, в которых может возникнуть необходимость оптимизации координирования и видимости процессов. "В настоящее время мы думаем о том, как Smartsheet может помочь ОУП с проектами, которые отличаются от общепринятых проектных форматов, — говорит Чиокко. — Это решение привнесло гибкость в наши рабочие процессы и повысило нашу эффективность. Кроме того, мы можем без лишних усилий масштабировать его по мере роста компании".

Ознакомиться с более подробной информацией о том, как компания использует наши решения, можно в соответствующей истории внедрения.