Создание контента и маркетинг намного ускорились в команде McLaren Racing благодаря использованию ПО Smartsheet и Brandfolder

McLaren Racing за рекордное время модернизирует свои рабочие процессы с помощью ПО Smartsheet, чтобы более качественно освещать гонки для партнёров и фанатов.

77x

faster distribution of race day footage and assets, with proper tags for searchability

9090TB

of footage migrated and made discoverable through centralised asset storage

800800

brand assets tracked in real-time for major marketing campaign and car launch

Промышленность

  • Живые выступления, путешествия и гостиничный бизнес

Размер организации

  • Крупное предприятие (2000–9999)

Регион

  • Европа, Ближний Восток и Африка (ЕБВА)

«Перейдя на Smartsheet, мы сразу увидели эффект. Независимо от того, работаете ли вы в отделе коммуникаций или в команде по проведению мероприятий, у каждого есть один центральный документ, что обеспечивает высокую прозрачность всей команды и повышает эффективность наших процессов».

Jessica Tomkins

Технический аналитик в McLaren Racing

В мире Формулы-1 скорость — это всё. Каждая миллисекунда на счету. На 2022 год у McLaren Racing большие планы. Это и участие в 22 гонках, и 8 главных событий сезона. Команда постоянно ищет способы увеличить свою продуктивность как на трассе, так и вне её.

Фото предоставлено McLaren Racing

Быстрее с автоматизацией

Одним из шагов в этом направлении стало сотрудничество McLaren с компанией Smartsheet. На первом этапе сотрудничество будет развиваться преимущественно в области маркетинга. Основная потребность команды McLaren с миллионами фанатов по всему миру заключалась в разработке эффективных способов координации деятельности и коммуникации.

Стюарт Робинсон (Stuart Robinson), старший специалист по бренду в McLaren Racing, пояснил: "Нельзя достичь успеха, не вкладываясь в процесс. Он определяет принципы работы, на которых основывается деятельность всех наших команд. Поскольку мы тесно сотрудничаем с компанией-организатором гонок, особенно в области услуг и брендинга, для нас крайне важно иметь отлаженные процессы, чтобы не упускать детали". Осуществлять это помогают такие инструменты, как Smartsheet.

Рассмотрим пример с координацией бронирования выставочных автомобилей. "Эти автомобили позволяют демонстрировать наш бренд по всему миру, например на партнёрских мероприятиях или на мероприятиях в Технологическом центре McLaren (McLaren Technology Centre). На них всегда есть спрос," — объясняет Джессика Томкинс (Jessica Tomkins), технический аналитик в McLaren Racing, и добавляет: "Поэтому нам так важно оптимизировать работу".

До перехода на Smartsheet весь процесс бронирования осуществлялся в основном вручную. При организации подготовки и перевозки выставочных автомобилей нужно учитывать множество факторов, таких как брендинг, доставка, меры безопасности, подбор персонала и не только. Для команды McLaren было важно систематизировать этот процесс так, чтобы вся необходимая информация предоставлялась заранее, а её сотрудники могли сосредоточиться на подтверждённых заказах. Теперь этот процесс налажен при помощи функции создания форм в Smartsheet. В них партнёры McLaren отправляют запрос на бронь с нужными данными, и отдел маркетинга компании сразу же получает соответствующее уведомление. По мере приближения мероприятия все занятые в проекте специалисты также получают автоматические оповещения. Таким образом как сотрудники компании, так и сторонние участники всегда знают, где находится та или иная машина.

"Перенос процесса бронирования автомобилей в Smartsheet сильно упростил нашу работу. Ранее он был очень трудоёмким. С помощью Smartsheet мы модернизировали нашу деятельность, так что теперь все участники могут отслеживать каждый её этап. Это особенно полезно, потому что у нас небольшая команда и важно делать всё быстро", — говорит Томкинс.

Фото предоставлено McLaren Racing

Фотографии со дня гонок

В команде McLaren есть специалисты по цифровому контенту, в чьи задачи входит создание и распространение снимков происходящего на трассе, гонщиков, персонала и обустройства гаража с минимальной задержкой от реального времени. В течение всего гоночного уикенда команда без остановки загружает, систематизирует и пересылает фотографии. Хотя речь идёт о цифровых данных, управлять ими раньше приходилось вручную. В частности, приходилось вручную проверять и загружать снимки в папки с активами, при этом сортируя их для отправки заинтересованным лицам, например СМИ или партнёрам. Иногда это занимало несколько дней, и получателям приходили фото решающих моментов гонок, когда само соревнование было уже давно позади.

McLaren удалось модернизировать этот комплексный процесс с помощью платформы Brandfolder компании Smartsheet. Благодаря технологиям искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения загруженные снимки автоматически маркируются за счёт распознавания логотипов. В хранилище активы сразу же сортируются и систематизируются, так что фотографии становятся доступными всего через несколько минут. Теперь отдел маркетинга, партнёры и СМИ могут легко и быстро находить и публиковать высококачественные фото с гонок на своих цифровых площадках. Это также упрощает взаимодействие с 9 миллионами подписчиков McLaren в Instagram. 

"Интеграция Brandfolder значительно упростила управление контентом. Благодаря этому наша команда может сосредоточиться на качестве, а не на количестве, что как раз и ценят наши фанаты," — рассказывает Джессика Томкинс, технический аналитик в McLaren Racing.

ПО для управления цифровыми активами позволяет удовлетворять индивидуальные запросы партнёров по контенту. Каждому из них предоставляется коллекция, в которую входит библиотека с автоматически отобранными фотографиями для маркетинговых кампаний. Сотрудникам McLaren больше не приходится создавать множество папок и использовать разные платформы для передачи материалов. Кроме того, группа по контенту видит, какие фото в библиотеке пользуются наибольшей популярностью, и может учитывать эту информацию во время следующих съёмок или соревнований. Это позволяет компании экономить время и уменьшает маркетинговые расходы. Томкинс добавляет: "Благодаря Smartsheet мы можем лучше организовать процесс создания и распространения контента, делая его доступнее для партнёров. В результате мы экономим время".

Brandfolder также упрощает хранение архивных материалов команды. На платформу переместили более 90 ТБ данных с физических носителей, что значительно упростило их поиск. Среди них снимки Айртона Сенны (Ayrton Senna), Мики Хаккинена (Mika Hakkinen) и старой фабрики, на смену которой пришёл Технологический центр McLaren. Можно сказать, что эти активы получили вторую жизнь.
 

Фото предоставлено McLaren Racing

Вперёд в будущее

В McLaren используются agile-методики, которые позволяют команде извлекать максимальную пользу из возможностей Smartsheet, оптимизируя функции инструментов для большей продуктивности.

"Когда мы перешли на Smartsheet, мы сразу заметили разницу. Все сотрудники, начиная с отдела коммуникаций и заканчивая группой по организации мероприятий, используют один главный документ. Благодаря этому мы всё делаем слаженно, общая продуктивность увеличивается", — отмечает Томкинс.

Переход на единый инструмент также положительно сказался на маркетинговых кампаниях. Хороший тому пример — запуск новых болидов. В сезоне 2022 года компания впервые выпустила 4 новых автомобиля на каждую серию гонок для команд McLaren’s Formula 1, IndyCar, Extreme E и McLaren Shadow eSports. "Выпуск машин затрагивает всю команду. Требуется работать сообща и выполнять несколько задач одновременно. В Smartsheet мы можем отслеживать прогресс в реальном времени в таблице, что также позволяет централизованно управлять 800 запросами на контент. Это существенно упростило нашу работу", — поясняет Томкинс.

Компания планирует продолжать оптимизировать работу в области маркетинга с помощью Smartsheet. "В 2023 году мы намерены переместить в рабочее пространство Smartsheet всё управление кампаниями по крупным маркетинговым инициативам", — говорит Мэтт Теннер (Matt Tanner), руководитель маркетинговых кампаний в McLaren Racing.

Робинсон подтверждает: "Когда мы достигаем успеха, это всегда благодаря совместной деятельности. Все в McLaren ответственны за высокий результат на гонках, будь то работники мастерской, создающие притягивающую взгляды ливрею, или наши партнёры, которые организуют интересные мероприятия".

McLaren планирует расширять области деятельности, в которых будет использоваться Smartsheet. В частности, планируется перенести в программу разнообразные процессы и чаще задействовать формы для оптимизации. Преимущественно это затронет такие сферы, как организация мероприятий и гостеприимство, а также управление активами и логистика. Подводя итоги, адекватные задачам инструменты позволяют не только оптимизировать внутренние процессы, но и своевременно и качественно отвечать на потребности партнёров.

Фото предоставлено McLaren Racing