С радостью спешу сообщить, что теперь всем клиентам Smartsheet с планами Enterprise и Premier доступна новая интеграция Smartsheet с DocuSign, ведущей платформой для ввода электронных подписей.
Сложно представить, как можно было бы ежедневно оформлять и завершать бизнес-процессы без каких-либо документов. Закрытие сделки, наём сотрудника, продление контракта и многое другое — все это нужно оформить документально и подписать, причём как можно скорее.
Только вот документы могут легко замедлить набранный темп деловой активности. На подготовку и подпись документов на не связанных между собой платформах уходит много времени, плюс это чревато дорогостоящими ошибками, особенно если число документов всё увеличивается. К тому же, после отправки документов на подпись бывает не так просто отследить их дальнейший ход и быстро прореагировать в случае затруднений.
Благодаря интеграции с DocuSign вы теперь можете беспрепятственно создавать важные документы, отправлять их на подпись и отслеживать статус их подписи — и всё это в Smartsheet, экономя время, уменьшая расходы, избегая ошибок и в итоге прокладывая своему предприятию путь вперёд.
Создание и отправка собственных документов за считанные минуты
В рамках интеграции с DocuSign, которая реализована в нашем построителе документов, сведены вместе два потока входных данных — существующий шаблон DocuSign и данные из вашей таблицы, позволяя создавать и отправлять документы с информацией, полученной из каждой строки таблицы. Выбрав один из шаблонов, вы сопоставите его с полями своей таблицы, чтобы назначить роли подписывающих лиц и изменить содержимое документа.
Вот пример. Предположим, я веду в таблице список соискателей вакансий и хочу воспользоваться интеграцией, чтобы быстро подготовить трудовые контракты для прошедших отбор кандидатов. Я назначу роли подписывающих лиц в шаблоне контрактов для столбцов «Соискатель» и «Специалист по найму персонала» из своей таблицы с соискателями, а затем подтяну другие поля таблицы, такие как «Должность», «Зарплата» и «Дата начала».
Я воспользуюсь пошаговым мастером построителя документов и, привычным образом перетаскивая поля, свяжу шаблон с таблицей буквально за пару минут.
Затем связанные таким способом шаблоны можно использовать для того, чтобы оперативно составлять и отправлять другие версии документов, содержащие до сотни строк таблицы за раз (либо добавлять их в папку черновиков DocuSign для последующей вычитки и правки). На самом деле всё это делается за четыре простых шага:
- Выберите строки.
- Откройте построитель документов.
- Нажмите кнопку «Создать» рядом с сопоставлением.
- Выберите вариант «Отправить с помощью DocuSign».
Построитель документов создаст специальный конверт для каждой строки и передаст в DocuSign для последующий отправки на подпись. После того как документ подпишут все стороны, подписанный экземпляр будет автоматически прикреплён к соответствующей строке таблицы для хранения и быстрого доступа.
Контроль статуса документов в реальном времени и оперативное принятие решений
Вы также можете отслеживать наличие подписей в каждом документе прямо в своей таблице. Просто включите функцию отслеживания в мастере построителя документов, и Smartsheet добавит в таблицу специальный столбец.
По мере обновления статусов в DocuSign та же самая информация сразу появится в данном столбце. Так вы и ваши коллеги с лёгкостью сможете отслеживать статус документов с помощью отчётов и панелей мониторинга. Вы также можете использовать столбец отслеживания для запуска автоматизированных рабочих процессов, такие как запись дат отправки и заполнения или архивация строки таблицы, после подписания всеми сторонами привязанного к этой строке документа.
Светлое будущее для электронных подписей в Smartsheet
Пока мы с нетерпением ждём историй о том, как ваша команда использует интеграцию с DocuSign для упрощения и масштабирования документооборота, у нас кипит работа над улучшениями платформы, которые запланированы на этот и последующие годы.
Вы можете узнать больше о построителе документов и интеграции с DocuSign в нашем Центре справки и обучения.
Нет учётной записи DocuSign, чтобы опробовать возможности интеграции? Хорошая новость — DocuSign предоставляет клиентам SmartSheet бесплатный 30-дневный пробный период.
