Автоматизация — одна из приоритетных задач для всех менеджеров, особенно в сфере ИТ-операций, где сложность и масштаб сочетаются с цифровыми нововведениями и стремительно растущим объёмом данных. Оптимизация рабочих ИТ-процессов очень важна, поскольку ИТ-команды сталкиваются с большим количеством повторяющихся и роботизированных задач, которые с годами накапливаются в виде технических недоработок.
И команды действительно активно автоматизируют ИТ-операции. Только такая автоматизация, к сожалению, в большинстве случаев носит фрагментарный, разобщённый характер и не связана с бизнес-стратегией. Автоматизация, ориентированная на бизнес-результаты, имеет больше смысла, но многие организации сначала автоматизируют процессы, а потом думают о возможных преимуществах для бизнеса. Автоматизация как тактический инструмент имеет низкую ценность и поэтому не особо приветствуется в большинстве организаций.
Более того, некоторые ИТ-организации пренебрегают созданием унифицированных рабочих процессов, которые могли бы стать хорошей целью для автоматизации.
Задача для ИТ-директоров
Согласно недавнему отчёту, 68 % предприятий не осознают выгоды от внутренних цифровых нововведений. В связи с этим ИТ-директора столкнулись с необходимостью продемонстрировать пользу соответствующих программ от ИТ-специалистов. Чтобы обеспечить успех цифровых преобразований, внедряемых ИТ-отделом, руководителям необходимо создавать более устойчивые команды, лучше управлять мощностями и строить динамичную модель доставки, которая может быстро адаптироваться при изменении целей и ключевых результатов. Благодаря автоматизации ИТ-организации могут добиться скорости и гибкости, необходимых для удовлетворения ожиданий в связи с новым подходом к организации рабочих мест.
Примеры использования автоматизации для управления ИТ-проектами
Существуют десятки вариантов использования автоматизации в ИТ: управление конвейером, планирование мощностей, создание и отслеживание проектов, документирование и соответствие юридическим требованиям.
1. Оркестрация конвейера. Централизация и автоматизация запросов на выполнение работ с возможностью моментального и полного представления незавершённых заданий и управления процессом утверждения для поддержания непрерывной работы загруженного ИТ-конвейера.
2. Планирование мощностей. В основном это внедрение автоматизированного мониторинга всего обширного ИТ-пространства для отслеживания использования ресурсов. Кроме того, автоматизация может помочь при приёме и увольнении ИТ-сотрудников и переназначении ресурсов в рамках ИТ-проектов.
3. Создание рабочих процессов и проектов. Темп реализации ИТ-проектов в современных реалиях очень высок. Такие инструменты автоматизации, как шаблоны стандартных рабочих процессов и макеты проектов, гарантируют менеджерам проектов непревзойденные консистентность и скорость работы.
4. Отслеживание проектов. Использование триггеров, основанных на событиях, для отслеживания сроков, хода работы, задач, выполнение которых сопряжено с риском, а также автоматизированная отчётность позволяют значительно сократить время, затрачиваемое на каждую из этих операций.
5. Документация. Использование шаблонов для создания ключевой документации, планирования и отслеживания проектов позволяет минимизировать ручные операции, связанные с контролем версий, планированием и отчётностью.
6. Соответствие требованиям. Критерии соответствия юридическим требованиям в компании постоянно меняются, что делает мониторинг и документирование положений крайне напряжённым и утомительным процессом. Создание автоматизированного и полностью интегрированного операционного процесса для постоянного мониторинга соответствия и отчётности может помочь организациям избежать подводных камней, связанных с несоблюдением требований.
Как проводить автоматизацию?
Безусловно, ИИ является приоритетом для большинства ИТ-директоров, поскольку он помогает компаниям использовать шаблоны данных и машинное обучение для применения прогнозной аналитики с целью улучшения процессов. Однако, учитывая значительные инвестиции, необходимые для оркестрации процессов на основе ИИ, малокодовая автоматизация по-прежнему остаётся предпочтительной, поскольку она расширяет круг тех, кто может создавать и развёртывать рабочие процессы и проекты.
Smartsheet предлагает множество вариантов малокодовой автоматизации для различных задач по управлению проектами и программами. Давайте рассмотрим некоторые из них.
1. Создание автоматизированных рабочих процессов
Автоматизированные рабочие процессы похожи на цифровую линию сборки. Их можно создавать в Smartsheet как с нуля, так и с помощью пользовательского шаблона. Триггеры, условия и действия компонуются так, что каждый исходный блок связан с одним или несколькими последующими. Например, можно установить триггеры в рамках проекта для оповещения людей о назначении им определённых задач, о приближении вех или даже для отслеживания и составления отчётов о проделанной работе.
2. Настройка рабочих процессов
В рабочие процессы можно добавлять условия, чтобы создать фильтр для определённого пути воздействия. Например, настроить автоматическую отправку электронного письма одному или нескольким людям при наступлении определённой даты в процессе выполнения задачи.
3. Создание оповещений в Smartsheet
Оповещения и напоминания можно добавлять в новый или даже существующий рабочий процесс, чтобы уведомлять людей и знать наверняка, что они получат необходимую информацию в нужное время. Оповещения носят ответный характер, поскольку информируют людей о том, что было выполнено то или иное действие. Напоминания носят проактивный характер и призваны держать команды в курсе важных дат и этапов, например напоминать о необходимости представить документы для предстоящего аудита на соответствие юридическим требованиям. Эти оповещения могут быть повторяющимися (ежедневными, еженедельными или другими) в зависимости от близости срока выполнения задачи.
4. Создание проектов и программ
Используйте набор шаблонов с таблицей метаданных, таблицей метрик и планом проекта, чтобы автоматически запускать проекты без необходимости создавать всё с нуля. Это можно сделать на уровне программы, в рамках которой будет автоматически создано рабочее пространство программы, состоящее из панелей мониторинга, таблиц вводных и сводных данных, а также исходных шаблонов макетов. При создании программы также будет создано приложение WorkApps для управления портфелем, что позволит формировать отчётность по всем итоговым проектам программы. Даже если запрос на проект поступает из сторонних систем, таких как Jira или ServiceNow, его можно с лёгкостью создать в Smartsheet.
5. Отчёт
В Smartsheet есть множество вариантов создания отчётов, при этом абсолютно вся отчётность автоматизирована. Отчёты можно составлять на уровне отдельных задач (например, если каждая строка — это задача, то можно составить отчёт по строкам) или на уровне программы/портфеля (с помощью группирования и создания сводки данных, взятых из нескольких таблиц). Кроме того, отчёты можно составлять на основе профиля пользователя.
Готовы автоматизировать ИТ-проекты и программы?
Пришло время устранить проблемные моменты в процессах, автоматизировать рутинные повторяющиеся задачи и сосредоточиться на более важной работе благодаря надёжной платформе автоматизации, основанной на правилах. Управлять крупными и сложными программами при ограниченном количестве ресурсов может быть непросто. Но вы можете сделать это с помощью автоматизации, которая обеспечит оперативную видимость всей цепочки ресурсов в реальном времени для удовлетворения спроса. Помогите командам повысить гибкость и эффективно реагировать на меняющиеся потребности организации. Узнайте больше о том, как использовать автоматизацию в Smartsheet.