We're sorry, the browser you are using is limiting the functionality of this website. To get the best experience, we recommend that you switch to an up-to-date fully supported web browser. If you feel that you have received this message in error, please contact us.

статья

Сделайте Smartsheet ещё более мощным и гибким инструментом с помощью кросс-табличных формул

by Dan Sills

По мере того, как рабочий процесс всё больше усложняется и вы получаете всё больше данных из разных источников, работа над несколькими таблицами одновременно становится нормой. Объединение данных из нескольких таблиц может быть непростой задачей, особенно при работе с большими объёмами данных. Мы рады объявить о добавлении в Smartsheet кросс-табличных формул, включающих в себя функцию VLOOKUP. Это одно из самых запрашиваемых нашими пользователями улучшений.

Кросс-табличные формулы фундаментально меняют способ управления данными в Smartsheet, предоставляя вам больше гибкости и возможностей для создания связей между получаемыми от всех ваших команд данными и информацией, независимо от того, в какой таблице эти данные находятся.  

Вместо того, чтобы повторно вводить одни и те же данные в несколько разных таблиц или вручную просматривать длинные таблицы для копирования и вставки или создания ссылок на ячейки, вы можете ввести формулу один раз в верхней части столбца и скопировать её в другие ячейки столбца. 

Кроме того, при добавлении новой строки ячейки будут автоматически заполняться соответствующими формулами. Это особенно успешно демонстрирует себя в таблицах, заполняемых с помощью форм. Информация для подстановки в формулу будет добавляться вместе с получением каждой новой формы, и вам не придётся постоянно отслеживать изменения в таблице.

Что такое кросс-табличная формула?

Кросс-табличная формула ссылается на данные из другой таблицы для выполнения вычислений или поиска данных из определённой ячейки.

Давайте посмотрим, как выполняется ссылка на другую таблицу в Smartsheet:

Формулы для поиска и подстановки обычно включают в себя VLOOKUP, INDEX, и MATCH. Функция VLOOKUP обычно используется для получения соответствующих данных из других таблиц. Например, при использовании VLOOKUP вы можете указать идентификатор клиента для поиска имени основного контакта для учётной записи и переноса этой информации в таблицу. При совместном использовании функции INDEX и MATCH предлагают дополнительный, более гибкий способ поиска информации по таблицам.

С данного момента функция LOOKUP в Smartsheet будет заменена на VLOOKUP, но все ваши уже существующие формулы, созданные с помощью функции LOOKUP, будут продолжать работать.

Улучшенный потенциал объединённых данных

Теперь вы можете объединять данные из разных таблиц, поэтому процесс организации данных станет более эффективным. Имея функции VLOOKUP, INDEX и MATCH у себя под рукой, вы сэкономите время, используя таблицы в качестве таблиц подстановки для переноса необходимой информации в другую таблицу. Вы также сократите количество ошибок, появляющихся в результате копирования и вставки или импорта и экспорта данных.

Давайте посмотрим на примере, как ИТ-менеджер использует кросс-табличные формулы VLOOKUP и COUNTIF для назначения и отслеживания ИТ-запросов.

Вы также можете использовать кросс-табличные формулы для сведения воедино данных для ваших отчётов и панелей мониторинга Sights.  Например, у вице-президента по продажам появилась необходимость посчитать количество потенциальных сделок для каждого квартала, добавить ожидаемую выручку из каждого региона и свести все эти данные в отчёт или панель мониторинга Sight. Используя функции SUMIF и COUNTIF в кросс-табличных формулах, можно будет быстро создать сводку из одной или нескольких таблиц и использовать её в виде исходной таблицы.

Ускоряйте выполнение задач благодаря кросс-табличным формулам

Наличие нужной информации в нужное время имеет решающее значение для улучшения и ускорения процесса принятия решений в вашей организации, а также для более эффективного реагирования на уже принятые решения.  

Кросс-табличные формулы отлично работают вместе с оповещениями и действиями в Smartsheet. Настроенные вами кросс-табличные формулы будут обновлять данные в конечной таблице, отображая изменения в реальном времени, внесённые в используемые данные из исходных таблиц. Эти обновления могут запускать процесс отправки уведомлений, запросов изменения и на утверждение, настроенные для конечной таблицы.  

Кросс-табличные формулы делают процесс объединения данных быстрым и простым, так что вы сможете сфокусироваться на информации, необходимой для продвижения вашей работы, и автоматизировать элементы процесса, основанные на содержащихся в разных таблицах данных. Чтобы узнать больше о том, как работают кросс-табличные формулы, прочитайте нашу справочную статью.