В наши дни компании всё чаще сталкиваются с резкими изменениями, которые связаны с такими глобальными событиями, как пандемия, или с появлением новых идей и технологий. Чтобы сохранить свою долю рынка, им приходится быстро адаптироваться к новым условиям. При этом ключевым показателем устойчивости бизнеса служит способность успешно управлять проектами.
Поэтому то, насколько последовательно в организации внедряются инструменты для управления проектами, влияет на эффективность процессов и принятия решений. Согласно отчёту, недавно опубликованному компанией Gartner, всё большее число офисов управления проектами (ОУП) отказываются от привычных решений в пользу адаптивных методов.
В адаптивной модели управления портфелем проектов особую роль играет автоматизация. Она позволяет достичь того уровня гибкости и прозрачности, который необходим руководителю проекта и его команде в современных условиях. Инструменты, основанные на этой модели, представляют собой централизованные платформы с панелями мониторинга, данные на которых обновляются в режиме реального времени. Это позволяет расставлять приоритеты и формировать отчёты с повышенной точностью.
Согласно прогнозу компании Gartner, к 2024 г. половина всех ОУП перейдёт на адаптивную модель управления портфолио и проектами в рамках развития цифрового бизнеса. Вот три причины, оправдывающие такой подход.
Каждый участвует в управлении проектами, но не все имеют нужные навыки
Выполнение задач в рамках проекта — не то же самое, что управление проектом, однако руководителям и рядовым сотрудникам нужно обладать компетенциями в обеих сферах. В решениях, основанных на адаптивной модели управления проектами, используется автоматизация, которая может устранить необходимость в чрезмерном контроле.
Согласно опросу «Будущее рабочих процессов», проведённому Harvard Business Review (HBR), 52 % руководителей в разных странах мира считают, что оптимальным инструментом для координации деятельности компании станет единая платформа, в рамках которой функции управления рабочими процессами будут сочетаться с умной автоматизацией и возможностями для совместной работы. Благодаря автоматической передаче задач на следующий шаг проект пройдёт все необходимые стадии: от планирования до реализации и анализа исполнения. Ситуация, когда какой-то этап окажется пропущенным по неосторожности, будет просто невозможной. А благодаря центральной панели мониторинга и автоматическому формированию отчётов повысится видимость и прозрачность, что поможет сотрудникам планировать свою работу.
Кроме того, инструменты, основанные на адаптивной модели, имеют интуитивно понятный интерфейс и не требуют предварительного обучения, а значит, сотрудники могут сразу приступить к выполнению задач. Удобство пользования и возможности индивидуальной настройки стимулируют креативное мышление и творческий подход к решению проблем. Таким образом руководители и рядовые сотрудники могут создавать необходимые решения, не прибегая к помощи техподдержки.
Гибкость как основа адаптации к потребностям клиентов
Когда потребности клиентов меняются, компаниям приходится перестраивать свои процессы и усиливать взаимодействие между отделами. При этом оказывается, что традиционные способы управления рабочими процессами, когда руководители полагаются на электронную почту и таблицы, больше не соответствуют задачам бизнеса. Такие инструменты не связаны между собой напрямую, достаточно громоздки, не всегда удобны в использовании и не поддерживают возможность масштабирования. Действительно, согласно опросу HBR, 70 % руководителей в разных странах мира считают, что используемые в их компаниях инструменты, приложения и платформы не отвечают требованиям будущего, в котором важную роль играют умные технологии.
В этих условиях приоритетной задачей организаций становится внедрение гибких инструментов на базе облачных решений, ориентированных на адаптивную модель управления проектами и создания отчётности. Как правило, такие платформы поставляются в качестве SaaS (программного обеспечения как услуги). Это связано с тем, что компаниям всё чаще приходится подстраиваться под изменяющиеся обстоятельства, для чего необходимы соответствующие технологии. Например, интерфейс должен быть настраиваемым, чтобы на нём отражалось именно то, что пользователям на данный момент необходимо для успешного ведения проекта. Гибкость программного обеспечения ускоряет адаптацию новых сотрудников, позволяет настроить инструмент в соответствии с индивидуальными предпочтениями и сэкономить время, требующееся на обучение.
Кроме того, на подобных платформах должна быть возможность добавлять виджеты и подключать дополнительные функции, чтобы оперативно подстраивать рабочие процессы под текущие нужды компании. В сущности, то, насколько решение можно гибко настроить под проект любого характера и масштаба, во многом определяет способность сотрудников эффективно реагировать на изменения в запросах клиентов.
Планы могут меняться, отражая реальную картину
Стратегическое планирование и реализация требуют полной видимости в режиме реального времени. Согласно опросу HBR, всего 32 % руководителей располагают системой, которая даёт динамическое представление о ходе реализации ключевых планов относительно поставленных сроков. Одна из проблем при этом заключается в изолированности устаревших инструментов, из-за чего иногда приходится по нескольку раз выполнять аналогичные задачи или полагаться на неточную информацию.
Платформа, рассчитанная на адаптивную модель управления портфелем проектов, объединяет разрозненные хранилища данных в единый достоверный источник информации и даёт руководителям возможность принимать взвешенные решения. Панели мониторинга с функцией визуализации помогают сотрудникам действовать согласно чётко очерченной стратегии, получать требуемые бизнес-результаты и связывать цели с планами по их реализации.
При этом централизованная модель хранения информации облегчает совместную работу и обмен данными, что становится особенно ценным, когда нужно внести изменения в стратегические планы в связи с новыми факторами или приоритетами. Согласно опросу компании Clear Company, 97 % руководителей и рядовых сотрудников считают, что успех выполнения задачи или реализации проекта зависит от координации усилий между членами команды, а 86 % опрошенных утверждают, что ошибки и неудачи возникают из-за плохо налаженного взаимодействия или неэффективной коммуникации.
Адаптивная модель управления портфелем проектов обладает большим потенциалом. Инструменты, разработанные на её основе, помогают повысить производительность, облегчить этапы планирования и реализации проекта, а также внедрить единые методы работы во всей организации. Ведь, в конечном счёте, видимость в режиме реального времени позволяет организациям более качественно прогнозировать события, а значит, и более уверенно смотреть в будущее.
Вам хотелось бы расширить свои знания в области управления портфолио и проектами? Ознакомьтесь с советами и рекомендациями, представленными в нашем руководстве.