Банк BNP Paribas Fortis использует 10,000ft для расстановки приоритетов в проектах и управления командами

Банк BNP Paribas Fortis — один из ведущих европейских банков, который использует 10,000ft для расстановки приоритетов в проектах, управления кадрами и согласования своего развития с генеральной стратегией

Размер организации

  • Корпорация (от 10 000 сотрудников)

Регион

  • Европа

Сценарии использования

  • Совместная работа
  • Простое отслеживание проектов
  • Отчеты

10,000ft — это не решение для микроменеджмента. Оно позволяет повысить зрелость организационных процессов и ответственность в плане производительности труда.

Коэн Джейкобс (Koen Jacobs), руководитель направления по повышению результативности банка BNP Paribas Fortis

Примечание редактора: В 2019 году компания Smartsheet выкупила продукт 10,000ft, чтобы расширить возможности своих клиентов по управлению ресурсами. Узнайте больше о 10,000ft.

 

BNP Paribas Fortis — один из крупнейших банков со штаб-квартирой в Брюсселе и филиалами в 74 странах мира, в которых работает 192 000 сотрудников. Одной из команд руководит Коэн Джейкобс (Koen Jacobs), руководитель направления по повышению результативности. В любой момент времени он и его сотрудники ведут сразу несколько сот проектов, помогающих реализовать стратегии роста компаний. Отслеживание мероприятий и задач членов команды требует высокой степени контроля и организации.

Потребность в гармонизации проектов

Когда Коэн три года назад перешёл из отдела технического управления в отдел внутреннего маркетинга, он обнаружил, что процессы в нём структурированы хуже, чем в остальных отделах. На тот момент он проработал в BNP Paribas Fortis уже 22 года. Он хотел внедрить подход, при котором сотрудники могли бы правильно назначать приоритеты важным проектам, относящимся к стратегическому развитию компании. Ему не хватало полной картины распределения команды по проектам внутри отдела.

Коэн вспоминает: «Между руководителями проектов и технологическим отделом было много недопонимания. Все споры заключались в попытках перекричать друг друга, чтобы заполучить ресурсы технологического отдела для реализации своих проектов. При этом никто не задумывался: "Вам не кажется, что этот проект важнее для нашего банка?"».

Одной из загвоздок было отсутствие понимания относительно общего числа проектов. Каждый руководитель проектов сам выбирал, как их отслеживать, а также вёл собственный список проектных задач. Некоторые команды пользовались таблицами Excel, которые было сложно демонстрировать заинтересованным лицам и которые не отражали актуальные цифры. Другие команды пользовались инструментами типа Clarizen или Agile Central, которые были полностью изолированы от остальной системы.

У отдела маркетинга в банке BNP Paribas Fortis не было единой методики для управления проектами, взаимодействия с членами проектной команды, разделения проектов на удобные куски и распределения задач.

«Наши команды постоянно в режиме цейтнота, и у нас не было чёткого видения ситуации, — говорит Коэн. — Всегда можно сказать, что у тебя слишком много работы, но приходится демонстрировать, над чем ты работаешь сегодня и будешь работать завтра. Всё это заставляло тебя крутиться как белку в колесе».

bnp
Фотография предоставлена BNP Paribas Fortis

 

«Решение 10,000ft оказалось вне конкуренции»

Коэн искал простое и интуитивно понятное решение, которое помогло бы его командам расставить приоритеты и наладить управление ресурсами. Проанализировав несколько вариантов, он остановил свой выбор на 10,000ft — программной платформе для высокоуровневого управления проектами и ресурсами.

«Мы оценивали базовый функционал с точки зрения возможностей для управления проектами и планирования ресурсов, и решение 10,000ft оказалось вне конкуренции, — рассказывает Коэн. — Как по мне, его интерфейс, интуитивно понятные элементы управления и интерактивные платформы были просты и удобны, что позволяло компенсировать недостаток навыков по управлению проектами в нашей маркетинговой структуре».

Коэна впечатлили большинство возможностей 10,000ft по планированию ресурсов. «Чёткая картина того, кто чем занят, кто перегружен, а кого можно ещё нагрузить, критически важна для меня, — объясняет он. — На одной чаше весов у нас сотрудники, на второй — проекты. В 10,000ft можно мгновенно получить чёткое представление о том, какие проекты идут по плану, а какие — нет, и проконтролировать уровень заполнения портфеля проектов».

После внедрения системы 10,000ft в отделе маркетинга Коэн предложил использовать эту платформу для управления ресурсами более чем в 10 других командах компании. 10,000ft предлагает банку BNP Paribas Fortis ряд уникальных и ценных преимуществ. 

 Мгновенная статистика по портфелям и проектам

Одним из важнейших преимуществ 10,000ft является прозрачность процессов, в особенности в аспектах планирования ресурсов. В распоряжении руководителя проекта мгновенная аналитика и статистика по проектам и портфелям проектов.

«Вы можете просмотреть свои проекты и спланировать ресурсы на высоком уровне, — объясняет Коэн. — Например, можно понять, какие задачи вы успеете выполнить за три недели. Вы можете ответить на такой вопрос, как "А у нас есть на это ресурсы?". У других решений могут быть те же функции, но они не дают мгновенной картины».

Полезные отчёты и планирование ресурсов

«Отчёты демонстрируют текущий статус работ по всем проектам и указывают на возможные риски. Это позволяет незамедлительно вмешаться в процесс».

10,000ft предлагает полный спектр управленческой информации, которую можно отфильтровать для удобства работы. Раньше руководителям проектов приходилось открывать каждый проект, чтобы оценить состояние работ по нему и наличие проблем.

«Сейчас у нас реализуется порядка 250 проектов, — рассказывает Коэн. — Мы пользуемся фильтрами, чтобы определить, где именно нужно вмешаться. Отчёты можно обновлять. Можно просмотреть весь портфель проектов, чтобы понять, всё ли в порядке. Если есть проблемы, можно сразу же связаться с руководителем соответствующего проекта».

«Руководители проектов также пользуются отчётами для контроля состояния своих портфелей, — поясняет Коэн. — Для них критически важно всегда иметь под рукой актуальную информацию. Например, отчёты демонстрируют текущий статус работ по всем проектам и указывают на возможные риски. Это позволяет незамедлительно вмешаться в процесс».

Благодаря отчётам, формируемым в 10,000ft, Коэн понимает, на какие проекты тратит большую часть своего времени и усилий.

«Спросите себя, логично ли тратить тысячу человеко-часов на один проект? Соответствует ли он стратегическому видению компании? — делится опытом Коэн. — Можно спуститься на уровень проектных процессов или уровень точного управления для руководства конкретными задачами, чтобы повысить эффективность процессов, проконтролировать ресурсы, расстановку приоритетов и соответствие стратегическому плану компании».

Точное отслеживание времени

В 10,000ft сотрудники могут с лёгкостью отслеживать свои временные затраты. «Никто не любит этим заниматься, — признает Коэн. — Однако эта информация помогает улучшить планирование в будущем. Точное планирование помогает понять, какие ресурсы доступны вам на данный момент».

Ценность времени постоянно растёт. Компании переориентируются на результат по мере цифровизации рынков, поэтому решение о количестве времени, выделяемом на каждый проект, должно быть взвешенным и стратегически оправданным.

Коэн поясняет: «Речь о том, как следует работать в условиях ограниченных ресурсов. Насколько проекты соответствуют стратегическому видению компании? Вы действительно ориентированы на максимальную эффективность? Управляйте ресурсами компании так, будто они ваши собственные».

«Сотрудники работают и думают на упреждение»

«Тот факт, что сотрудники работают и думают на упреждение, понимая благодаря 10,000ft, сколько времени они потратят на данную задачу, чрезвычайно ценен».

Коэн также использует 10,000ft как инструмент управления персоналом, который помогает ему проводить тренинги для различных команд и развивать их навыки.

«Одна из наших задач — повышение навыков проектного управления внутри компании, — объясняет он. — С точки зрения кадрового управления 10,000ft — это идеальное решение для развития социальных компетенций сотрудников».

Одной из таких компетенций является расстановка приоритетов. 10,000ft помогает каждому члену команды оценить свою рабочую нагрузку на день и предстоящие недели, чтобы принимать более эффективные решения.

«Те, у кого есть проблемы с выполнением всех поставленных задач, могут назначить им приоритеты на основании анализа в 10,000ft», — поясняет Коэн. «Тот факт, что сотрудники работают и думают на упреждение, понимая благодаря 10,000ft, сколько времени они потратят на данную задачу, чрезвычайно ценен».

10,000ft помогает руководству увидеть полную картину

«10,000ft — это не решение для микроменеджмента. Оно позволяет повысить зрелость организационных процессов и ответственность в плане производительности труда».

Коэн порекомендовал другим отделам банке BNP Paribas Fortis использовать 10,000ft и рекомендует внедрить эту систему в других компаниях, называя ее «концептуальным решением».

«Я считаю, что полная прозрачность процессов помогает донести некую концепцию, — говорит он. — Чего мы хотим достичь как компания в целом? За что мы все отвечаем? Начните с этого вопроса. Ответы действительно помогают сформировать видение. Концепцию честной работы и уважения взаимных целей. 10,000ft — это не решение для микроменеджмента. Оно позволяет повысить зрелость организационных процессов и ответственность в плане производительности труда».

Спустя два года после перехода на 10,000ft Коэн остаётся доволен своим выбором. «Работа в 10,000ft открыла мне глаза на процессы управления, продемонстрировала, как искать проблемы, и показала, в чём можно постоянно совершенствоваться, — говорит он. — Это идеальное решение, и просто изумительно, что оно создано для людей, далёких от ИТ-тематики».

bnp team
Фотография предоставлена BNP Paribas Fortis