Повышение эффективности маркетинга и совместной работы

Помощь профессиональным подрядчикам в реализации проектов

В настоящее время для компании Behr существует два ключевых направления сбыта: потребители и профессиональные подрядчики. Рынок подрядчиков включает маляров, менеджеров объектов и строителей. Важной частью Behr является специальная маркетинговая рабочая группа, которая занимается запуском новой продукции, разработкой веб-сайтов, мероприятиями в сфере связей с общественностью, а также другими видами деятельности, которые направлены на обеспечение потребностей профессиональных подрядчиков.

Примером программы, над которой работает эта группа, является Behr Pro Experience Tour: инициатива, помогающая объединить обширную аудиторию профессиональных подрядчиков. Это ежегодное международное мероприятие предполагает посещение более 75 рынков в 34 государствах пятью отдельными рабочими группами. Маркетинговая рабочая группа Behr Pro отвечает за планирование и стимулирование деятельности в более чем 500 точках торговой сети The Home Depot. На каждом мероприятии необходимо придерживаться расписания, обеспечить доставку материалов, повесить вывески и создать соответствующую атмосферу. Координация такого количества работ отнимает много времени и усилий.

Когда в 2011 году Лиза Кудукис заняла должность директора по продукции и услугам для профессионалов в компании Behr, для управления всеми видами деятельности маркетинговая рабочая группа пользовалась электронными таблицами. Такое решение плохо подходило для оперативного взаимодействия специалистов, которые часто находилась в пути.

«Одной из наиболее серьёзных проблем, с которой мы столкнулись, оказалось информирование команды о каждом событии: что получилось, что не получилось, требуемые результаты и крайние сроки, дальнейшие действия... Всего не перечислить. Behr Pro Experience Tour — не единственная инициатива, над которой работала группа. Каждый её сотрудник параллельно работал с другими программами, и иногда собиралось целое море информации. Если бы в последнюю минуту возникла проблема, а владелец проекта оказался недоступен, никто из нашей команды не смог бы решить её», — объясняет Лиза Кудукис.

Критический фактор управления

Производительность группы Лизы Кудукис также снижал тот факт, что каждый из её 11 непосредственных подчинённых передавал ей собственную информацию по проекту в отдельных электронных таблицах. Это означало, что при составлении общего отчёта о работе отдела для высшего руководства ей требовалось открыть и просмотреть 11 разных документов, которые были оформлены в разных форматах. Кроме того, Лиза Кудукис столкнулась с проблемой контроля версий, поэтому она никогда не была уверена в том, что просматривает актуальную информацию. Её разочарование росло, и она чувствовала необходимость перемен.

«Мы использовали для управления деятельностью группы Microsoft Excel, но в этой системе отображалось состояние лишь на определённый момент времени. Нам был нужен инструмент для совместной работы, в котором можно обновлять данные по всем действиям и крайним срокам, обеспечить единый формат для отслеживания и управления работой, а также представление всей информации, необходимой для подготовки отчётов для корпоративной рабочей группы. Он должен был быть простым и удобным, держать всех в курсе постоянно меняющихся деталей по каждому виду деятельности и обеспечивать целостное представление всех аспектов управления. Для одного инструмента это довольно много требований», — говорит г-жа Кудукис.

На равных правах

Поскольку Лиза Кудукис задалась целью найти более подходящий инструмент, она выделила основные характеристики, которыми должно обладать такое решение:

• оно должно быть простым и удобным, а также интуитивно понятным, чтобы рабочая группа могла его принять;

• оно должно поддерживать возможность добавления сопроводительной информации по каждому событию в виде вложений;

• это должно быть облачное решение, позволяющее участникам рабочей группы входить в систему из любой точки мира и вносить изменения в режиме реального времени.

Перебрав множество вариантов, в качестве инструмента для управления проектами рабочей группы Лиза Кудукис выбрала Smartsheet. Первым делом сотрудники группы собрались вместе, чтобы разработать шаблон, который каждый из них будет использовать для отслеживания работ. Это означало, что каждый проект будет иметь одинаковый внешний вид и его будет легко обновлять.

Затем была создана панель мониторинга, на которой содержалась информация об основных инициативах каждого подчинённого. Ячейки с важными данными, такими как сведения о статусе, напрямую связаны с отдельными таблицами участников группы, поэтому информация обновляется автоматически, как только рабочая группа вносит изменения (узнайте больше о связывании ячеек в Smartsheet). Теперь все данные хранятся вместе и легко доступны, и это даёт Лизе Кудукис целостное представление обо всех проектах, что ей и требовалось.

Г-жа Кудукис поясняет: «Для меня это приложение стало огромным подспорьем при подготовке отчётов для руководства. Я могу с лёгкостью демонстрировать списки задач, которые показывают, как рабочая группа продумала каждую деталь по любому событию. Кроме того, если кто-то из руководства захочет узнать, чем мы занимаемся, он может в любое время открыть и просмотреть документы. Это средство, которое экономит время и деньги моей рабочей группы, так как любой сотрудник может входить в систему, просматривать статус проекта и при необходимости оказывать помощь. Кроме того, это приложение помогает нам определять возможности и препятствия для развития новых видов деятельности».

Преимущества, которые увидели Лиза Кудукис и её рабочая группа после внедрения Smartsheet:

• быстрое внедрение благодаря простоте и удобству, что увеличивает рентабельность инвестиций;

• повышение качества совместной работы, повышение и эффективности;

• упрощение отчётности, поиска и устранения неполадок, а также управления бюджетом.

Взгляд в будущее

Г-жа Кудукис сразу заметила, что её рабочая группа не полностью задействует все возможности Smartsheet. Например, она планирует использовать Smartsheet при составлении бюджета. Кроме того, другие рабочие группы Behr, в том числе отдел логистики, также начали использовать Smartsheet, ещё раз доказав, что в рамках такой крупной организации, как Behr, живые отзывы пользователей и коллективный характер продукта могут привлечь внимание к нему.