We're sorry, the browser you are using is limiting the functionality of this website. To get the best experience, we recommend that you switch to an up-to-date fully supported web browser. If you feel that you have received this message in error, please contact us.

статья

Увеличивайте продуктивность и держите ваши команды в курсе происходящего с помощью порталов Smartsheet.

by Brendan Reed

Поиск информации занимает у вас много времени? Самые новые данные (только на английском языке) свидетельствует о том, что работники сферы информационных технологий затрачивают 36% своего времени на поиск и консолидацию данных, и в 44% случаев они всё равно не могут найти то, что искали.

Зачастую имеющаяся у команды информация скачивается или передаётся вручную по электронной почте, что представляет собой дополнительные проблемы. Постоянная отправка электронных писем и сообщений в чат, а также невозможность управлять версиями документов дополняют болезненный и непродуктивный опыт поиска информации.

Наличие централизованной информации и источников данных необходимо для простого и эффективного управления и совместного использования документов и сведений на уровне команды, но существующие веб-платформы и внутренние корпоративные сети имеют свои ограничения.

Например, бизнес-пользователям обычно необходима поддержка ИТ-отдела, а это влечёт за собой задержки и лишнее ожидание. Это ПО сложно обновлять, поэтому пока бизнес-пользователи ждут, когда ИТ-отдел внесёт нужные изменения, информация уже устаревает.

Порталы Smartsheet для более информированных и эффективных команд

Порталы Smartsheet упрощают сотрудничество между командами и отделами, позволяя им легко создавать и поддерживать централизованные информационные центры. Благодаря этому работа команд синхронизируется, а также экономится время на поиск информации.

HR Resource Center Portal

Кайл Чипман (Kyle Chipman) из компании Chipman Design Architecture использует порталы именно для этих целей. Он отмечает: "В центре утилитарной ценности Smartsheet в нашей фирме находится консолидация доступа к информации".

"Порталы служат неоценимым расширением этой консолидации [и] позволяют членам команд во всех пяти наших офисах, а также нашим консультантам и клиентам по всей стране получать быстрый и интуитивный доступ к идеям и информации, необходимой им для продвижения своих проектов", - добавляет он.

Порталы легко редактируются и не требуют каких-либо навыков кодирования для их создания или обновления, поэтому бизнес-пользователям больше не нужно обращаться за помощью в ИТ-отдел для обновления информационных центров.

Ресурсы в вашем распоряжении

Мы предлагаем вам для быстрого начала работы два практических примера порталов, которые позволяют сотрудникам отделов оставаться в курсе происходящего:

1. Портал командных ресурсов

Product Team Portal

 

Порталы командных ресурсов предлагает простой способ консолидации путей быстрого доступа к важным ресурсам, таким как:

  • Таблицы, отчёты, панели мониторинга и формы Smartsheet
  • Сведения о должностях и контактная информация
  • Командные объявления
  • Веб-сайты
  • Презентационные панели
  • Документы
  • Изображения

Команды могут настраивать внешний вид своего портала, добавлять визуальные заголовки и форматированный текст для добавления инструкций и контекста. Они могут использовать порталы для устранения разобщённости отделов и улучшения сотрудничества, добавляя ярлыки к принадлежащим им порталам и панелям.

Например, команда по разработке продукта может использовать портал для презентации своих планов развития и предстоящих выпусков всей организации. Благодаря этому другие зависящие от такой информации отделы смогут соответствующим образом планировать своё развитие.

 


 

2. Портал для отдела кадров

HR Portal

Порталы для отдела кадров предоставляют командам доступ к ключевой информации и документам в следующих сферах:

  • Льготы

  • Планы страхования здоровья

  • Объявления в масштабе всей организации

  • Внутренние возможности трудоустройства

  • Руководства для сотрудников

Используя порталы для отдела кадров, сотрудники могут экономить время и усилия благодаря доступу к необходимой информации из единого источника в структурированном и лёгком для восприятия и редактирования формате.

Это всего лишь несколько примеров того, как порталы могут легко и просто предоставлять необходимую пользователям информацию в едином месте, позволяя вашим командам выполнять совместную работу и экономя их рабочее время.

Варианты использования не ограничиваются предложенными нами. Чипман отмечает, что его организация использует следующие порталы для синхронизации работы своих команд, консультантов и клиентов:

  • Порталы для "крупных учётных записей в масштабе страны, которые содержат ключевые показатели проекта, ресурсы по адаптации новых сотрудников, календари с важными вехами и организационные диаграммы для более чёткого принятия решений".

  • Порталы для "производственного программного обеспечения, которые обеспечивают ссылки на лучшие практики, отчёты, собирающие сведения о сообщениях об ошибках и устранении неполадок для использования в масштабе всей организации, и центры загрузки для пользовательских плагинов".

  • И "общий портал для всей организации, обеспечивающий быстрый и понятный доступ к политикам и процедурам компании, нашему руководству по стилю и элементам бренда, формам для запроса закупки офисных принадлежностей и путешествий и постоянно обновляющемуся средству отслеживания индивидуального и командного успеха".

Порталы доступны для пользователей Smartsheet с подпиской на план "Бизнес" или определённые типы плана "Корпоративный".

Если вы являетесь пользователем плана "Для рабочих групп" или "Индивидуальный" и хотели бы повысить уровень подписки для получения доступа к порталам, свяжитесь с нами.