Увеличивайте продуктивность и держите ваши команды в курсе происходящего с помощью порталов Smartsheet.

Blog

Увеличивайте продуктивность и держите ваши команды в курсе происходящего с помощью порталов Smartsheet.

Поиск информации занимает у вас много времени? Самые новые данные (только на английском языке) свидетельствует о том, что работники сферы информационных технологий затрачивают 36% своего времени на поиск и консолидацию данных, и в 44% случаев они всё равно не могут найти то, что искали.

Зачастую имеющаяся у команды информация скачивается или передаётся вручную по электронной почте, что представляет собой дополнительные проблемы. Постоянная отправка электронных писем и сообщений в чат, а также невозможность управлять версиями документов дополняют болезненный и непродуктивный опыт поиска информации.

Наличие централизованной информации и источников данных необходимо для простого и эффективного управления и совместного использования документов и сведений на уровне команды, но существующие веб-платформы и внутренние корпоративные сети имеют свои ограничения.

Например, бизнес-пользователям обычно необходима поддержка ИТ-отдела, а это влечёт за собой задержки и лишнее ожидание. Это ПО сложно обновлять, поэтому пока бизнес-пользователи ждут, когда ИТ-отдел внесёт нужные изменения, информация уже устаревает.

Порталы Smartsheet для более информированных и эффективных команд

Порталы Smartsheet упрощают сотрудничество между командами и отделами, позволяя им легко создавать и поддерживать централизованные информационные центры. Благодаря этому работа команд синхронизируется, а также экономится время на поиск информации.

Кайл Чипман (Kyle Chipman) из компании Chipman Design Architecture использует порталы именно для этих целей. Он отмечает: "В центре утилитарной ценности Smartsheet в нашей фирме находится консолидация доступа к информации".

"Порталы служат неоценимым расширением этой консолидации [и] позволяют членам команд во всех пяти наших офисах, а также нашим консультантам и клиентам по всей стране получать быстрый и интуитивный доступ к идеям и информации, необходимой им для продвижения своих проектов", - добавляет он.

Порталы легко редактируются и не требуют каких-либо навыков кодирования для их создания или обновления, поэтому бизнес-пользователям больше не нужно обращаться за помощью в ИТ-отдел для обновления информационных центров.

Ресурсы в вашем распоряжении

Мы предлагаем вам для быстрого начала работы два практических примера порталов, которые позволяют сотрудникам отделов оставаться в курсе происходящего:

1. Портал командных ресурсов

 

Порталы командных ресурсов предлагает простой способ консолидации путей быстрого доступа к важным ресурсам, таким как:

  • Таблицы, отчёты, панели мониторинга и формы Smartsheet
  • Сведения о должностях и контактная информация
  • Командные объявления
  • Веб-сайты
  • Презентационные панели
  • Документы
  • Изображения

Команды могут настраивать внешний вид своего портала, добавлять визуальные заголовки и форматированный текст для добавления инструкций и контекста. Они могут использовать порталы для устранения разобщённости отделов и улучшения сотрудничества, добавляя ярлыки к принадлежащим им порталам и панелям.

Например, команда по разработке продукта может использовать портал для презентации своих планов развития и предстоящих выпусков всей организации. Благодаря этому другие зависящие от такой информации отделы смогут соответствующим образом планировать своё развитие.

 


 

2. Портал для отдела кадров

Порталы для отдела кадров предоставляют командам доступ к ключевой информации и документам в следующих сферах:

  • Льготы

  • Планы страхования здоровья

  • Объявления в масштабе всей организации

  • Внутренние возможности трудоустройства

  • Руководства для сотрудников

Используя порталы для отдела кадров, сотрудники могут экономить время и усилия благодаря доступу к необходимой информации из единого источника в структурированном и лёгком для восприятия и редактирования формате.

Это всего лишь несколько примеров того, как порталы могут легко и просто предоставлять необходимую пользователям информацию в едином месте, позволяя вашим командам выполнять совместную работу и экономя их рабочее время.

Варианты использования не ограничиваются предложенными нами. Чипман отмечает, что его организация использует следующие порталы для синхронизации работы своих команд, консультантов и клиентов:

  • Порталы для "крупных учётных записей в масштабе страны, которые содержат ключевые показатели проекта, ресурсы по адаптации новых сотрудников, календари с важными вехами и организационные диаграммы для более чёткого принятия решений".

  • Порталы для "производственного программного обеспечения, которые обеспечивают ссылки на лучшие практики, отчёты, собирающие сведения о сообщениях об ошибках и устранении неполадок для использования в масштабе всей организации, и центры загрузки для пользовательских плагинов".

  • И "общий портал для всей организации, обеспечивающий быстрый и понятный доступ к политикам и процедурам компании, нашему руководству по стилю и элементам бренда, формам для запроса закупки офисных принадлежностей и путешествий и постоянно обновляющемуся средству отслеживания индивидуального и командного успеха".

Порталы доступны для пользователей Smartsheet с подпиской на план "Бизнес" или определённые типы плана "Корпоративный".

Если вы являетесь пользователем плана "Для рабочих групп" или "Индивидуальный" и хотели бы повысить уровень подписки для получения доступа к порталам, свяжитесь с нами.