Успевайте больше за меньшее время благодаря автоматизированным действиям и другим экономящим время инструментам

Blog

Успевайте больше за меньшее время благодаря автоматизированным действиям и другим экономящим время инструментам

Когда вы тратите время на выполнение рутинных задач, вы не можете полностью сосредоточиться на решении проблем или внедрении важных для бизнеса инноваций. Процесс управления изменениями, отчётами о статусе и запросами на утверждение может занимать много времени и состоять из повторяющегося набора действий. Кроме того, этот процесс чаще всего разобщён и подвержен ошибкам. Зачастую изменения и утверждения, необходимые вам для движения вперёд, и ваши собственные запросы, склонны теряться среди входящих электронных писем.

Мы рады представить три новые, обладающие большими возможностями функции. Это автоматизированные действия, с помощью которых вы сможете устранить рутинные задачи и сосредоточиться на более важной работе, центр уведомлений Smartsheet, благодаря которому вам будет легче оставаться в курсе событий, и совершенно новое мобильное приложение, используя которое вы, ваша команда и все заинтересованные лица смогут выполнять работу и за пределами офиса. 

Оптимизируйте рабочие процессы с помощью автоматизированных действий

Теперь вы можете создавать простые правила автоматизации за считанные минуты – без необходимости написания кода или использования сложных формул – для оптимизации рабочих процессов и повышения производительности. Экономьте время, уменьшайте количество ошибок и ускоряйте решение задач с помощью автоматических запросов на утверждение и автоматических запросов изменения.

Автоматизированные запросы на утверждение Smartsheet отправляются на основе задаваемых вами и простых в настройке правил. Вы можете попросить пользователей предоставлять сведения об изменениях на основе специальных установленных условий, а также отправлять запросы на утверждение в случае внесения определённых изменений в таблицу.

В то время как напоминания, уведомления и запросы изменения, выполняемые вручную, по-прежнему будут доступны для клиентов с подпиской на все планы, только лицензированные пользователи с подпиской на план "Бизнес" и "Корпоративный" будут иметь возможность настроить автоматизированные запросы на утверждение и автоматизированные запросы изменения. 

Получайте доступ ко всем важным изменениям из системы Smartsheet

К сожалению, слишком просто потерять сведения о важных изменениях в переполненном почтовом ящике электронной почты. Теперь вам больше не придётся полагаться на вашу электронную почту для отслеживания уведомлений Smartsheet. Наш новый центр уведомлений позволяет вам видеть все важные изменения, в том числе уведомления о внесённых в таблицы изменениях, напоминания, запросы изменения и приглашения для предоставления совместного доступа из системы Smartsheet. Вы также можете выбирать способ получения уведомлений об изменениях от Smartsheet: в приложении, по электронной почте или с помощью push-уведомлений на вашем мобильном устройстве.  

Продолжайте работать, где бы вы ни находились

Наши полностью изменённые мобильные приложения Smartsheet переносят возможности Smartsheet на ваши любимые устройства iOS или Android и лучше отвечают потребностям пользователей, работающих за пределами офиса.  Новый внешний вид домашней страницы и оптимизированная навигация включают в себя вкладки "Домашняя", "Недавно открытые", "Избранное" и "Поиск", так что вы сможете быстрее находить необходимую информацию. Центр уведомлений на мобильном устройстве позволит вам просматривать все уведомления Smartsheet из единого места в приложении, быстро реагировать на изменения и утверждённые запросы с мобильного устройства, где бы вы ни находились.

Мы также оптимизировали панели мониторинга Sights, настраиваемые панели мониторинга Smartsheet, для мобильных устройств. Теперь можно переключаться между мобильной и настольной версией на основе размера вашего устройства и предпочтений просмотра, так что доступ к вашим данным всегда будет лёгким и быстрым.

Двигайте вперёд рабочие процессы

Несмотря на то, что каждая из этих функций по отдельности помогает вам успевать больше, вместе они позволяют вам автоматизировать и легко управлять изменениями и запросами на утверждение и за пределами вашего офиса, экономя ваше время, сокращая количество ошибок и ускоряя выполнение задач.  

Некоторые из наших клиентов уже используют эту новую функциональность для улучшения функционирования своего бизнеса в рамках программы раннего принятия (Early Adopter Program). Colliers International – глобальная коммерческая компания по управлению недвижимостью с более чем 15 000 сотрудников, работающих в 68 странах. Кристин Комасса (Kristin Komassa), ассоциированный вице-президент Colliers International | Wisconsin, недавно начала использовать автоматизированные запросы на утверждение в своей команде для отслеживания утверждений изменений, вносимых в поправки к договорам аренды.

Когда кто-либо в команде вносит изменения в поправку, этот сотрудник загружает обновлённые документы в таблицу, и запрос на утверждение автоматически отправляется менеджеру, который получает уведомление о запросе на утверждение через центр уведомлений. Менеджер может быстро открыть, просмотреть и утвердить запрос, ускоряя таким образом процесс решения задач и прогресс всей команды.

"Новые автоматизированные действия сокращают количество промежуточных шагов в нашем рабочем процессе и экономят время, а для нас время – это деньги, – говорит Кристин Комасса. – Отсутствие необходимости отправлять электронное письмо для получения утверждения, а также возможность фиксировать ход работы в таблице позволяют команде отслеживать весь процесс."

Существует множество способов, которыми автоматические запросы на утверждение и автоматические запросы изменения могут принести пользу вам и вашей компании. Приглашаем вас узнать, как успевать больше благодаря автоматизированным действиям.  Дополнительные сведения о том, как настроить запросы на утверждение для вашей компании, см. в справочной статье здесь.